SuiteCRM

Samenvatting

In dit document vind je de handleidingen voor SuiteCRM zoals aangeboden door ECM2.

Inhoudsopgave

1. Inleiding
1.1. Adresgegevens
2. Snel starten met SuiteCRM
3. SuiteCRM Budget: Basisgebruik
3.1. Inloggen
3.1.1. Profiel instellen
3.2. Schermen indelen
3.3. Beschikbare modules
3.4. Gegevens toevoegen en opvragen
3.4.1. Gegevens toevoegen
3.4.2. Gegevens opvragen
3.5. Gegevens importeren en exporteren
3.5.1. Gegevens importeren naar SuiteCRM
3.5.2. Gegevens exporteren uit SuiteCRM
3.6. E-mail account toevoegen
3.7. E-mail campagne
3.8. Producten- en Facturatiemodule
3.8.1. Sjabloon maken
3.8.2. Producten toevoegen
3.8.3. Offertes en Facturen aanmaken
3.8.4. Brieven genereren
3.9. Beheerscherm
3.9.1. Modules uitschakelen en menu's indelen
3.9.2. Thema's
3.9.3. Studio
3.9.4. Dropdown Editor
3.9.5. Talen beheren
3.9.6. Rollen instellen
4. SuiteCRM Budget: Geavanceerde kalenderfunctie
4.1. Kalender openen in andere applicaties
4.2. Afspraken en telefoongesprekken maken
5. SuiteCRM Pro: Rapportage module
5.1. Rapportages aanmaken
5.2. Extra functies voor Rapportages
5.2.1. Doellijsten automatisch samenstellen
6. SuiteCRM Pro: Mobiele toegang
6.1. App configureren
6.2. Standaard versie
6.3. Volledige versie
6.3.1. Gegevens toevoegen
6.3.2. Schermen aanpassen
6.3.3. Zichtbaarheid modules aanpassen
6.3.4. Zoekopdrachten opslaan
6.3.5. Offline werken
6.3.6. Online gaan en synchroniseren
7. SuiteCRM Pro: Plug-ins
7.1. Ultimate Outlook Plug-In van SuiteCRM zelf
7.2. De Grinmark Office 365 plug-in installeren
7.3. MailChimp plug-in installeren
8. SuiteCRM Pro: Email to SuiteCRM
9. SuiteCRM Expert: Security Groups
10. SuiteCRM Expert: Attributen
10.1. Voorbeelden
10.2. Attributen toevoegen aan andere modules
10.3. Zoeken op Attribuut
11. SuiteCRM Expert: Workflow
12. Optie: Tijd schrijven
12.1. Inleiding
12.1.1. Het Timesheet menu
12.1.2. Tijd schrijven in de weekmatrix
12.1.3. Geschreven uren bekijken en bewerken in de Timesheet lijst
12.2. Gebruikersgroepen
12.3. Beschikbare rapportages
13. Optie: Gantt Projectweergave
14. Optie: SuiteCRM lokale back-up
15. Overige Modules: Mail Merge Reports
15.1. Sjabloon creëren
15.2. Documenten aanmaken

Hoofdstuk 1. Inleiding

In deze handleiding beschrijven wij de basishandelingen binnen het CRM-pakket SuiteCRM dat ECM2 aanbiedt. Per hoofdstuk beschrijven we de benodigde stappen om de verschillende handelingen uit te voeren. Het gebruik van deze dienst vindt plaats via een browser, bij voorkeur Firefox of Chrome. Het is verstandig om geen plug-ins te gebruiken die JavaScript beïnvloeden, aangezien JavaScript gebruikt wordt voor het functioneren van SuiteCRM. Je kunt deze dienst gebruiken via je PC, Mac. Gebruik je een tablet of smartphone, kiest dan voor de beschikbare mobiele App vor het gebruikt (beschikbaar vanaf Pro). SuiteCRM heeft zelf ook een eigen handleiding. Dat kan handig zijn, maar onze CRM functionaliteit verschilt deelt met die van de standaard versie van SuitCRM. Zo gebruiken wij in Pro en Expert respectievelijk een veel geavanceerdere rapportagefunctie en workflow manager.
Login
Je logt in via login.ecm2.nl . Op deze pagina staan de producten die ECM2 momenteel aanbiedt. De diensten die actief zijn worden als zodanig aangegeven. Als gebruiker is het mogelijk om jouw eigen gegevens aan te passen via het beheerportaal. Wanneer je contact met ons hebt gaat dat vaak via e-mails naar de helpdesk. Klik op de knop Helpdesk om op een andere pagina de gehele correspondentie in te zien. Hier kan je jouw geschiedenis terug zien en nieuwe aanvragen doen.

1.1. Adresgegevens

De benodigde adresgegevens om SuiteCRM rechtstreeks te benaderen en die voro de mobiele app zijn uniek en heb je in je welkomstbrief gekregen. Andere gegevens die je nodig kan hebben staan hieronder.
Mobiele App Android: Play store
Apple iOS: iTunes store

Hoofdstuk 2. Snel starten met SuiteCRM

SuiteCRM is krachtige, zakelijke software met uitgebreide mogelijkheden. In de praktijk betekent dit dat niemand SuiteCRM op dezelfde manier gebruikt. Voor optimaal gebruik raden we sterk aan om SuiteCRM in te richten op jouw bedrijfsprocessen. Als je voor het eerste gebruik een paar uur extra de tijd neemt, zal dit het succes van het CRM binnen je bedrijf verbeteren.
Start met de volgende stappen:
  1. Maak een korte inventarisatie van je bedrijfsproces, en bij welke stap welke module zou passen:
    Gebeurtenis SuiteCRM module
    Bestaande klantgegevens bijhouden Organisaties en Personen
    Gesprek potentiële nieuwe klant Invoeren in Leads
    Bestaande klant wil opnieuw afnemen Invoeren in Kansen
    Taken/acties bijhouden of toewijzen Invoeren in Taken
    Als je niet veel tijd hebt voor de inrichting, is het aan te raden om met alleen Organisaties, Personen en Leads modules te beginnen. Je kunt andere modules dan op een later moment makkelijk in gebruik nemen als de behoefte daarvoor ontstaat. In het begin geldt: minder = meer.
  2. Pas SuiteCRM nu op twee plekken aan:
    • In Beheer > Ontwikkel Tools > Modules en Subpanelen tonen. Hier kies je welke modules worden weergegeven in de modulebalk en in welke volgorde. Verberg de modules (en bijbehorende subpanelen) waar je niet direct gebruik van wilt maken, en zet ze op de juiste volgorde. SuiteCRM is dan overzichtelijk voor nieuwe gebruikers.
    • Verwijder op de Home-pagina bij het SuiteCRM Dashboard de dashlets van de ongebruikte modules door op het kruisje te klikken dat aanwezig is in een dashletbalk. Met het potloodje kun je de overgebleven dashlets verder aanpassen voor bewerken. Deze aanpassing doen alle gebruikers voor zichzelf. Mocht je juist een dashlet willen toevoegen, dat kan ook. Klik op de knop "Acties" en dan op "Dashlet toevoegen". De pop-up "Dashlet Toevoegen" komt te voorschijn en daarin staan alle dashlets onder de tabs Modulen, Grafieken, Gereedschappen en Web. Klik op een tab, daarna op een Dashlet en dan op sluiten. SuiteCRM voegt deze dan zelf toe aan de home-pagina onder het SuiteCRM Dashboard.
  3. Importeer nu gegevens uit bestanden die je al hebt, bijvoorbeeld klantgegevens uit Outlook van de Organisatie en Personen modules. Lees hoe je dat doet in de sectie Paragraaf 3.5, “Gegevens importeren en exporteren”, of voer handmatig gegevens in.
  4. Maak nu duidelijke afspraken met de gebruikers van het CRM, bijvoorbeeld:
    • Alle gesprekken met nieuwe klanten worden vanaf nu bijgehouden in de leads module.
    • Geen eigen to-do lijst meer, maar alles in de Taken module.
    • Vanaf nu contactgegevens in SuiteCRM bijhouden en niet meer in Outlook.
    Het maken van zulke afspraken verdient zich direct terug door minder interne overdrachten, minder onduidelijke gegevens, en minder kansen die blijven liggen.
  5. Als SuiteCRM na een tijdje geïntegreerd is in je bedrijfsvoering, kijk dan of meer bedrijfsprocessen en handelingen in SuiteCRM uitgevoerd kunnen worden. Vaak kan dit tijd besparen en andere diensten vervangen, voor bijvoorbeeld factureren of het versturen van nieuwsbrieven via e-mail.
  6. Een volgende stap kan zijn om rapportages (meer) te gaan gebruiken, of om zaken te auotmatiseren d.m.v. de workflowmodule.

Hoofdstuk 3. SuiteCRM Budget: Basisgebruik

De web interface is de meest gebruikte manier om met SuiteCRM te werken. Deze is beschikbaar vanaf elke PC, laptop of Mac. Het werkt in alle moderne Browsers. Wij raden aan om als webbrowser Firefox of Chrome te gebruiken voor de beste ervaring.

3.1. Inloggen

Nadat je de dienst hebt aangevraagd ontvang je per email de inloggegevens. In dit overzicht staan het webadres, één of meerdere gebruikersnamen en wachtwoord(en) vermeld.
Ga naar jouw CRM, in een browser . Vul je loginnaam en wachtwoord in op de pagina die opent en klik op ‘ Inloggen ’.

Opmerking

In het Beheerportaal, bij de persoonsgegevens onder menu item "CRM" kan de gebruiker bepalen om de interface van SuiteCRM in een andere taal dan de standaardtaal weer te geven. Om een andere standaardtaal dan Engels of Nederlands in te stellen, neem contact op met de helpdesk. Wij gaan dan uitzoeken of er verdere mogelijkheden zijn.

3.1.1. Profiel instellen

Het is aan te raden om direct na de eerste keer inloggen jouw profiel in te stellen in SuiteCRM . Klik rechts bovenaan het scherm op jouw eigen naam. Je komt dan in jouw profiel terecht, waar je de gewenste aanpassingen doorvoert.
Voer in ieder geval jouw volledige naam en e-mailadres in. Let ook op de optie ’E-mail Cliënt’. Gebruik je de interne mail cliënt om mail te versturen, laat deze dan staan op ‘Suite Email Cliënt’. Gebruik je echter een externe mail cliënt, bijvoorbeeld Outlook, zet deze dan op ‘Externe Email Cliënt’. Als je in het laatste geval klikt op een mailadres, dan wordt er direct een nieuwe mail aangemaakt in jouw externe mail cliënt.
Wil je gebruikmaken van een ander thema, klik dan op de tab 'thema' en kies voor het gewenste thema. Let op dat dit een groot effect kan hebben op hoe SuiteCRM eruit ziet en hoe het werkt.
Mocht daarna een module nog het oude thema gebruiken klik dan de toetscombinatie Ctrl + F5 in. De pagina wordt dan opnieuw geladen. De overige gegevens in de tabs zijn naar wens in te stellen. Vergeet niet om alles op te slaan.

3.2. Schermen indelen

Je kunt het uiterlijk van het CRM op veel plekken aanpassen naar eigen wens. De startpagina of home-pagina kan je opnieuw indelen door de Dashlets te verwijderen of toe te voegen.
Het verwijderen van bestaande Dashlets doe je door op het kruisje te klikken, deze staat rechts van de betreffende Dashlet.
Je kunt Dashlets toevoegen door:
  1. Klik eerst op de knop “Acties” en dan in de drop-down op “Dashlets toevoegen”
  2. Klik daarna op de gewenste Dashlet “Mijn pijplijn op verkoopstadium” in dit voorbeeld
Je kunt de indeling van jouw startpagina ook wijzigen door deze Dashlets te verslepen. Ga met je muis naar de titel van de betreffende Dashlet. De muisaanwijzer verandert in een kruis. Klik en sleep de Dashlet naar de gewenste locatie. Drop deze op de plaats waar je de gestreepte randen ziet staan. De dashlet staat nu op een andere plaats.

3.3. Beschikbare modules

In de SuiteCRM - implementatie van ECM2 kan je zeer veel verschillende soorten gegevens kwijt. Je kunt onder andere de volgende typen toevoegen en koppelen aan elkaar.
Links staat de Engelse naam en rechts de Nederlandse naam van de module:
  • Organisaties – Organisaties
  • Personen - Personen
  • Opportunities - Kansen
  • Leads
  • Quotes - Offertes
  • Contracts - Contracten
  • Invoices - Facturen
  • Reports - Rapportages
  • Calls – Telefoongesprekken
  • Notes - Notities
  • Meetings - Afspraken
  • E-mails
  • Documents - Documenten
  • Campaigns – (E-mail) Campagnes
  • Targetlists - Doellijsten (Verzendlijsten)
De belangrijkste modules in meer detail:
Organisaties
Gebruik deze module om je (potentiële) klanten te beheren. Je kunt informatie van andere modules koppelen aan een klant, bijvoorbeeld: adresgegevens, kansen en facturen. In Beheer > ECM2 Beheeropties kan de SuiteCRM beheerder het veld 'Staat' toevoegen (zoals voor 'Texas', of eventueel voor een provincie zoals 'Noord-Holland').
Personen
Dit zijn de contactpersonen bij een organisatie of ook wel de kansen. Gebruik deze module om de contactgegevens van jouw contactpersonen op te slaan. In jouw profiel kan je onder 'Geavanceerd' bij 'Naam formaat' instellen hoe in de module Personen namen worden weergegeven. Via Beheer > ECM2 Beheeropties kan de SuiteCRM beheerder het veld 'Staat' toevoegen (je kunt daar de naam van een provincie als 'Noord-Holland' vermelden).
Leads
Heb je contact gehad met een Persoon of Organisatie? Zie je deze daarna als een potentiële klant, dan sla je de gegevens op in deze module. Je kunt Leads, via de Bewerk knop, in één stap converteren naar kansen, personen en een organisaties. Klik eerst op de Bewerk knop en daarna in de dropdownmenu op "Lead converteren". Op de converteer pagina kan je het volgende doen; maak een nieuwe of selecteer een persoon, maak een nieuw Organisatie aan selecteer een bestaande Organisatie. Daaronder kan je aankruisen; nieuwe kans, nieuwe notitie, log telefoongesprek, vergadering plannen en maak taak. Selecteer alleen wat van toepassing is want de rest kan je ook later nog aanmaken.
Kansen
Heb je contact gehad met een Lead en ben je daarna een stap verder gekomen in het salesproces, bijvoorbeeld tijdens een offertetraject, dan sla je de gegevens op in deze module.
Offertes en Facturen
In deze modules leg je de gegevens vast van de te leveren producten en/of diensten. Je gebruikt Offertes tijdens het offertetraject. Voor klanten gebruik je Facturen. Je kunt een Offerte converteren naar een Factuur via de Bewerk knop.
De te leveren producten en/of diensten voer je in onder de module ‘ Producten ’. Offertes en Facturen beschikken echter ook over een vrij invoerveld voor producten en diensten.
Voor het aanmaken van een Offerte of Factuur heb je eerst een PDF-sjabloon nodig. Dat is in feite de opmaak van een Offerte of Factuur. Deze sjabloon maak je aan onder de module ‘ PDF Sjabloon ’.
Contracten
Leg de gegevens van opgestelde contracten vast in deze module. Je kunt hierin ook aangeven wat de status is van een contract; ondertekend of niet ondertekend.
Telefoongesprekken en Afspraken
SuiteCRM beschikt over een agenda met de naam Kalender. Via deze kalender kan je snel een afspraak of telefoongesprek invoeren. Ook kan je Telefoongesprekken vastleggen via de module Telefoongesprekken zelf. Afspraken leg je vast in de module Afspraken. Als je de bijbehorende Dashlets op jouw dashboard plaatst, word je (na inloggen) snel geattendeerd op jouw afspraken.
Je kunt een Telefoongesprek snel "Opnieuw plannen", waarmee je geplande telefoongesprekken die niet hebben plaatsgevonden snel opnieuw inplant. Dit gebeurt vanuit de detailweergave van een Telefoongesprek. Ga met de muis naar het driehoekje naast 'Acties' en klik op 'Reschedule' of 'Opnieuw plannen'. Kies een reden, en pas eventueel de datum en tijd aan waarop je opnieuw geattendeerd wilt worden op het telefoongesprek. Als je op 'Opslaan' klikt, zie je dat er in de detailweergave een nieuw paneel is gecreëerd genaamd 'Opnieuw plannen'. Hierin zie je de historie van de pogingen om dit telefoongesprek te voeren. In het beheerscherm kan je de redenen invoegen.
Notities
Gespreksnotities en afspraken met Leads, Kansen, Personen en Organisatie leg je vast in Notities. Je koppelt deze aan de eerder genoemde modules, zodat jouw collega’s deze eenvoudig kunnen terugvinden. Notities staan onder Geschiedenis vermeld bij bovenstaande modules.
Doel Lijst en Doelen
Indien je van plan bent om een mailinglijst op te stellen per brief of e-mail, dan kan je een Doellijst aanleggen met daarin de gewenste Doelen, ook wel de geadresseerden. Je kunt deze contactgegevens gebruiken in een Campagne, of in één keer exporteren en gebruiken in combinatie met externe tools.
Modules indelen
Binnen de modules kan je alle subpanelen herordenen door deze te verslepen op dezelfde wijze als de Dashlets. Klik op de grijze balk van een subpanel en sleep deze naar een andere positie.

3.4. Gegevens toevoegen en opvragen

Alle (klant)gegevens voer je in en vraag je op een vergelijkbare manier op. In deze handleiding geven we één algemeen voorbeeld door een Organisatie aan te maken.

3.4.1. Gegevens toevoegen

Log in met jouw gebruikersnaam en wachtwoord, via onze login pagina, op SuiteCRM.
  1. Klik met de muis op de tekst Organisaties in de menubalk.
  2. Klik daarna op “Nieuwe Organisatie".
  3. Voeg in het scherm de gewenste gegevens toe.
  4. Geef onderaan het scherm aan wie de eigenaar is van deze informatie. Standaard wordt hier de gebruiker, die de nieuwe gegevens toevoegt, voor geselecteerd. Wil je de gegevens aan iemand anders toewijzen, klik op het pijltje om iemand uit de gebruikerslijst te kiezen.
  5. Klik op “Opslaan” om deze Organisatie toe te voegen.

3.4.2. Gegevens opvragen

Na het invoeren van gegevens in het CRM wil je deze opvragen. Hieronder bespreken we enkele opties.
  1. Na het openen van een module krijg je een uitgebreide lijst te zien, mits er geen filter actief is, met alle informatie opgeslagen in een module. Deze pagina heet Overzicht lijst of ListView. Hier kan je doorheen klikken.
  2. Zo'n volledig overzicht is niet altijd praktisch bij het zoeken. Het is beter om de aanwezige zoekfunctie te gebruiken. Dat kan op meerdere manieren. Klik bijvoorbeeld op de "trechter" in Overzicht lijst om deze functie te openen.
  3. Weet je niet precies in welke module je iets kunt terugvinden, dan kan je ook van de Een snellere manier is het volgende: vul in het ‘zoekveld’, rechts bovenaan, specifieke termen in en vind jouw gegevens sneller. Dit is een handige methode en dit zoekveld heeft twee type zoekfilters.
Geavanceerd zoeken binnen een module: filteren via de trechter
Klik daarvoor op het trechtericoontje bovenaan de lijst met resultaten. Je krijgt dan de lijst met velden waarop je kunt filteren. Maak je keuzes en klik op 'Zoeken'. Je krijgt dan alleen de records te zien die daaraan voldoen.
Wil later weer alle records ziein binnen de module, verwijder het filter door op het trechtericoontje met kruisje erbij te klikken.
Zoeken over alle modules heen
Een handige zoekfunctie vind je in elk scherm rechts bovenaan. Deze heeft een Snelfilter functie. Je gebruikt deze door met je muis op het veld te klikken en daarna (een deel van) een naam in te voeren. Klik op enter en de zoekfunctie start met zoeken binnen het gehele CRM. Daarna komen er resultaten terug gesorteerd op gegevenstype (bijvoorbeeld module Organisaties of Personen). Het nadeel van deze Snelfilter is dat het veel resultaten gesorteerd per module laat zien.
Heb je al het Geavanceerd zoeken geopend en je wilt terug naar Snelfilter? Dat kan. Klik op de link Standaard Zoeken. Deze staat boven zoekveld. Ga dan verder met zoeken.
Zoeken met ‘ een %-teken ’ is ook mogelijk. Dat teken staat voor een joker en hiermee kan je veel vinden. Deze wordt standaard al achter de zoekterm gezet, maar kan je ook voor een zoekterm plaatsen. Vul bijvoorbeeld in het zoekveld ‘ %boer ’ in om alle Personen met een (achter)naam waarin 'Boer' voorkomt te vinden, zoals 'Boersma' en 'de Boer'.
Heb je erg veel gegevens in het CRM staan, dan krijgt je misschien te veel resultaten terug na een Snelfilter zoekopdracht. Het is dan beter om de geavanceerde zoekmethode te gebruiken. Klik eerst op het vergrootglas zonder een zoekterm in te vullen en klik dan op “Geavanceerd” naast de knop “Zoeken”. Je kunt nu de modules selecteren waar in moet worden gezocht. Als je eerst een standaard zoekopdracht had staat de link “Geavanceerd” boven het zoekveld. Geavanceerd is specifieker zoeken.

3.5. Gegevens importeren en exporteren

Als je eerder gegevens hebt bijgehouden in een ander programma, zoals bijvoorbeeld Excel, dan kan je deze ook in SuiteCRM invoeren met de 'Importeer' functie, mits het programma een CSV-bestand kan exporteren. Importeren is mogelijk voor alle modules waarin gegevens worden opgeslagen. Importeren en exporteren in SuiteCRM is gebaseerd op CSV-bestanden. Deze bestanden lijken op Excel bestanden en zijn de standaard voor handmatige gegevensuitwisseling tussen databaseprogramma's zoals CRM's, website CMS, boekhoudprogramma's en allerlei andere zakelijke software. SuiteCRM biedt de gebruiker ook een speciaal bestand per module aan om importeren gemakkelijker te maken. Klik op de module waarmee je wilt gaan werken en dan in de dropdownmenu van deze module op Importeer [module naam]. Bovenin deze pagina staat de link "Download import bestand template" . Klik op de "i" naast deze link voor meer informatie. Download en open deze template en lees de ingevoegde bijsluiter en volg de aangegeven stappen op om een goed import bestand te krijgen.
Lees hier hoe je uit Microsoft Outlook gegevens exporteert.

3.5.1. Gegevens importeren naar SuiteCRM

Importeren naar SuiteCRM gaat als volgt:
  1. Kies binnen Excel voor 'Opslaan als' en kies het bestandsformaat "CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv)" . Zie of er kolomnamen aanwezig zijn, en geen lege rijen of kolommen. Let goed op dat Excel geen extra aanhalingstekens toevoegt aan het bestand, want dan goed het invoeren niet goed. Controle kan je doen door het bestand te openen in Notepad of Notepad++. Werk altijd met een origineel bronbestand en doe aanpassingen in een copy van dat bronbestand. Een aanpassing is bijvoorbeeld het verwijderen van teveel aanhalingstekens.
    1. Ga naar de importfunctie door in de Modulebalk de muis op de module naam te zetten en vervolgens op 'Importeer [module naam]' te klikken. Let goed op dat je de module kiest die het best bij de gegevens in het bestand passen. Selecteer in stap 1 het CSV-bestand en kies voor 'Maak alleen nieuwe records aan' en klik op volgende. Je kunt hier eventueel ook een standaardvoorbeeld genereren.
    2. In stap 2 zie je hoe SuiteCRM het bestand heeft gelezen. Wanneer het nodig is kan je hier een bron selecteren en de eigenschappen van het import bestand aanpassen, zoals de codering of de datumnotatie. Let op dat alle instellingen precies goed staan en alles met elkaar matcht, anders mislukt de import. Kom hier later terug als het bestand niet goed wordt gelezen en controleer de instellingen opnieuw en pas deze daarna aan.
    3. In stap 3 koppel je de kolommen van je CSV bestand met module velden van SuiteCRM, of laat je deze weg als ze niet relevant zijn. Mis je een veld? Bedenk goed of je importeert naar de juiste module. Alleen velden uit die module worden getoond. Velden met een * (asterisk) erbij moeten verplicht worden gematcht bij het importeren.
    4. In stap 4 is het mogelijk om te ontdubbelen. Als je meerdere CSV bestanden met dezelfde opmaak en indeling gaat importeren, kun je hier deze importeer instellingen opslaan voor toekomstig gebruik.

      Opmerking

      Heb je in de 1e stap gekozen voor 'Maak nieuwe records aan en update bestaande records' , dan kan je bij stap 4 deze velden selecteren waarop SuiteCRM zoekt om bestaande records te updaten. Selecteer je hier niets, dan wordt alleen op basis van ID geüpdatet. Dit is wel de aanbevolen wijze. Is er geen unieke ID aanwezig, dan kan je hier andere velden selecteren. Neem dan E-mail omdat deze ook per gebruiker unieks is.
      Wijzigingen die met deze optie zijn doorgevoerd, kunnen niet ongedaan worden gemaakt!
    5. In stap 5 wordt het resultaat getoond. Als je op Importeren Compleet klikt is deze import definitief. Controleer de gegevens dus goed. Bijvoorbeeld door de betreffende Module in een andere tab te openen en de inhoud met elkaar te vergelijken.
  2. Als een CSV import niet lukt , is er een aantal mogelijke oorzaken. Als je een CSV bestand exporteert uit een ander programma en vervolgens in Excel opent, brengt Excel soms ongemerkt wijzigingen aan in dat bestand waardoor die corrupt raken. Open bestanden waar mogelijk dus niet tussendoor (in andere software). Als het onvermijdelijk is, gebruik dan de Excel-vervanger LibreOffice Calc voor het werken met csv-bestanden. Dit is gratis te gebruiken software.
    Let op dat de eigenschappen die je in stap 2 van het importeer proces aangeeft "overeenkomen" met de exporteer instellingen van het exporterende programma (bijv. Excel). Zowel bij het exporteren als het importeren, moeten de gegevens overeenkomen met de onderstaande instellingen. De preview, boven de opties, geeft een goed beeld van hoe het materiaal eruit gaat zien. Mocht dat resultaat vreemde tekens weergeven pas dan de instellingen aan bij de onderstaande opties en controleer het opnieuw. Doe dit tot dat alles er goed uitziet. Bij de afbeelding hieronder zorgen de opties ervoor dat de preview geen rare tekens laat zien, alleen tekst. Deze is nu goed.

    Opmerking

    Veel gebruikte instelling:
    • Bestandcodering (File Encoding) : UTF-8.
    • Velden aangeduid door (Fields qualified by) : Tekst dat tussen twee van deze tekens staat wordt behandeld als data en niet als code (bijvoorbeeld: "tekst"). Zorg er voor dat Excel geen dubbele aanhalingstekens toevoegt aan het import bestand, anders gaat het importeren niet goed. Alleen "tekst" is goed en niet ""tekst"". Nu is het beter om alle aanhalingstekens te verwijderen in het bronbestand.
      In de Wizard bij onderdeel "Velden aangeduid door" zet je de keuze op niets. Wanneer het voorbeeld alleen een tekst laat zien gaat het goed. Onderzoek wel eerst goed of er ook velden zijn die gebruik maken van aanhalingsteken en wat de gevolgen zijn van jouw aanpassingen en wat het resultaat kan zijn.
    • Velden begrensd door (Fields Delimited By) : Dit teken scheidt in een CSV (Comma Separated Value) - bestand de veldwaarden van elkaar. Als in het CSV bestand geen veldkwalificatietekens worden gebruikt, is het belangrijk wat je hiervoor kiest bij de export. Het teken dat je hier kiest wordt gezien als scheiding tussen velden en niet als data. Kies je voor de puntkomma, maar bevatten de velden ook puntkomma's? Dan brengt SuiteCRM een scheiding aan zonder dat je het zo bedoelt en komen gegevens in de verkeerde velden terecht.
  3. Als je er niet uitkomt raden wij je aan het CSV-bestand te openen in Notepad of Notepad++ . Je ziet dan het bestand onopgemaakt. Kijk hier welke aanhalingstekens om de gegevens heen staan, en door welk leesteken de gegevens van elkaar worden gescheiden. In het voorbeeld hieronder hebben we het over "" en , tekens.

Opmerking

LibreOffice heeft de voorkeur
Als je vaker gegevens importeert of er niet uitkomt, raden we je aan het gratis programma LibreOffice Calc te gebruiken. Hiermee kan je Excel- en CSV bestanden bewerken en alle exporteer instellingen bepalen, zodat je deze precies overeenkomen met de importeer instellingen van SuiteCRM. LibreOffice brengt geen verborgen wijzigingen aan in het bestand, dat doet Excel in bepaalde gevallen helaas wel, waardoor onverwachte resultaten kunnen optreden.

3.5.2. Gegevens exporteren uit SuiteCRM

Voor exporteren geldt dat dit gebeurt door middel van CSV-bestanden. Vink in de Overzicht lijst van een module alle gewenste records aan. Je kunt meerdere records per pagina tegelijk selecteren. Selecteer per pagina alle records en klik rechts in de Overzicht lijst op naar de volgende pagina gaan. Herhaal deze handeling net zo lang tot dat jij alles hebt wat je wilt exporteren.
Klik op de knop 'Bulk actie' en selecteer in de dropdownmenu de optie 'Exporteren'. Als je hierop klikt wordt er een CSV-bestand gegenereerd. Ook hier geldt dat je dit bestand met Excel kan bewerken, maar LibreOffice Calc is een gemakkelijkere optie omdat, voordat het bestand wordt geopend, eerst de import functie te voorschijn komt. Stel deze in volgens de punten uit het voorgaande hoofdstuk.

3.5.2.1. Een CSV-bestand openen in LibreOffice of Excel

Voor LibreOffice en Excel geldt dat je de eigenschappen van het CSV-bestand moet opgeven. SuiteCRM exporteert bestanden met de volgende eigenschappen:
  • Karakterset/Character set : UTF-8
  • (Veld)scheidingsteken : Komma
  • Tekstscheidingsteken/Tekstindicator : Dubbele aanhalingstekens
Doe het op de volgende manier in Excel; selecteer eerst kolom A . Ga dan naar het tabblad 'Gegevens'> 'Tekst naar kolommen'. Selecteer 'Gescheiden' .
Bevestig hierna deze veranderingen.
Excel haalt alle informatie uit de specifieke CSV formattering en positioneert het op de juiste plaats in het Excel bestand.
LibreOffice vraagt tijdens het openen van een CSV-bestand zelf om deze gegevens, waardoor je direct de juiste instellingen kunt invoeren en hierdoor meteen alles goed wordt gepositioneerd.

3.6. E-mail account toevoegen

Via SuiteCRM kan je e-mail zien en versturen. Dat kan door jouw IMAP e-mail account aan SuiteCRM toe te voegen. Dat gebeurt in de module E-mails.
Neem de onderstaande stappen om jouw account toe te voegen:
  1. Ga naar de module "E-mails".
  2. Klik op de link "Instellingen".
  3. Klik op de tab "E-mail accounts".
  4. Klik onder de sectie 'Mailaccounts' op 'Toe te voegen'.
  5. Vul in het scherm dat opent de juiste gegevens in voor in loggen op jouw IMAP e-mail account. Test de instellingen door op 'Test instellingen' te klikken. Informatie over deze instellingen is beschikbaar bij jouw e-mail leverancier.
  6. Standaard is het niet nodig om de gegevens onder 'Uitgaande mail' te wijzigen. Deze staat reeds correct ingesteld op een server van ECM2 en het is niet nodig deze te veranderen of een server toe te voegen. ECM2 levert geen ondersteuning op SMTP servers van klanten of derde partijen.

Opmerking

Maak je gebruik van een Gmail account voor het ontvangen van e-mail, let dan op de volgende zaken :
  1. Schakel eerst bij Gmail zelf IMAP in voor connecties met clientèle van derden, voordat je bovengenoemde stappen doorloopt. Bekijk eerst de hulppagina's van Google.
  2. Google blokkeert standaard het inloggen van onbekende machines. Bij de eerste keer klikken op 'Test settings' zal dan ook een time-out optreden. Om de blokkade op te heffen, klik hierna op 'Test settings' naar deze pagina. Geef toegang aan de nieuwe applicatie en klik daarna opnieuw op 'Test settings'.

3.7. E-mail campagne

De gegevens die je in SuiteCRM hebt opgeslagen wil je zo effectief mogelijk gebruiken. Één van de manieren waarop dat kan, is het versturen van een mailing via de e-mail. Met behulp van SuiteCRM verstuur je gepersonaliseerde e-mails naar je klanten en andere geïnteresseerden en houd je bij wie de mail heeft gelezen en op welke links in de mail is geklikt.

Opmerking

De Nederlandse wet schrijft voor dat je toestemming van de ontvanger moet hebben voor het versturen van e-mail. Verder dient de mail aan verschillende andere voorwaarden te voldoen. Jij bent daar zelf verantwoordelijk voor. Indien wij melding van misbruik ontvangen, dan maken wij het versturen van mails via SuiteCRM onmogelijk . Bekijk deze pagina van de ACM voor meer informatie.
Deze functionaliteit kan je pas gebruiken nadat je eerst een account specifiek voor het versturen en ontvangen van nieuwsbrieven hebt aan gemaakt.
  1. Ga als beheerder naar "Beheer > Inbound E-mail / Inkomende E-mail".
  2. Maak via de menu dropdownmenu een "New Bounce Handling Account / Nieuwe bounce verwerking Account" aan. Doe, als alle velden zijn ingevuld, eerst een test door op de knop "Test instellingen" te klikken. Deze test geeft een melding of er een connectie gelegd wordt. Mocht dat niet het geval zijn, kijk of je over de juiste gegevens beschikt en neem de stappen opnieuw.
  3. Gebruik voor dit account geen algemene naam, zoals bijvoorbeeld ‘info@’, omdat deze mailbox (bij voorkeur) alleen mail bevat die te maken heeft met een nieuwsbrief. Kies een specifieke naam.

Opmerking

Wil je gebruik maken van een Gmail-account voor het afhandelen van bounces, let dan op de instructies in de paragraaf Paragraaf 3.6, “E-mail account toevoegen” om de standaard blokkade van Gmail op te heffen.
Nadat je het zogenaamde "bounce-account" voor de nieuwsbrief hebt ingesteld. Ga je naar ‘Campagnes’ om een Campagne aan te maken.
  1. Klik in de menubalk bij de dropdownmenu van Campagnes op Nieuwe Campagne. De Campagne Wizard pagina opent en geeft de keuze uit drie type Campagnes; Nieuwsbrief, E-mails of Overige, niet op email gebaseerd.
  2. Klik op ‘Nieuwsbrief’ voor het starten van de Wizard..
  3. Geef in het scherm ‘Campagne Beschrijving’ een duidelijke naam op, stel een status in. Deze kan invloed hebben op het versturen van een campagne.
  4. Geef bij ‘Campagne Budget’ eventueel een budget en de verwachte opbrengsten op. Deze informatie heeft geen effect op de Campagne zelf, maar het kan later wel inzicht geven in de resultaten van deze campagne. Klik op ‘Volgende’.
  5. In het overzicht van 'Doellijsten' koppel of maak je de mailinglijsten aan. Dat koppelen gaat via de knoppen naast de selectie velden. Klik op een knop en dan krijg je via een pop-up de mogelijkheid om uit deze lijst een mailinglijst te kiezen. Mocht deze lijst leeg zijn, maak dan hier in de pop-up via de knop 'Nieuwe verzendlijst' een nieuwe lijst aan.
    Je krijgt een snelmenu, geef hier een naam en een juiste type op en bevestig. Deze lijst is nu gevuld met een nieuwe, selecteer deze. Voeg van de drie soorten een lijst toe. Voor dat de Campagne begint kunnen deze lijsten leeg zijn, sommige moeten wel eerst gevuld worden. Klik op ‘Volgende’.
  6. Let op dat er vier soorten mailinglijsten zijn:
    1. Lijst met abonnementen (subscription List) : Dit is de lijst met e-mailadressen waarnaar de nieuwsbrief wordt gestuurd.
    2. Lijst met uitgeschreven mensen (Unsubscription List) : Dit is een lijst met e-mailadressen waarnaar de nieuwsbrief niet wordt gestuurd. Als een adres op zowel de ‘subscription list’ als op de ‘unsubscription List’ staat, dan wordt er geen mail naar verstuurd. Je kunt adressen uitsluiten per domeinnaam, per e-mailadres of uitsluiten per ‘ID’. Uitsluiten per ‘ID gebeurt als een ontvanger klikt op een ‘opt-out link’. Voor de start van een campagne kan deze leeg zijn.
    3. Test Lijst : Dit is een lijst met e-mailadressen waarnaar je de test verzending(en) stuurt. Bijvoorbeeld om de opmaak van de mail of de links in de mail te testen voor de definitieve verzending.
    4. Controle Lijst (Seeding list) : Dit is een lijst die je speciaal samenstelt voor controle of de mailing ook goed is verlopen. Plaats hierin alleen medewerkers.
  7. In het scherm Sjablonen onder E-mail sjabloon wijs je een sjabloon toe aan jouw Campagne Dat kan een bestaande of een nieuwe zijn. Daaronder staat ‘Traceerbare URL's'. Hier voeg je speciale links toe, waarvan SuiteCRM bijhoudt of een ontvanger daarop klikt. Maak minimaal een ‘Opt-out Link’ aan, omdat die verplicht is in Nederland. Bekijk deze pagina van ACM voor meer informatie.
    Het maken van een Opt-out link gaat op de volgende manier: klik eerste op de knop Toevoegen en in de pop-up vink je Opt-out link aan. Het veld Traceerbare URL wordt automatisch gevuld met een inhoud voor opt-out. Geef het een naam door bij Omschrijving een passende tekst in te vullen. Klik dan op Toevoegen. Het is een aanrader om van te voren een URL protocol te maken voor goed URL beheer en voorkom zo later problemen met niet werkende URL's in de mailing.
    In de dropdownmenu Traceerbare URL's staat de net nieuw aangemaakte opt-out. Hoe voegen wij deze toe? Selecteer in deze dropdownmenu de juiste Tracker URL. Om een opt-out URL, toe te voegen klik je op de sjabloon. Zet de cursor op de juiste plaats waar je deze link wilt krijgen. Klik daarna op de knop Invoegen van Tracker. In de sjabloon komt op de door jouw uitgekozen plaat deze link te staan. Bij het opmaken van een sjabloon kan je ook variabelen invoegen.
    Bij de dropdownmenu E-mail variabelen zie je de beschikbare modules staan waaruit je variabelen kan kiezen. Daaronder is nog een dropdownmenu gevuld met alle aanwezige variabelen. Selecteer de juiste uit deze lijst en positioneer de cursor op de juiste plaats in de sjabloon en klik hierna op de knop "Voer variabele in". SuiteCRM voegt deze dan toe voor gebruik op die plaats.
    Het kan zijn dat je nu jouw E-mail sjabloon wilt aanpassen. Je kunt een standaard versie uitkiezen en de inhoud vullen met jouw tekst of beeld. Of je kiest ervoor om een standaard versie aan te passen door een veld toe te voegen uit het veld objecten, links naast de sjabloon.
    Klik op een van de opgemaakte velden om deze toe toevoegen aan de bestaande sjabloon rechts. Deze wordt onderaan de bestaande opmaak toegevoegd. Ook kan je onderdelen uit de sjabloon verwijderen. Hang met de cursor boven het gedeelte dat jij wilt verwijderen. Links naast de opmaak verschijnen er drie iconen, waaronder een prullenbak, klik op deze om de selectie te verwijderen. De opmaak kan je ook handmatig aanpassen door op de Word-achtige functie balk te klikken.
    Echter om opmaak problemen te voorkomen met de sjablonen raden wij aan zoveel mogelijk gebruik te maken van standaard keuzes en de interne Editor.
  8. In het scherm "Verzendinstelling" vul je de volgende onderdelen in onder Marketing E-mail naam:
    1. Marketing e-mail naam : geef een duidelijke naam voor deze nieuwsbrief.
    2. Bouce verwerking Account : kies hier het juiste Account voor deze functie uit de dropdownmenu.
    3. Uitgaande e-mailaccount : laat deze staan op system.
    4. Datum & tijd plannen : Geef hier aan wanneer de Campagne moet beginnen.
    5. Afzender naam : Geef hier de naam op die de ontvanger ziet.
    6. Van e-mail-adres : Vul hier het juiste verzendadres in dat de ontvanger ziet.
    7. Reageer naar naam : Dit is de naam waar de geadresseerde op antwoordt.
    8. Reageer naar e-mail-adres : Dit is het e-mailadres waar de geadresseerde op antwoordt.
    9. Vul alles in en klik dan op Volgend om naar de het laatste gedeelte van de Wizard te gaan.
  9. Kies voor 'Stuur E-mail en Samenvatting' om de Campagne verder af te ronden. Dit is een samenvatting van het Wizard overzicht. Het is een checklist waarin je kunt je zien wat nog moet worden afgehandeld om deze Campagne wel te versturen. De rode tekst staat voor een opmerking over de instelling die nog niet goed staat.
    Via de specifieke en bijgevoegde links kan je direct het openstaande probleem aanpakken. De rode cirkels met kruisjes staan voor items die niet zijn ingesteld, klik op de link daarnaast omdat wel te doen. Wanneer je een test wilt versturen van deze Campagne moet in de Test lijst minimaal een gebruiker staan. Laat zo'n gebruiker altijd een medewerker zijn.
Nu is de Campagne in de basis aangemaakt. Waarschijnlijk moet je de Doel lijsten verder vullen. Kies voor ‘Bekijken Campagnes’ en klik op de net aangemaakte Campagne om deze te bewerken. In het overzicht zie je staan de Doelenlijst, Traceerbare URL's, Verzendlijstinstellingen, Acties, Bekijk status en Bekijk ROI. Als deze suboverzichten leeg zijn kan je op hier het juiste toevoegen via de 'Nieuw' knop of de dropdownmenu . Na het klikken op de 'Nieuw' knop krijg je een Quick formulier voor invullen. Na het klikken op de zwarte pijl naast 'Nieuw' krijg je een pop-up met optie 'selecteer' waardoor je records van de lijst kan kiezen en toevoegen.
Doel Lijst
Om een Doel Lijst bij te werken, klik je op de naam uit de lijst. Je kunt in het scherm dat opent Doelen verwijderen van de lijst (de entiteiten blijven wel gewoon in SuiteCRM staan, maar zijn niet meer gekoppeld), of juist koppelen aan deze lijst.
Om bestaande Personen te koppelen, kies in het menu onder Personen voor ‘Selecteer’. In het scherm dat open, selecteer de Personen handmatig, of stel een lijst samen met behulp van een zoekopdracht. Selecteer één of meer Personen en klik op de knop ‘Selecteer’. Doe dit voor elke Doel lijst die je hebt gekoppeld. Je kunt zo veel Doel lijst koppelen als je wilt, dus bedenk een logische en herbruikbare indeling. Indien bij een Organisatie of Persoon staat geselecteerd dat die geen e-mail wilt ontvangen, dan zal daar ook geen mail aan worden gestuurd. Dat geldt ook voor alle entiteiten in de ‘Uitsluitingen Lijst’.

Opmerking

De ‘Uitsluitingen Lijst’ is bij de eerste keer verzenden vaak leeg , maar dient wel te worden gekoppeld. Hierin plaatst SuiteCRM alle ID’s die zich via 'opt-out' hebben uitgeschreven voor de betreffende nieuwsbrief.
Mogelijk wil je hier één centrale lijst van hanteren die is gekoppeld aan alle Campagnes. Anders schrijft iemand zich uit voor de ene campagne en krijgt daarna toch nog een bericht via een andere Campagne.
Email trackers
Voeg naar wens Email trackers toe aan de nieuwsbrief door te kiezen voor ‘Nieuw’ onder ‘Tracker URL's’ bij de Campagne. Geef een duidelijke naam op en vul de link in. Bijvoorbeeld naar je Website of de bestelpagina van een product of dienst. Klik op Opslaan. De Tracker URL is nu aangemaakt, maar dient nog in de sjabloon te worden toegevoegd. Ga terug naar de juiste te sjabloon voor de campagne. Selecteer bij 'Traceerbare URL"s' eerst de juiste URL uit de dropdownmenu. Selecteer daarna met de muis in de sjabloon de juiste positie en klik dan 'Invoegen van Tracker'. De tracker aangemaakt bij de juiste Campagne onder Tracker URL's is nu aanwezig in de sjabloon. Deze is nu klaar voor gebruik.

Opmerking

Het is belangrijk om aan goed URL Beheer te doen om problemen met niet functionerende URL's in e-mails te voorkomen. Schrijf hiervoor een protocol.
Mogelijk Protocol Tracker URL's:
  1. Maak alle Tracker URL's voor een campagne aan onder Campagne > Bekijk Campagne > [jouw campagne naam] > Tracker URL.
  2. Gebruik bijvoorbeeld alleen kleine letters voor alle namen.
  3. Verander deze naam niet meer na aanmaken onder Tracker URL.
  4. Voeg deze tracker precies zo in bij het aanpassen van de template voor de campagne.
  5. Pas geen trackers meer aan in deze template.
  6. Als je een aanpassing wilt doen aan een tracker URL, laat de oude staan in het overzicht (die wordt wellicht nog gebruikt in een andere template) en maak daarnaast een nieuwe aan.
  7. Voeg deze nieuwe dan weer toe aan jouw template.
Email Sjabloon
Een E-mail sjabloon is een belangrijk onderdeel voor de Campagne: dit is wat de ontvangers daadwerkelijk gemaild krijgen. Maak deze het liefst op met behulp van de ingebouwde Editor.
Om de inhoud van de e-mail dynamisch te maken, kies bij ‘Invoegen Variabelen’ voor de juiste module en daarna de juiste variabelen. Als je een gepersonaliseerde mail wilt versturen aan Organisaties, kies respectievelijk voor ‘Organisaties’, dan ‘Naam’ en klik daarna op ‘Invoegen’ om de variabele in de mail te zetten. Deze variabele zal door de volledige naam van de ontvanger worden vervangen.
Om Tracker URL toe te voegen, selecteer de tekst of afbeelding die als link moet dienen. Kik daarna op het icoontje dat lijkt op een ketting (met de beschrijving ‘Invoegen/bewerk link’) en vul de naam van de Tracker URL in bij ‘Link URL’ en zet daar twee accolades omheen. Bijvoorbeeld ‘{website}’ of voor een opt-out ‘{uitschrijven}’. Geef bij ‘Doel’ aan of de link in hetzelfde scherm moet openen of in een nieuw scherm bij het klikken op de link.

Opmerking

Om problemen te voorkomen met URLs die niet worden omgezet in een definitief adres: zorg dat je goede afspraken maakt. De tracker url moet in de Campagne van het te verzenden bericht aanwezig zijn en de naam moet precies overenkomen. Spreek dus een protocol af, bijvoorbeeld zoals hierboven omschreven.
Bij het kopieren van een template: check dat alle URLs (nog) bestaan in de Campagne en/of maak die anders (opnieuw) aan.
Verzenden en resultaten bekijken
Als je tevreden bent over jouw Doel lijsten, email tracker URL's en de email sjabloon, dan is het de tijd om de campagne als test te versturen. Ga daarvoor naar 'Campagnes' en klik op de net aangemaakte Campagne. Ga dan naar Acties of Bewerk en klik hier op. Kies in de dropdownmenu voor 'Verstuur Test'. De mail wordt dan verstuurd en je kunt het resultaat controleren door de ontvangen mail te bekijken.
Versturen gaat alleen als een campagne onder Verzendlijstinstellingen op actief, planning of compleet. Bekijk de status van de verzending door te klikken op ‘Bekijk Status’. Verwijder deze teststatistieken eventueel voor de definitieve verzending door te klikken op ‘Verwijder test verzending’.
Is alles akkoord, klik onder "Stuur E-mail en samenvatting" in de Wizard op de knop 'Stuur E-mail op de geplande tijd', bij twijfel klik in dat gedeelte eerst op de knop 'Verstuur als test'. In het Campagne-scherm kan onder de knop 'Acties' bij "Verstuur e-mails" ook de campagne in werking gezet worden. De mails worden verzonden op de eerder ingestelde verzendtijd.
Bekijk de resultaten van de mailing door te klikken op ‘View Status of Bekijk Status’. Door Kansen en Leads te koppelen aan de Campagne wordt de ROI berekend. Klik op 'Bekijk R.O.I.' om het resultaat te zien,

3.8. Producten- en Facturatiemodule

Met deze module leg je, tijdens de verschillende stadia van het verkoopproces, eenvoudig de te verkopen producten en/of diensten vast. Genereer offertes op basis van voorgeprogrammeerde producten of vrije invulvelden en geef deze met behulp van Sjabloon een uniforme uitstraling. Converteer deze offertes na acceptatie door de klant direct naar een contract en een factuur, waarvoor ook weer Sjabloon beschikbaar zijn.

3.8.1. Sjabloon maken

Voordat je offertes en facturen kan gebruiken, moet je daarvoor eerst een sjabloon aanmaken.
Ga naar de module 'PDF Sjabloon' en kies voor 'Maak PDF sjabloon'. Volg de onderstaande stappen voor het aanmaken van een sjabloon:
  1. Geef de sjabloon een naam.
  2. Kies de module waarvoor je deze sjabloon aanmaakt. Je kunt deze alleen gebruiken voor deze module.
  3. Wil je snel werken, kies dan een standaard voorbeeld en bewerk deze.
  4. Een sjabloon heeft drie belangrijke onderdelen:
    1. In de body van de sjabloon komt de meeste informatie.
    2. Optioneel is de header: deze wordt bovenaan elke pagina geplaatst en is handig voor het weergeven van een titel.
    3. Optioneel is de footer: deze wordt onderaan elke pagina geplaatst en is handig om het aantal pagina’s weer te geven.
  5. Met de Editor maak je zelf een eigen sjabloon of kan je een bestaande aanpassen. Eventueel kan je een andere HTML-Editor gebruiken en de broncode daar uit kopiëren. Om de broncode te veranderen, klik je op de knop ‘HTML’. Plaats jouw broncode in het nieuw geopende scherm en klik op ‘update’. Het heeft de voorkeur om te werken met de Editor van SuiteCRM zelf.
  6. Je hebt de basis van deze sjabloon af. Nu kan je eventueel nieuwe velden toevoegen. Velden zijn variabelen die tijdens het aanmaken van een PDF gevuld worden met informatie uit SuiteCRM (de d.b.). Zet nu automatisch de juiste informatie in de sjabloon. Ga naar ‘Toevoegen velden’. De juiste module is al geselecteerd. Kies in het tweede dropdownmenu het gewenste veld. Na het klikken op de naam, wordt de variabele geplaatst in het 3e veld. Klik op de juiste plek in de sjabloon en kies voor ‘Toevoegen. De ingevoerde variabele is te herkennen aan het dollarteken, bijvoorbeeld ‘$variabele’.

3.8.2. Producten toevoegen

Maak je veel gebruik van producten, dan loont het de moeite om deze vooraf te definiëren.
  1. Ga daarvoor naar 'Producten' en kies voor 'Maak Product'.
  2. Vul eventueel een 'onderdeelnummer' in.
  3. Kies daarna 'Product naam'.
  4. Voeg 'de kosten' toe die je per verkoop denk te maken.
  5. Vul 'de vraagprijs' in.
  6. Vul andere velden naar keuze in.
  7. Na opslaan is het product beschikbaar bij het opstellen van Offertes en Facturen.

Opmerking

De waardes van dropdownmenu menu's pas je aan in de 'Dropdownmenu Editor' in het Beheermenu.

3.8.3. Offertes en Facturen aanmaken

Maak een Offerte of Factuur aan op dezelfde manier:
  1. Vul eerste een titel in en geef aan welke status deze Offerte of Factuur heeft.
  2. Koppel dan gegevens zoals een Kans, Organisatie en/of Persoon. De contactgegevens worden automatisch overgenomen.
  3. Kies een eerder aangemaakte sjabloon. Zonder een sjabloon kan je een Offerte of Factuur niet opslaan.
  4. Voeg daarna eerder aangemaakt Producten toe, of kies voor een vrij invulveld door een Service toe te voegen. De Offerte of Factuurwaarde wordt automatisch berekend.
  5. Na het opslaan heeft de Offerte of de Factuur automatisch een uniek, opvolgend nummer.
  6. Indien de klant akkoord heeft gegeven op een Offerte, dan zet je die eenvoudig om in een Facturen door de Offerte te openen en in het Actie menu te kiezen voor ‘Converteren naar Facturen’. De meeste waarden zijn dan al ingevuld, uiteraard loop je daarna alles nog een keer door voor controle.

3.8.4. Brieven genereren

Naast het maken van Facturen en Offertes, maak je ook sjabloon voor e-mails en/of PDF-bestanden. Je genereert deze rechtstreeks vanuit de modules Organisaties, Personen of Leads. Maar er moet al wel eerst een sjabloon klaar staan. Maak bij de Module PDF sjablonen een pdf aan voor de module Organisaties. Doe alles op dezelfde manier zoals bij de voorgaande Secties.
  1. Maak een bijpassende PDF-sjabloon aan, bijvoorbeeld voor Organisaties.
  2. Ga de ListView van Organisaties.
  3. Selecteer één of meer Organisaties en kies uit het actie menu 'Genereer Brief'. De bestanden worden gegenereerd en in één type PDF ter download aangeboden.
  4. Deze actie is ook beschikbaar als je een Organisatie hebt geopend. Kies daarvoor 'Genereer Brief' uit het actie menu. Nu krijg je alleen een PDF-bestand voor deze Organisatie.

3.9. Beheerscherm

De tools in dit scherm zijn alleen beschikbaar voor gebruikers die Beheerdersrechten hebben binnen SuiteCRM. Door deze tools pas je het uiterlijk aan van alle schermen, voeg je extra velden toe en stel je andere algemene zaken in. Andere type gebruikers kunnen dit gedeelte niet zien.

Opmerking

De Beheertools bieden zeer krachtige mogelijkheden. Door verkeerd gebruik kan er gegevensverlies optreden en functionaliteit stoppen met werken of andere zaken onherstelbaar fout gaan. Let dus goed op bij het doorvoeren van wijzigingen. Neem bij twijfel altijd eerst contact op met de helpdesk.

3.9.1. Modules uitschakelen en menu's indelen

SuiteCRM biedt standaard zeer veel opties. Wij raden aan om ongebruikte Modules en Subpanels uit te schakelen, zodat alleen de relevante onderdelen overblijven. Dat zorgt voor een rustiger overzicht voor de gebruikers.
Schakel ongebruikte Modules en Subpanels als volgt uit:
  1. Ga naar Beheer > Modules en Subpanels tonen.
  2. Sleep onder "Overzicht Modules" de ongewenste Modules naar "Verborgen Modules".
  3. Sleep onder "Overzicht Subpanels" de ongewenste Modules naar "Verborgen Subpanels".
  4. Klik op 'Opslaan'.
Om de menu's goed te laten aansluiten op alle werkzaamheden, is het aan te bevelen om de overgebleven menu's in te delen .
  1. Ga naar Beheer > Instellen module menu filters.
  2. Klik op "het potloodje" om de Menu naam te wijzigen.
  3. Klik op "de prullenbak" om het Menu te verwijderen.
  4. De verder indeling van de menu's doe je met "Klikken en slepen".
  5. Klik op 'Opslaan & Toepassen' om de wijzigingen door te voeren.

Opmerking

Ingeschakelde Modules die niet in één van de Menu's zijn ondergebracht, vind je terug onder het menu 'Alles'.

3.9.2. Thema's

Binnen SuiteCRM van ECM2 zijn nu twee thema's beschikbaar. Een thema beïnvloedt de manier waarop SuiteCRM eruit ziet en hoe het werkt. Wij adviseren daarom om deze twee uit te proberen. Ga naar rechtsboven en klik op het figuur. Kies in de dropdownmenu voor Beheer. Ga dan naar Thema Instellingen voor het veranderen van het thema. Zorg er voor dat het juiste thema is aangevinkt bij Ingeschakeld en ook Standaard thema is geselecteerd. Dit thema geldt daarna voor elke nieuwe gebruiker die binnen SuiteCRM wordt aangemaakt. Klik twee keer achter elkaar op "Opslaan" om deze verandering definitief zichtbaar door te voeren.
Bestaande gebruikers passen zelf hun thema aan via hun eigen profiel onder de tab thema's. Klik op deze tab als deze tab beschikbaar is. Klik op een ander thema en dan op de knop "Opslaan".

3.9.3. Studio

Gebruik "Studio " om het uiterlijk van de modules aan te passen en om velden toe te voegen of te verwijderen. Als voorbeeld nemen we hier de module 'Organisaties'. Zorg er voor dat je goed voorbereid bent, omdat kleine veranderingen grote gevolgen hebben. Bij vragen neem eerst contact op met de helpdesk .

3.9.3.1. Indeling schermen

Om de indeling van een scherm te wijzigen, volg onderstaande stappen:
  1. Ga naar Beheer > Studio.
  2. Klik op de plus naast 'Organisaties',
  3. Klik daarna op de plus naast 'Lay-outs'.
  4. In het resulterende overzicht zijn verschillende opties beschikbaar:
    • Bewerk Overzicht (EditView): De weergave van de Organisaties nadat je op 'Bewerk' hebt geklikt.
    • Gedetailleerd Overzicht (ListView): De weergave van de Organisaties, zodra je een account hebt aangeklikt.
    • Overzicht Lijst (ListView): De weergave van de Organisaties in lijstvorm onder elkaar. Je krijgt deze weergave als je de module 'Organisaties' opent, of bij zoekresultaten.
    • Snelle Aanmaak (Quickcreate): De weergave als je vanuit een andere module een Account aanmaakt in een Subpanel.
  5. Klik bijvoorbeeld op "Bewerken Overzicht" om deze weergave aan te passen. Het scherm opent aan de rechterkant.
  6. Geef het scherm een andere indeling met behulp van slepen en laten vallen. Klik op een veld om deze te verslepen.
  7. Sleep dit veld naar "Verwijderen", wat hetzelfde is als in een prullenbak stoppen, om deze uit het overzicht te verwijderen.
  8. Voeg een veld toe aan het overzicht door deze naar het overzicht te verslepen.
  9. Voeg nieuwe regels of panelen toe door deze naar het overzicht te slepen. Bij panelen kan je kiezen voor 'Panel', of 'Tab'. Panels worden onder elkaar weergegeven, Tabs naast elkaar in tabs.
  10. Als je dezelfde gegevens wilt weergeven in de Gedetailleerd overzicht, kan je bovenaan het scherm klikken op 'Sync to Gedetailleerd overzicht'. Je hoeft die weergave daarna niet meer te bewerken.
  11. Klik op 'Opslaan & Deploy' om het scherm actief te maken.

3.9.3.2. Indeling zoekscherm

Onder 'Lay-outs' vind je het menu 'Filter'. Als je dat menu opent, zie je 'Snelfilter' en 'Geavanceerd filter' staan. Beide zijn op een dezelfde manier in te delen als de 'gewone' schermen:
  1. Sleep de gewenste zoekvelden naar 'Standaard'.
  2. Sleep de ongewenste zoekvelden naar 'Verborgen'.
  3. Klik op 'Opslaan & implementeren ' om het zoekscherm actief te maken.

3.9.3.3. Nieuwe velden toevoegen

Omdat de standaardvelden misschien onvoldoende mogelijkheden bieden om de gewenste informatie op te slaan, kan je nieuwe velden toevoegen. Nieuwe velden voeg je toe door onder de module naar 'Velden' te gaan.
In dat "Velden" overzicht staan alle velden die binnen die module beschikbaar zijn. Van standaardvelden kan je alleen label, Reactie tekst, Standaardwaarde, Audit, Bewerken in regel, Importeer en Dubbelen samenvoegen aanpassen. Van type veranderen of verwijderen is niet mogelijk.
Om een nieuw veld toe te voegen, volg de onderstaande stappen:
  1. Klik op 'Veld Toevoegen'.
  2. Kies het juiste Gegevenstype. Daarvan is standaard een groot aantal beschikbaar. Elk type heeft bepaalde eigenschappen, dus kies het juiste type om het gewenste resultaat te bereiken.
    Een beschrijving van de belangrijkste Types:
    • Selecteer box: Een aan / uit vinkje.
    • Datum: Een datum met dag, maand en jaar.
    • DatumTijd: Een datum met dag, maand, jaar en een tijdstip.
    • Decimaal: Een getal dat niet 'heel' hoeft te zijn, bijvoorbeeld '2,5'.
    • Dropdown: Een menu waarmee je uit verschillende opties kan kiezen. De beschikbare opties stel je in via de Dropdownmenu Editor.
    • Integer: Een 'heel' getal, bijvoorbeeld '100'
    • Tekstblok: Een tekstveld met meerdere regels waarin alle soorten alfanumerieke tekens kunnen worden gebruikt.
    • Tekstveld: Een tekstveld van één regel waarin alle soorten alfanumerieke tekens kunnen worden gebruikt.
  3. Na selectie van het Type, vul je in ieder geval de volgende gegevens in:
    • Veldnaam : De veldnaam in de database. Kies een logische naam uit.
    • Label weergeven : De beschrijving van het veld. Dit wordt weergegeven op het scherm
  4. Daarnaast is er, afhankelijk van het type, nog een aantal extra mogelijkheden:
    • De standaardwaarde voor nieuwe records. Bij een datum kan dat bijvoorbeeld 'vandaag' of 'volgende week' zijn, bij een Dropdownmenu kan dat een bepaalde waarde uit dat menu zijn.
    • Verplicht veld : Dit veld moet verplicht worden ingevuld, en in dat geval staat er een asterisk bij. Bij vergeten in te vullen, wordt dat met rood aangegeven.
    • Audit : Of alle wijzigingen van de waarde in het veld moeten worden bijgehouden in een 'geschiedenis'.
  5. Klik op 'Bewaar' om het veld te bewaren. Let op dat toegevoegde velden een '*' voor hun naam hebben staan en altijd eindigen op '_c' .
  6. Het veld is nu aangemaakt, maar om het verder te gebruiken moet je het eerst visueel toevoegen. Dat kan door het toe te voegen aan één of meerdere schermen in de module zelf via Studio.

3.9.4. Dropdown Editor

Met behulp van de Dropdown Editor pas je de Dropdownmenu aan die je vindt in SuiteCRM. Je kunt zowel bestaande Dropdownmenu aanpassen, als nieuwe toevoegen. Als voorbeeld nemen we het menu 'account_type_dom'.
Voor het Bewerken van een Dropdownmenu, ga naar Beheer en klik daar op de link Bewerken Dropdowns onder de Ontwikkel Tools. Nu kom je in de Dropdown Editor.
Zodra je de naam 'account_type_dom' ziet klik erop en dan kan je de opties in dat menu aanpassen:
  • Verander de volgorde door te klikken en slepen, of klik op 'Aflopend sorteren' om de opties alfabetisch te sorteren.
  • Om een bestaande waarde aan te passen, klik op rechts op het potloodje. Let op dat je alleen het label kan aanpassen, niet de waarde in de database: die staat vast.
  • Verwijder een bestaande waarde door rechts op de prullenbak te klikken. Let op dat als er records zijn die waarde hebben, dat het veld dan als blanco wordt weergegeven. Dat record heeft echter nog wel een waarde. Dat kan rare resultaten opleveren bij het zoeken.
  • Voeg een nieuwe optie toe door onder 'Item name' de database waarde in te vullen en onder 'Weergave Label' de waar die in de interface wordt weergegeven.
  • Klik op 'Opslaan' om de nieuwe opties op te slaan en deze beschikbaar te maken.
  • Een nieuw Dropdownmenu maak je aan door in het hoofdscherm te kiezen voor 'Toevoegen Dropdown'.
  • Kies in het scherm dat opent een goede naam en voeg de opties toe zoals hierboven beschreven.
  • Neem het menu in gebruik door deze te selecteren in een nieuwe 'Dropdownmenu' -veld in Studio.

3.9.5. Talen beheren

Er zijn in ieder geval twee talen beschikbaar: Engels en Nederlands. Is het gewenst dat SuiteCRM in het Nederlands wordt weergegeven, maar staat het CRM op Engels, dan kan je die taal per gebruiker aanpassen. Ga naar het Beheerportaal van ECM2 via login.ecm2.nl. Klik op Persoonsgegevens > CRM > Taal CRM. Kies in de dropdownmenu de juiste taal en klik op opslaan. Nu is de taal voor die persoon veranderd in het CRM. Om de nieuwe taal weer te geven in het CRM dient die persoon uit- en weer in te loggen.
De taal is alleen aan te passen op de boven beschreven manier. Wil je een andere taal beschikbaar maken die niet in de Dropdownmenu staat, dan is dat vaak geen probleem. Neem contact op met de helpdesk en wij zoeken dan uit of jouw taal ook geïnstalleerd kan worden.

3.9.6. Rollen instellen

Standaard heeft elke gebruiker toegang tot alle gegevens in SuiteCRM. Mocht dat niet de bedoeling zijn, dan kan je werken met Rollen. Rollen gebruik je om gegevens te beveiligen en te voorkomen dat een gebruiker per ongeluk schade aanricht. Het is aan te raden om bij meerdere gebruikers met rollen te gaan werken.
Ga hiervoor in het Beheerscherm naar 'Role Management' (Beheer Rollen). Om de rechten met behulp van een Rol te beperken, volg onderstaande stappen:
  1. Maak binnen deze module een nieuwe Rol aan en geef die een duidelijke, beschrijvende naam.
  2. Open de aangemaakte Rol en je komt terecht in een overzicht met alle Modules op de verticale as en een aantal rechten op de horizontale as. Je kunt per Module de rechten instellen. De rechten op de horizontale as zijn als volgt:
    • Toegang: Heeft de gebruiker toegang tot de module. Indien toegang is uitgeschakeld, wordt de Module niet weergegeven bij die gebruiker.
    • Verwijderen: Mag de gebruiker records verwijderen
    • Bewerken: Mag de gebruikers records bewerken
    • Exporteren: Mag de gebruikers records exporteren. Door dit recht uit te schakelen kun je voorkomen dat een gebruiker gemakkelijk gegevens mee kan nemen buiten het bedrijf.
    • Importeren: Mag de gebruikers records importeren
    • Lijst: Mag de gebruikers het records overzicht gebruiken
    • Massa Update: Mag de gebruikers meerdere records tegelijkertijd updaten. Door alleen bepaalde medewerkers dit recht te geven kun je (grootschalige) schade voorkomen.
    • Bekijk: Mag de gebruikers records bekijken maar niet wijzigen.
    Per onderdeel zijn, afhankelijk van de module, de volgende rechten beschikbaar
    • Standaard: De rol heeft geen invloed op deze instelling.
    • Geactiveerd: Ingeschakeld (de gebruiker heeft toegang)
    • Gedeactiveerd: Uitgeschakeld (de gebruiker heeft geen toegang)
    • Alles: Alle rechten
    • Geen: Geen rechten
    • Eigenaar: De gebruiker heeft alleen rechten op de records waarvan hij/zij eigenaar is ('Assigned User').
    • Groep: De gebruiker behoort tot een groep met specifieke rechten voor de records. Deze functie is pas volledig inzetbaar vanaf het Expert-pakket.
  3. Zodra de rechten naar wens zijn ingesteld voor de Modules, klik op Opslaan.
  4. Voeg daarna onder Gebruikers, de gebruikers toe op wie deze Rol van toepassing is.
  5. Om een nieuwe rol te creëren kun je ook een bestaande rol dupliceren. Klik in de detailweergave op het pijltje naast 'Bewerk' en dan op 'Dupliceer'.

Opmerking

Gebruikers met beheerrechten hebben altijd toegang tot alle modules. Als je de rechten wilt testen, maak dan gebruik van een gebruiker zonder die rechten.

Opmerking

Als je meerdere rollen toewijst aan één gebruiker, let dan op dat de 'negatieve' rechten voorrang hebben. Staat in de ene rol de toegang tot Organisaties op 'Geactiveerd' en in de andere rol op 'Gedeactiveerd', dan heeft die gebruiker geen toegang tot de module Organisaties.

Opmerking

Zijn de mogelijkheden die 'Rollen' biedt ontoereikend, of werk je veel met groepen? In SuiteCRM expert bieden wij de mogelijkheid om rollen op een preciezere manier te definiëren en om mensen lid te maken van groepen. Kijk daarvoor verder in dit hoofdstuk of neem contact met de helpdesk op.

Hoofdstuk 4. SuiteCRM Budget: Geavanceerde kalenderfunctie

4.1. Kalender openen in andere applicaties

Indien je graag de kalender van SuiteCRM wilt toevoegen aan een andere kalender applicatie, dan kan dat alleen als jouw applicatie het 'iCal'-formaat ondersteunt. Enkele van die applicaties zijn: 'Calendar' van MacOS, Thunderbird (met Lightning plug-in), Google Agenda en Android en iOS gebaseerde smartphones en tablets.
Outlook ondersteunt iCal deels, maar kan foutmeldingen geven bij het toevoegen van de kalender. Herstart Outlook in dat geval en probeer het opnieuw. Na het toevoegen van de kalender ververst Outlook de kalender alleen als je handmatig op 'Verzenden / ontvangen' klikt.
We focussen in deze handleiding op de algemene werkwijze om de kalender aan een applicatie toe te voegen en geven voorbeelden voor Outlook, MacOS en iOS. De werkwijze kan anders zijn in de kalender applicatie die jij gebruikt.
  1. In SuiteCRM, ga naar je eigen profiel toe door op jouw naam rechtsboven in het scherm te klikken.
  2. Ga naar het tabblad 'Geavanceerd'.
  3. Geef onder 'Kalender opties' achter 'Publiceer sleutel' een willekeurige reeks tekens op. Zie deze reeks als het wachtwoord, dus gebruik minimaal 8 verschillende letters en cijfers.
  4. Klik op 'Opslaan' om de sleutel op te slaan en ga terug naar dit tabblad.
  5. Kopieer de tekst achter 'iCal integratie URL' naar het plakbord.
  6. Ga naar de kalender applicatie en kies voor het toevoegen van een nieuwe agenda. Binnen kalender applicaties worden voor dit formaat kalender termen als 'Subscribe' of 'Internetkalender' gebruikt. Als URL voeg je de URL uit punt 5 in, een inlognaam en wachtwoord zijn niet nodig. Die zitten in de URL verwerkt. Geef de URL dus nooit aan iemand die geen toegang tot jouw kalender moet hebben!
    • Kies in Outlook in de Agenda-modus voor 'Agenda Openen' en dan voor 'Van internet' om de kalender toe te voegen.
    • In Google Agenda, klik je in het menu links op het pijltje naast 'Andere Agenda's', en vervolgens op 'Toevoegen via URL'.
    • Om de 'ververs frequentie' of 'refresh rate' van de agenda in Outlook aan te passen, ga je naar Bestand> Opties> Geavanceerd> Verzenden en ontvangen > knop 'Verzenden/ontvangen...'. Zet 'Automatisch verzenden/ontvangen elke' op 5 minuten. (of een lagere frequentie)
    • Kies in Calendar van MacOS voor 'Subscribe to Calendar' om de kalender toe te voegen.
    • Kies in iOS (iPad, iPhone) Instellingen> Email, Personen, Agenda's> Nieuwe account> Anders> Voeg agenda-abonnement toe. Plak in het volgende scherm de URL uit SuiteCRM.
    • Om de 'refresh rate' van de agenda in iOS aan te passen, ga je naar Instellingen> Email, Personen, agenda's > Nieuwe gegevens. Als je wil dat de SuiteCRM agenda automatisch wordt ververst, zet je deze op 'Fetch'. Vervolgens kies je een frequentie. Om de batterij te sparen kun je ten hoogste elk kwartier de agenda laten verversen. Het valt daarom te overwegen om de agenda op 'handmatig' te zetten. iOS haalt dan nieuwe gegevens op zodra je de agenda opent. Zolang je binnen bereik van mobiel internet (WiFi of 3/4G) is de vertraging slecht enkele seconden. Daarbij spaar je de batterij meer dan bij 'Fetch'.
    • Om in iOS de agenda handmatig te verversen, ga je binnen de Agenda app naar 'Agenda's', onderin het scherm. Je ziet nu een overzicht van de verschillende agenda's in de app. Sleep dit scherm naar beneden, je ziet dan een ronddraaiend symbool. De agenda is nu ververst.

Opmerking

De afspraken synchroniseren alleen van SuiteCRM naar de externe applicatie, niet andersom. Dat betekent dat je alleen wijzigingen kunt doorvoeren aan die kalender vanuit SuiteCRM. Probeer je de kalender toch te wijzigen vanuit de kalender applicatie, dan zal je waarschijnlijk een foutmelding krijgen in die kalender applicatie.

4.2. Afspraken en telefoongesprekken maken

Gebruik het Quickcreate-formulier om een afspraak te maken.
  1. Klik op de dag en tijd in de kalender waar je de afspraak voor het eerst wil laten voorkomen.
  2. Kies voor 'Plan Afspraak' of 'Leg Telefoongesprek vast'
  3. Voer alle verplichte velden in en sla het op om dit item zichtbaar te maken in de module Kalender van het CRM.

Hoofdstuk 5. SuiteCRM Pro: Rapportage module

Naast de standaard grafieken die je op jouw Homepage kan plaatsen, kan je de behoefte hebben om meer gebruik te gaan maken van de beschikbare data, of wil je dieper op bepaalde aspecten ingaan. Daarvoor is de ‘Rapportage’ module. Hieronder vind je een beknopte handleiding. De uitgebreide, Engelstalige handleiding vind je hier.

5.1. Rapportages aanmaken

Maak een nieuwe Rapportage aan door te gaan naar ‘Rapportages > Voer in'. Geef als volgt een invulling aan een rapportage:
  1. Tabblad 'Algemene gegevens':
    1. Geef de rapportage een naam.
    2. Kies de module waarvan je rapportages wilt maken. Doordat er altijd relaties zijn gelegd met andere modules kan je de informatie ook combineren met informatie uit andere modules dan de hier gekozen module. Optioneel: Geef bij 'Rapportagetype' aan of je de rapportage volgens een planning automatisch wil laten versturen. Als je kiest voor 'Alleen gepland', kan de rapportage niet handmatig worden uitgevoerd. Geef het formaat van de rapportage aan als je hem als e-mailbijlage verstuurt, en kies of je alleen een tabel, of ook een grafiek wil aanmaken.
    3. Via Rapportagetype kan je ook een rapportage automatisch een Doellijst laten bevolken door het te laten versturen naar een Doellijst. Selecteer bij Rapportagetype "Gepland" in de dropdownmenu en in de volgende dropdownmenu "Stuur naar Doel Lijst". Klik daarna op het tandwiel naast deze Dropdownmenu om de juiste Doel Lijst te selecteren. Na dat je de rapportage hebt laten uitvoeren op een specifiek tijdstip of juist handmatig, wordt de uitgekozen Doellijst bevolkt met resultaten van de rapportage.
  2. Tabblad Velden & Filters:
    1. Voeg een veld toe door te klikken op de veldnaam en te kiezen voor ‘Voeg velden toe’.
    2. Voeg velden uit andere modules toe door te klikken op een tekst in het blauw en met een driehoekje daarvoor.
    3. Zodra alle velden zijn toegevoegd, kan je daar verder mee werken. De belangrijkste zijn:
      1. Geef een duidelijke naam.
      2. Kies een sorteerrichting.
      3. Kies of het veld moet worden weergegeven, of dat het alleen aanwezig is voor bijvoorbeeld een filter en dat het verder verborgen moet zijn. Klik dan op het zwarte oogje rechts en verander deze naar een oogje met een streep daardoor.
      4. Extra functies, zoals het totaal aantal regels tellen (COUNT), de totale omvang weergeven (SUM) en vele anderen. De opties zijn afhankelijk van het veldtype. Met behulp van het tandwiel kan je meer geavanceerde berekeningen maken door middel van SOL-query's. SQL is een functie voor geavanceerde gebruikers; vragen hierover vallen niet onder de standaard helpdesk-support.
      5. Het groeperen van regels.
    4. Voeg eventueel een filter toe om de gegevens verder te optimaliseren. Er zijn drie soorten filters: Automatisch (onzichtbaar), Zichtbaar (de parameter wordt weergegeven), en Gebruikersinput.
      Bij de laatste optie kan de gebruiker bij het uitvoeren van de rapportage eerst zelf een parameter invoeren. Als je de beschikbare parameters wil limiteren, kun je dit doen door op het tandwiel onder 'Gebruikersinputmogelijkheden' te klikken.
    5. Klik hierna op het plusteken. Het veld wordt aan de lijst met filters toegevoegd. Bewerk het filter naar wens. Bijvoorbeeld: wil je alleen gegevens uit 2013, kies dan voor een aanmaakdatum tussen 1-1-2013 en 31-12-2013.
  3. Tabblad Grafieken:
    1. Bij 'Grafiekgenerator' kies je hoe de grafieken worden aangemaakt. Iedere generator geeft een ander uiterlijk.
    2. Vink de kolommen aan waar je een grafiek van wil, selecteer een type, een Y-as en waar mogelijk een Z-as.
  4. Tabblad Geagendeerde taken: Als je in het tabblad 'Algemene gegevens' bij rapportagetype 'Gepland' of 'Alleen gepland' hebt gekozen, wordt dit tabblad actief. Een taak is het versturen van een email, met de rapportage als bijlage. Bepaal hier de frequentie en het moment waarop de email wordt verstuurd.
  5. Tabblad Distributielijst: Selecteer in 'Aan' 'CC' en 'BCC' de ontvangers van een geplande rapportage. In 'Samenvatting' zie je deze ontvangers terug.
  6. Klik op 'Bewaar', daarna op het ‘driehoekje’ rechts in de lijst (lijkt op een ‘afspelen-knop) om de rapportage weer te geven.

5.2. Extra functies voor Rapportages

De rapportages die door de module worden gegenereerd zijn opgemaakt met CSS. Als gebruiker kan je beperkt CSS invoegen via Velden & Filters > CSS. In het pop-up scherm ka je code toevoegen. CSS is een functie voor geavanceerde gebruikers; vragen hierover vallen niet onder de standaard helpdesk-support.

5.2.1. Doellijsten automatisch samenstellen

Als gebruiker van SuiteCRM maak je intensief gebruik van diverse modules en een daarvan is "Campagnes". Hiermee kan je e-mail versturen naar jouw Leads en Personen. Hiervoor verzamel je contactgegevens en e-mailadressen bij jouw Leads en Personen. Deze Leads en Personen stop je dan weer in "Doel lijsten" die nodig zijn voor deze campagnes.
Dat kan nu op ook geautomatiseerd. Onze rapportage module heeft een ingebouwde methode, die helpt bij het automatisch samenstellen van de resultaten van een rapportage naar een Doel lijst.
Ga daarvoor naar Rapportage:
  1. Maak daar een nieuwe rapportage aan met alle velden die nodig zijn voor een Doel lijst, dus de "id" (zet op onzichtbaar), "naam account", "naam Persoon" en het "primaire e-mailadres van de Persoon".
  2. Als dat allemaal goed staat, onder "Velden en Filters" bij jouw rapportage, ga je terug naar de tab "Algemene gegevens".
  3. Zoek het veld "Rapportagetype", de hierbij horende "Dropdown" zet je op de waarde "Gepland" en de nieuwe Dropdown er naast op "Stuur naar Target lijst".
  4. Klik op het "tandwiel" daarnaast en de pop-up "Stuur naar Target lijst" komt te voorschijn.
  5. Maak in deze pop-up jouw nieuwe Doel Lijst aan door bij Mode te op Creëren zetten. Geef "Target Lijst Naam" een passende "module gerelateerde naam".
  6. Klik op "Opslaan".
Je kiest er dan voor om deze Doel lijst automatisch te updaten:
  1. Doe dat door de taak te agenderen via de tab "Geagendeerde taken".
  2. Een ander optie is deze rapportage eerst op te slaan en dan weer te openen.
  3. Nu voer je de rapportage direct uit. Naast de knop "Zend via e-mail" staat "Send To Doel Lijst".
  4. Klik op deze laatste knop en SuiteCRM maakt een lijst aan. De inhoud van jouw Doel lijst wordt bevolkt passende informatie.
  5. Mocht je deze lijst ook geagendeerd hebben, dan zal op de aangegeven tijd(en) deze lijst opnieuw bevolkt worden met de laatste gegevens.

Hoofdstuk 6. SuiteCRM Pro: Mobiele toegang

De toegang vanaf mobiele devices neemt in belang toe. De standaard webinterface, eerder in deze handleiding beschreven, is gemaakt voor Pc's en laptops met grote schermen, toetsenbord en muis.
Wanneer jullie als gebruiker "Volledige Mobiele App" bij ons afnemen voor mobiele devices hebben wij een aparte plug-in geïnstalleerd die specifiek voor mobiele touch devices is gemaakt. Het is mogelijk om de mobiele interface op verschillende manieren te benaderen:
  1. App voor Android - gratis te downloaden via: Google Play.
  2. App voor iPad en iPhone - gratis te downloaden via: iTunes Appstore.
De mobiele interface komt in twee versies:
  1. Standaard versie - gratis beschikbaar in CRM Pro.
  2. Volledige versie - biedt meer mogelijkheden, gratis beschikbaar in CRM Expert en hoger of tegen extra kosten in CRM Pro.
Ga naar deze pagina voor de Engelstalige handleiding van de ontwikkelaars van deze apps.

6.1. App configureren

De webinterface is platform onafhankelijk en heeft geen configuratie nodig.
De Apps voor Android en iPhone/iPad moeten wel worden geconfigureerd en in dit hoofdstuk leggen wij uit hoe.
  1. Start de App na installatie op. Standaard wordt er toegang gegeven tot een demo-omgeving.
  2. Klik linksboven op de knop om naar de extra opties te gaan.
  3. Klik daarna op het tandwiel om naar het configuratiescherm te gaan.
  4. Kies voor 'Mijn SuiteCRM Server' en vul achtereenvolgens jouw SuiteCRM-URL, jouw inlognaam en wachtwoord in volgens het onderstaand voorbeeld. Vind jouw SuiteCRM-URL door in te loggen op login.ecm2.nl en klik dan op de SuiteCRM knop. Daarna staat boven https://[bedrijfsnaam].crm.ecm2.nl/index.php. Selecteer daarvan het gedeelte https://[bedrijfsnaam].crm.ecm2.nl/ voor gebruik.
  5. Klik op 'Opslaan' om de instellingen op te slaan. De mobiele App is nu klaar voor gebruik.

6.2. Standaard versie

De standaard versie biedt alleen toegang tot de standaard modules (oftewel: Organisaties, Personen, Leads, Kansen, Telefoongesprekken, Afspraken, Taken, Dossiers, Projecten and Projecttaken). Van die modules kan je de ingevoerde gegevens opvragen, wijzigen en toevoegen. Andere modules, ook enkele die ECM2 heeft toegevoegd (zoals Facturen, Contracten en Offertes), kan je niet benaderen. Ook zelf (via Studio) toegevoegde velden in standaard modules zijn niet beschikbaar.
  • Om gegevens op te vragen, raak je de betreffende Module aan, bijvoorbeeld Organisaties. In het scherm dat opent, zoek je op de naam van een Organisatie.
  • Klik je op een resultaat uit de resulterende lijst, dan krijg je de gegevens van die Organisatie te zien.
  • Klik je op een telefoonnummer dan kan je dat direct bellen. De Volledige versie kan he tijdstip waarop je met iemand belt direct in SuiteCRM opslaan.
  • Vanuit de Organisatie-module kan je op basis van de gekoppelde gegevens direct doorklikken naar de andere Modules.
  • In elk scherm zijn er (indien relevant) knoppen om een scherm terug te gaan, weer naar het zoekscherm van de Module te gaan of terug te gaan naar het beginscherm.

6.3. Volledige versie

De volledige versie geeft alle mogelijkheden van de standaardversie, en biedt verschillende extra's. Zo kan je alle in SuiteCRM beschikbare modules en Custom (via Studio aangemaakte) velden aanzetten en gebruiken via de mobiele app. Verder kan je ook gegevens offline opslaan, bewerken en weer synchroniseren.

6.3.1. Gegevens toevoegen

Om gegeven toe te voegen ga je naar de gewenste Module toe. Onderin de balk verschijnt de optie 'Maken', waarmee je gegevens kan toevoegen. Vul de gewenste gegevens in en klik op 'Opslaan'. De gegevens zijn rechtstreeks in SuiteCRM opgeslagen en direct beschikbaar voor anderen.

6.3.2. Schermen aanpassen

De Volledige versie is uitgebreid te configureren via het Beheerscherm.
  1. Om Modules in/uit te schakelen , ga naar 'QuickCRM Mobile Pro > Select Modules'.
  2. Sleep modules die je in de mobiele interface wilt zien naar 'Overzicht Modules' en de modules die je niet in de mobiele interface wilt zien naar 'Verborgen werkbladen'.
  3. Om de beschikbare velden aan te passen , 'QuickCRM Mobile Pro > Views Configuration'.
  4. Ga in de lijst met ingeschakelde Modules naar de gewenste Module. Klap die uit. Kies ervoor om de Weergave (Displayed fields) te wijzigen, klik op de Zoekvelden of de zichtbare Subpanelen (Displayed Subpanels) om deze aan te passen.
  5. Sleep de gewenste velden naar 'Beschikbaar' om deze toe te voegen aan de weergave en naar 'Verborgen' om deze uit de mobiele weergave te verwijderen.

6.3.3. Zichtbaarheid modules aanpassen

Hoe er voor zorgen welke modules zichtbaar zijn in de App?
  1. De beheerder gaat in SuiteCRM naar het 'Beheer'.
  2. Dan naar het 'QuickCRM Mobile Full '.
  3. Dan naar 'Selecteer de Modules'. Hier selecteer je welke modules in de App zichtbaar zijn. Je moet nu ook bepalen welke velden worden weergegeven.
  4. Dit doe je in Beheer > QuickCRM > Weergaveinstellingen.
  5. Let op dat je ook in niet-betaalde versie niet-standaard Modules kunt toevoegen aan QuickCRM en de indeling van de schermen kunt aanpassen. Deze wijzigingen zijn echter niet zichtbaar in de mobiele App.

6.3.4. Zoekopdrachten opslaan

In de Volledige versie is het ook mogelijk om veelgebruikte zoekopdrachten op te slaan in de mobiele App zelf.
  1. Klik daarvoor na een zoekoptie op 'Options'.
  2. Kies in het veld onder 'Opslaan zoeken als' voor een duidelijke naam en klik op 'Zoeken' om tegelijkertijd te zoeken en de opdracht op te slaan.
  3. De zoekopdracht is vanaf nu altijd beschikbaar onder 'Options'.
  4. Indien je deze zoekopdracht vaak gebruikt, kan je deze als 'Favoriet' markeren. Deze opdracht wordt dan op het 'Thuisscherm' weergegeven, zodat je nog sneller de gewenste gegevens bij de hand hebt.

6.3.5. Offline werken

Deze mobiele Apps kunnen ook de gegevens offline opslaan. Handig voor als je over de grens een afspraak hebt, of verwacht buiten bereik van een mobiel datanetwerk te gaan.
.

6.3.5.1. Offline gaan

Om deze functie in te schakelen:
  1. ga in Home naar 'Sync'.
  2. Je kunt zelf instellen welke modules gesynct worden en op welke manier. Raak in het Thuisscherm in de menubalk de knop 'Sync' aan en vervolgens 'Opties'.
  3. In dit scherm kun je per module een aantal opties selecteren:
  • Geen betekent dat de Module niet wordt gesynchroniseerd.
  • Gerelateerd betekent dat alleen de gegevens van die Module worden gesynchroniseerd die aan een andere, gesynchroniseerde Module zijn gekoppeld.
  • Mijn items betekent dat alleen gegevens van die Module worden gesynchroniseerd die aan jou zijn toegewezen.
  • Alle betekent dat alle gegevens uit deze module worden opgehaald. Bij veel gegevens en/of een wat langzame internetverbinding of telefoon kan dit lang duren. Houd rekening met de hoeveelheid dataverkeer die wordt verzonden i.c.m. een mobiel abonnement.
  • Lim. betekent dat het aantal onderdelen dat van een module wordt geladen wordt gelimiteerd. De hoogte van de module limieten kun je helemaal onderaan het scherm instellen met een schuifknop. De maximum hoeveelheid die uit een module wordt opgehaald is altijd 2000. Als je meer dan dit aantal gegevens in een module heeft kun je dit verminderen bij Opties->Filter oude gegevens.
  1. Om offline te gaan, klik op 'Sync' en wacht met verbreken van de verbinding totdat de gegevens zijn gesynchroniseerd, waarna de aantallen per Module worden weergegeven.
  2. Klik nu op 'Ga Offline' om offline te gaan. Het controlelampje dat in elk scherm rechtsboven zichtbaar is, is nu rood.

6.3.6. Online gaan en synchroniseren

  1. Om weer online te gaan, klik in het Home-scherm op Sync en klik op 'Sync'.
  2. Eventuele wijzigingen worden gesynchroniseerd met SuiteCRM en de aantallen worden weergegeven. Zijn er geen wijzigingen doorgevoerd, dan staat er een 0.
  3. Klik op 'Ga Online' om weer online te gaan. Het controlelampje dat in elk scherm rechtsboven zichtbaar is, heeft nu weer een groene kleur.

Hoofdstuk 7. SuiteCRM Pro: Plug-ins

Al deze belangrijke (klant)gegevens in het CRM, wil je natuurlijk direct in Office gebruiken. Neem voor dat je een plug-in aanschaft eerst contact op met de helpdesk voor meer informatie.
Met deze plug-ins kan je onder meer:
  1. Direct een Persoon selecteren bij het versturen van een e-mail.
  2. E-mail archiveren naar Organisaties, Personen, etc.
  3. Direct een Taak of Meeting aanmaken.

7.1. Ultimate Outlook Plug-In van SuiteCRM zelf

  • Wat kan je met deze plug-in:
    1. Synchroniseer gemakkelijk Personen, Kalender items van Microsoft Outlook naar SuiteCRM.
    2. Archiveer Outlook email naar modules in SuiteCRM, dat zijn onder meer; Personen, Organisaties, Projecten, Kansen.
    3. Automatische archivering van e-mails.
    4. Archiveer ook email attachments naar SuiteCRM.
    5. Maak vanuit een email nieuwe SuiteCRM records aan voor onder meer Personen en Organisaties.
  • Eisen:
    1. Minimaal onze SuiteCRM Pro versie.
    2. Vanaf Outlook 2010 t/m 2016.
    3. Laat jouw browser cookies accepteren, zet pop-ups en JavaScript aan.
    4. Gebruik geen plug-ins die JavaScript beïnvloeden of uitzetten.
    5. Ga naar deze pagina voor meer over deze Outlook plug-in.
  • Installatie van de plug-in:
    1. Vraag ons of wij de zip package installeren van de SuiteCRM Outlook Plug-in in het Beheer-gedeelte van SuiteCRM.
  • Activatie en configuratie:
    1. SuiteCRM Outlook Plug-in zelf controleert tijdens het installeren of het systeem voldoet aan PHP versie.

7.2. De Grinmark Office 365 plug-in installeren

  • Eisen:
    1. Minimaal onze SuiteCRM Pro versie.
    2. Office 365 Account met Outlook Web Access (Outlook Online).
    3. Outlook WebApp.
    4. Outlook 2013 or later (e.g. 2016) for PC (Windows).
    5. Outlook 2016 or later for MAC.
    6. Ga naar deze pagina voor meer informatie over deze Grinmark Office 365 plug-in.
    7. De MailApp voor Outlook moet geïnstalleerd zijn om deze AddIn te activeren.
    8. Ook als je de desktop versie gebruikt gaat de installatie via deze web interface.
  • Installatie:
    1. Ga op de desktop in Outlook naar Bestand > info.
    2. Klik op Manage Apps Ga daarna naar Outlook Online > Options (tandwiel) > General > Manage Apps.
    3. Kies Add > Add from URL.
    4. Stel deze URL in op: http://www.grinmark.com/download/OutlookPlugin.xml en klik op Next.
    5. Klik daarna op Install om te bevestigen dat je deze Grinmark add-on vertrouwt.
    6. Klik op 'OK' om deze installatie af te ronden.
  • Activatie en configuratie:
    1. Om deze app verder te gebruiken moet je Settings aanpassen.
    2. Ga naar de Settings tab in Outlook.
    3. Vul daar de gegevens in voor:
      • Type licenties.
      • Key.
      • Type de CRM login.
      • URL van SuiteCRM.
      • Username en password van SuiteCRM.
      • Office 365 Account type connectie.
      • EWS URL van online Office Account.
      • Inloggegevens van Office online account.
    4. Log daarna in op Office 365 en ga naar de Admin panel.
    5. In de Side bar ga je naar Admin Centers en selecteer je Exchange.
    6. Ga in het dashboard van Exchange Admin Center naar Organization > Add-Ins.
    7. Klik in dat menu op het +-teken en dan Add from URL.
    8. Vul in deze URL: http://www.grinmark.com/download/OutlookPluginEnterprise.xml en klik op Install.
    9. Dubbel click op de regel met de plug-in om de opties voor de gebruiker verder te configureren.
    10. Maak deze plug-in bruikbaar voor alle gebruikers door:
      • Vink aan optie "make this add-in available to Gebruikers in your organization".
      • Doe bij Specify user default "Optional enable by default".
      • Klik dan op "Opslaan".
    11. De plug-in is nu bereikbaar via elke e-mail door de <Suite>-knop.
  • Licentie configuratie:
    1. Downloaden en installeer de GMSyncAddon.
    2. Laat de beheerder inloggen en in het Beheer-gedeelte klikken op de link License Configurtion.
    3. Vink aan Enable GrinMark Office 365 Web Plug-in license manager.
    4. Vul bij de License Key de juiste code in.
    5. Geef daarna aan hoeveel gebruikers er zijn en klik dan op "Opslaan".

7.3. MailChimp plug-in installeren

  • Eisen:
    1. Minimaal onze SuiteCRM Pro versie.
    2. Laat jouw browser cookies accepteren, zet pop-ups en JavaScript aan.
    3. Gebruik geen plug-ins die JavaScript beïnvloeden of uitzetten.
    4. Een MailChimp account.
    5. Ga naar deze pagina voor meer informatie over de SugarChimp plug-in en het aanschaffen ervan.
  • Installatie:
    1. Laat de ECM2 helpdesk de zip package installeren van SugarChimp in het Beheer-gedeelte van SuiteCRM.
  • Activatie en configuratie:
    1. MailChimp controleert zelf of het systeem voldoet aan de juiste PHP versie.
    2. cURL enabled.
    3. Er wordt gekeken of de communicatie van MailChimp met Suite instance en of Suite actief is en werkt.
    4. Zodra we de module hebben geinstalleerd, kan je zelf verder aan de slag.

Hoofdstuk 8. SuiteCRM Pro: Email to SuiteCRM

Ben je op zoek naar een flexibele manier om uitgaande e-mail te archiveren naar het CRM, dan past de ‘Email to SuiteCRM’ functionaliteit daarbij. Deze functionaliteit werkt op elke device met een internetverbinding en vanuit elke mail client.
Wij stellen voor deze functionaliteit een uniek e-mailadres beschikbaar, waarnaar je alle e-mails verstuurt.
Uitgaande mail archiveren:
  • Als je een uitgaande mail wilt archiveren dan hoeft je niets anders te doen dan het unieke mailadres in het BCC-veld te zetten. Binnen 5 minuten na verzenden is de e-mail gearchiveerd en gekoppeld aan de Persoon, de Organisatie, of elke andere entiteit waarvan het e-mailadres gelijk is aan het ‘Aan:’-mailadres. Je kunt deze e-mailbox vinden in de module E-mails met de naam BCCMail. Klik hier op om de inhoud van deze box te zien en om er verder mee te werken. De beheerder van het bedrijf kan via het Beheer gedeelte dit account onder Inkomende mail zien staan. Het heeft de naam BCCMail en Bij de gebruikersnaam en Van adres staat het speciale e-mailadres. Verander hier verder niets aan.
Ontvangen mail archiveren:
  • Ontvangen mail archiveren je snel door deze te forwarden naar dit e-mailadres. Zet dat e-mailadres weer in het BCC-veld. Deze mail wordt gekoppeld aan de entiteiten met hetzelfde ‘Van:’-mailadres in de body (tekst) van de mail. Daarvoor kijken we alleen naar het eerste ‘Van:’-adres in de mail, niet naar verdere adressen .
Hoe zorg je dat de e-mails verwerkt en gekoppeld worden?
De mails worden alleen gekoppeld als deze afkomstig zijn van gebruikers die ook toegang hebben tot SuiteCRM en die dat e-mailadres ook hebben ingevoerd bij hun SuiteCRM-profiel als waarmee ze de mail versturen. Je kunt onder jouw profiel meerdere e-mailadressen opslaan. SuiteCRM herkent deze als horende bij dezelfde gebruiker. Gebruikers kunnen via de Module E-mail E-mails koppelen aan de juiste Gebruiker en een Lead / Contacts. Op de volgende manier koppelt men de binnengekomen Mail.
  1. Ga naar de map BCCmail.
  2. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail dat nog niet is verwerkt.
  3. Selecteer daarna de optie View Relationship.
  4. De E-mail record bij deze mail wordt geopend.
  5. Controleer hier de velden "From" en "To".
  6. "From" moet afkomstig zijn van een gebruiker binnen SuiteCRM.
  7. Deze gebruiker kan meerdere e-mailadressen hebben onder zijn profiel.
  8. "To" moet gekoppeld zijn aan een Contact of Lead.
  9. Wat kan er verder mis zijn?
  10. Het kan zijn dat "From" leeg is of dat er een niet gekoppelde en dus een onbekend e-mailadressen aanwezig is.
  11. E-mailadres moeten ook juist zijn geschreven en bij een bestaande gebruiker horen.
  12. Voor "To" is hetzelfde van toepassing.
  13. Binnen SuiteCRM moet er altijd een bestaande Contact of Lead record aanwezig zijn en daarbij een e-mail horen.
  14. "To" mag nooit leeg mag zijn, en geen niet gekoppeld e-mailadres mag er staan.
  15. Koppel het e-mailadres meteen aan een bestaande gebruiker of een aanwezige Contacts of Lead.
  16. Hierna zal de BCCMail deze e-mail gaan herkennen en alle gekoppelde e-mails verder verwerken.
  17. SuiteCRM verwerkt 250 records per 15 minuten.
  18. Houd er rekening mee dat het wegwerken van een lijst even duurt.

Hoofdstuk 9. SuiteCRM Expert: Security Groups

Met de module 'Security Groups' kan je op een snelle en efficiënte manier werken met rollen. Over Rollen heb je al in de paragraaf Paragraaf 3.9.6, “Rollen instellen” kunnen lezen. In deze video (in het Engels) wordt de werking van de 'Security Groups' module uitgelegd.
De belangrijkste functionaliteit is het werken met groepen. Waar je eerst gebruikers met standaard Rollen alleen toegang tot een module volledig kan weigeren, of alleen toegang kunt geven tot de eigen records, geeft deze optie 'Groep' veel meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan een Sales team België: als zij met meer personen zijn, dan wil je dat zij allemaal de aan die groep toegewezen records kunnen zien, maar niet die van Sales team Nederland.
Eerst was dat met Rollen is niet mogelijk, omdat de leden van het Sales team dan of toegang hebben tot alle records, of alleen toegang tot hun eigen records. Nu kan je veel specifieker werken.
Naast de mogelijkheid om met Groepen te werken, is de Role Management module ook verbeterd.
  1. Ga eerst naar Beheer > Role Management en klik op "Nieuwe rol" om de door jou gewenste rol te creëren.
  2. Je kunt in dit nieuwe overzicht op de kolomnamen klikken om bepaalde rechten in één keer voor alle modules aan te passen. Kies bijvoorbeeld bij de rol 'Manager' voor het recht 'Mass Update' en schakel het voor alle modules in. Schakel dat recht voor de rol 'Medewerker' juist weer uit bij alle modules.
  3. Als je de gewenste rol(len) hebt gecreëerd, ga je naar de 'Security Groepen' module via de modulebalk en klik je op 'Invoeren'. Vul de velden in en bewerk vervolgens de gecreëerde groep. Door bij Gebruikers op 'selecteer' te klikken kan je gebruikers toevoegen aan de groep. Voeg de gewenste Rol(len) toe door bij dat onderdeel op 'selecteer' te klikken. De geselecteerde Rol(len) zijn nu van toepassing op de geselecteerde Gebruiker(s).
  4. Nu kunnen we records toewijzen aan de Security Group die zojuist is gecreëerd. Ga bijvoorbeeld naar de module 'Personen'. Selecteer de Personen die je aan de groep wil toewijzen, selecteer onderin het scherm in het subpaneel Security Groups de gewenste groep, en klik op 'Assign'.

Opmerking

De checkbox 'Niet erfbaar' is alleen voor specifieke gevallen relevant. Bovenaan het subpaneel van een groep zorgt deze checkbox ervoor dat een groep niet wordt toegewezen aan een record dat door de Gebruikers uit de groep wordt gecreëerd.
Bij een individuele gebruiker zorgt deze checkbox ervoor dat de andere gebruikers uit zijn groep een record niet ook krijgen toegewezen.
Gebruik de checkbox bijvoorbeeld voor Organisaties of groepen die een systeembeheer functie hebben, zoals SuiteCRM beheerder of voor test-gebruikers.

Hoofdstuk 10. SuiteCRM Expert: Attributen

De Attributen-module maakt het mogelijk om records van verschillende modules een gedeelde eigenschap te geven, zonder dat je met relaties hoeft te gaan werken, of dat je een aparte module moet op zetten. Met name in combinatie met de Rapportage-module geeft dit veel mogelijkheden.
Je kunt attributen aanmaken in de Attributen-module, of in het Attributen subpaneel. Het is mogelijk attributen hiërarchisch in te delen: je maakt dan eerst een hoofdattribuut aan, waaronder verschillende subattributen vallen. Records met dit subattribuut vallen dan ook onder dat hoofdattribuut.
Om snel attributen toe te kennen aan alle Personen of alle Leads van een Organisatie, klik je bij deze organisatie in het subpaneel 'Attributen' op de functie 'Sync to'. De Attributen van de Organisatie worden dan ook toegevoegd aan die subrecords. Eventuele Attributen die al waren toegewezen worden niet verwijderd.

10.1. Voorbeelden

Een voorbeeld: je gaat naar een conferentie en je leert daar personen kennen. Nu creëer je Leads, maar je spreekt ook enkele bekenden (module Personen). Deze verschillende soorten informatie worden ingevoerd in hun eigen modules. Eerst maak je in de Attributen-module een attribuut aan voor deze conferentie, Hierna kan dit attribuut aan al deze nieuwe informatie bij het invoeren worden toegekend. Nu kan duidelijk worden aangegeven wat de oorsprong van deze nieuwe informatie is geweest. Gebruik deze Attribuut ook in een Rapportage. Nu kan je in een overzicht zien welke gegevens bij die ene conferentie horen
Een ander voorbeeld: je hebt gegevens uit verschillende hoofdregio's, die weer zijn onderverdeeld in subregio's. Je wil per hoofdregio én per subregio brieven sturen via een op csv-gebaseerd adressenbestand. Creëer voor elke subregio een attribuut. Maak vervolgens de subregio's aan en selecteer de subregio-attributen die erbij horen. Geef in de organisatie module elke organisatie een specifiek subregio-attribuut. Maak rapportages aan, filter op basis van deze Attributen, exporteer deze als een csv en verstuur alle brieven.

10.2. Attributen toevoegen aan andere modules

Men kan attributen standaard toevoegen aan records in de Organisaties, Personen en Leads modules. Je kunt ook aan de records in andere modules deze attributen toevoegen.
Doe dat als volgt:
  1. Ga als beheerder naar Beheer > Studio > Attributen > Relaties > Toevoegen Relaties.
  2. Selecteer hier de te relateren module.
  3. Kies hierna afhankelijk van de wensen het 'Type' 'Veel op Veel' of 'Een op Veel'.
  4. Je zult daarna in de gerelateerde modules bij het subpaneel zien staan of een veld kan worden toe gevoegde aan het overzicht.

10.3. Zoeken op Attribuut

Als je een relatie hebt gelegd tussen Attributen en een andere module, wil je ook kunnen zoeken op dat attribuut, binnen die andere module.
Hoe:
  1. Je gaat naar Beheer > Studio > [module naam] > Lay-outs > Filter > Snelfilter of Geavanceerd / Standaard zoeken.
  2. Voeg het veld 'Attribuut toe' aan de lijst door het te schuiven van verborgen naar Standaard.
  3. Nu kan je via het zoekveld een search doen naar records met zo'n attribuut.

Hoofdstuk 11. SuiteCRM Expert: Workflow

Met SuiteCRM Expert wordt de module Workflow meegeleverd. Workflow is een module waarmee allerlei handelingen in het CRM geautomatiseerd kunnen worden uitgevoerd. Voor deze Workflow is alleen een Engelstalige handleiding beschikbaar.
Lees voor meer begrip alle Hoofdstukken door en maak enkele toepassingen.
De Workflow Module geeft de gebruiker de mogelijkheid om bepaalde taken te automatiseren binnen het CRM. Een simpel voorbeeld is het versturen van een notificatie e-mail naar gebruikers wanneer een bepaald project is binnen gehaald. Natuurlijk zijn ook andere scenario's mogelijk, zoals het starten van verdere processen gebaseerd op geagendeerde events. Neem contact met ons op bij het bouwen van een workflow. We geven hieronder een voorbeeld wat er gebeurt als een Kans gesloten of binnen wordt gehaald
WFM:
Ga naar de module "WFM Processen" en klik op maak WFM Proces. Geef het een passende naam zoals "Notificatie bij Kans Gesloten Gewonnen." Houd de status op "Inactief" en selecteer de juiste module voor deze workflow. In ons geval is dat "Kansen of Opportunities". Klik op "Bewaar" voor verder gaan. De workflow editor wordt geopend. Onder "Componenten" staan de bouwblokken voor deze workflow.
Evenementen:
Klik op "Evenementen" en sleep "Logic hook on Modify" naar het toneel in het midden. Klik er op. Geef het een naam zoals "Kans - Gesloten Gewonnen". Laat de Trigger Type staan op "Logic Hook". Onderin bij "Evenementenvoorwaarden-paneel" voeg je twee keer het veld "Verkoopstadium" toe.
Zet de eerste Voorwaarde op Check: "nieuwe waarde", operator: "is gelijk aan" en Eerste parameter: "Gesloten gewonnen" (moet wel aanwezig zijn in de dropdown)
Zet de tweede Voorwaarde op Check: "oude waarde", operator: "is niet gelijk aan" en Eerste parameter: "Gesloten gewonnen" (moet wel aanwezig zijn in de dropdown). Klik dan op "Bewaar" om deze stap op te slaan.
Activiteiten:
Klik op "Activiteiten" en sleep en drop "Foreach In Group" op "Logic hook on Modify". Geef het een passende naam zoals: "Acties". Pas verder niets aan.
Taken:
Klik hierna op "Taken" en sleep en drop "Send Email" op "Foreach In Group". Geef het een passende naam zoals: "Verstuur E-mail". Ga dan naar "Taak Implementatiepaneel" en klik op de tab "Onderwerp". Kies bij "E-mail Tpl" voor een passende Email template door op "het pijltje" te klikken naast het veld van E-mail Tpl. Klik dan op de tab "Aan" en voeg de juiste "geadresseerde" toe. Klik op "Bewaar" om deze laatste stap op te slaan en klik daarna rechts op "het kruisje" om deze editor te sluiten.
Als je deze WFM gaat testen moet je de Status op "Actief" zetten via de lijst met alle workflows. Klik op de "play" knop naast de juiste Workflow. Wanneer deze "WFM actief" is en er bij module Kansen een Kans - Verkoopstadium verandert naar nieuwe waarde: "gesloten gewonnen", dan zal de geadresseerde een mail krijgen met de melding dat er een verandering heeft plaats gevonden. Het soort melding en informatie heb je van te voren al in jouw speciale E-mail template vastgelegd.

Hoofdstuk 12. Optie: Tijd schrijven

12.1. Inleiding

Bij ECM2 kun je de optionele module 'Rooster' afnemen. Dit pakket bestaat uit een extra module en een aantal rapportages. Deze installeren wij voor jou in het CRM. Je kunt vervolgens tijdschrijven op Dossiers, Projecten en Projectaken, in een zogenaamde matrix-weergave. Je ziet dan in een overzicht voor de hele week, alle projecten die aan je zijn toegewezen.
We raden aan om alleen tijd te schrijven op projecttaken (en niet op projecten) en cases. Dat maakt het makkelijker om met een rapportage de gemaakte uren te tonen. Projecten kan je (optioneel) koppelen aan een Organisatie, zodat je op die manier ook voor die klant de gemaakte uren bijhoudt.

12.1.1. Het Timesheet menu

  • Rooster: klik hierop om meteen naar de weekmatrix te gaan. We raden aan om hier je uren in te vullen.
  • Rooster lijst: hier zie je een lijst van alle uren die zijn ingevuld. Je kunt ook zoeken.
  • Weekoverzicht Rooster: zie 'Rooster'.
  • Dagoverzicht Rooster: hier kunnen gebruikers per dag uren invullen met een beschrijving erbij.
  • Overige opties: SuiteCRM met beheerdersrechten zien ook nog 'Importeer' en 'Instellingen'.
  • Bij Instellingen kan je items uitsluiten van het Rooster, en evt. ondersteuning voor Gebruikersgroepen (Security Groepen) uitschakelen. Wij raden dat laatste niet aan om te doen, omdat dan een hoop flexibiliteit in het toewijzen van projecten, -taken en Dossiers verdwijnt.

12.1.2. Tijd schrijven in de weekmatrix

In het bovenstaand overzicht van de weekmatrix vallen twee dingen op. Ten eerste stoppen de invulvakken soms halverwege een week. Dat houdt in dat de 'datum tot' die je in een project of projecttaak invult is bereikt.
In de weken daarna, komen deze ook niet meer terug. Ten tweede zie je Projecten waar in het geheel geen invulvakken bij zitten. Dat betekent dat de 'datum tot' van het project verstreken is, maar nog niet van alle bijbehorende projecttaken. Voor de overzichtelijkheid wordt het project toch nog weergegeven.
Er zijn drie manieren om Projecten en Projecttaken uit het overzicht te laten verdwijnen:
  1. Invullen van de eindtijd van Projecten en ProjectTaken - wij raden aan om altijd de start- en einddata in te vullen, zodat deze functionaliteit wordt benut.
  2. De SuiteCRM beheerder heeft Projecten en/of ProjectTaken met een bepaalde status uitgesloten van de weergave.
  3. Je zit in een andere groep, oftewel: je bent niet toegewezen aan het Project en/of de ProjectTaak.

12.1.3. Geschreven uren bekijken en bewerken in de Timesheet lijst

Het onderdeel Rooster lijst, is een lijst van alle registraties die in de matrix zijn opgenomen. Hier kan je ook deze registraties verder bewerken. Je kunt bijvoorbeeld het veld 'Factureer uren' invullen of de status wijzigen.
  • Om deze status te wijzigen zijn twee snelkoppelingen beschikbaar: 'wijzig naar Gecontroleerd' en 'wijzig naar Gefactureerd'. Als deze niet zichtbaar zijn, dan kan een SuiteCRM beheerder deze via Studio toevoegen.
  • Je kunt binnen 'Geavanceerd zoeken' zoeken naar registraties die aan een specifieke Projecttaak of Dossier zijn gekoppeld. Je kunt echter ook zoeken naar alle registraties binnen een bepaald project, dus bij alle taken die binnen dat project vallen.

12.2. Gebruikersgroepen

Als je veel Projecttaken aanmaakt kan de Rooster module onoverzichtelijk worden. Daarom levert ECM2 een beperkte versie van de module voor Security Groepen. Met deze module kan je gebruikers onderverdelen in groepen. Vervolgens wijs je de projecttaken toe aan verschillende groepen. Gebruikers zien nu alleen nog maar de Projecttaken van hun eigen groep. Je kunt uiteraard ook een groep per persoon aanmaken, om een Project(Taak) aan één persoon toe te wijzen.
Het aanmaken van een groep:
  1. Ga als beheerder naar 'Security Suite groep beheer' > 'Maak een Security Groep' aan.
  2. Nadat je deze groep hebt aangemaakt, selecteer je de gewenste gebruiker(s).
  3. Laat 'Roles' leeg.
  4. Als je nu naar een Project(Taak) gaat, of een nieuwe aanmaakt, zie je dat er een subpaneel 'Security Groepen' is bijgekomen.
  5. Selecteer hier de gewenste groep.

12.3. Beschikbare rapportages

ECM2 levert standaard drie rapportages. Deze plaatsen wij in de Rapportage module. Je kunt deze uiteraard zelf aanpassen, maar wij raden aan alle originele rapportages te laten staan en voor een evt. aanpassing eerst een duplicaat te maken. Werk daarna verder met deze duplicaat. Voor de Rapportage module is er een originele Engelstalige handleiding beschikbaar.
Bij eventuele aanpassingen, zetten wij een nieuwe versie van de rapportage in de rapportage module met een recenter versienummer.
We gaan er voor deze rapportages vanuit dat je tijd schrijft op Projecttaken die zijn onderverdeeld in Projecten. Wil je de module anders gebruiken, dan kan je de rapportages daar zelf op aanpassen.
Let op dat wij in de toekomst nieuwe rapportages kunnen toevoegen aan het overzicht. Wij zullen deze dan markeren met een hoger versienummer: 'v2' bijvoorbeeld. We overschrijven eerdere versies niet, die kun je naar wens zelf aanpassen of verwijderen. Werk bij voorkeur met een copy en laat het origineel staan.
Hieronder beschrijven we de huidige standaard rapportages.
  • Rooster per medewerker: in deze rapportage selecteer je een maand en een jaar, waarna je per medewerker uitgesplitst de gemaakte uren ziet.
  • Rooster Projecturen in detail: in deze rapportage selecteer je een project, maand en jaar, waarna je per projecttaak een lijst van de gemaakte uren ziet.
  • Rooster uren per project totaal: in deze rapportage selecteer je een project, maand, jaar en status, waarna je van dat project de totalen per projecttaak ziet van de gemaakte uren. Om meerdere projecten te zien voer je bij 'Projectnaam' niets in, of gebruik je het teken '%'.

Hoofdstuk 13. Optie: Gantt Projectweergave

Met SuiteCRM Expert wordt de module Projecten meegeleverd. Projecten is een geavanceerde projectmanagement module. Deze is nu nog in ontwikkeling en alleen beschikbaar voor enkele van onze klanten die hiermee proefdraaien. Voor Gantt Projecten is alleen de originele Engelstalige handleiding hier beschikbaar.

Hoofdstuk 14. Optie: SuiteCRM lokale back-up

Als je bij ECM2 SuiteCRM Back-up afneemt, zetten wij elke even dag een nieuwe back-up klaar op een afgeschermde plaats, met daarin de relevante database-gegevens en de opgeslagen documenten en e-mail bijlagen.
We maken daarvoor gebruik van onze andere dienst: NLCloudOpslag.
De back-ups worden automatisch gedownload naar jouw PC zodra die beschikbaar is. Je hoeft je dus geen zorgen te maken over technische zaken of het downloaden van back-ups: na eenmalig instellen gebeurt dat allemaal automatisch.

Hoofdstuk 15. Overige Modules: Mail Merge Reports

De modules in dit gedeelte van de handleiding vallen niet onder een van de ECM2 SuiteCRM standaardpakketten. Wij hebben hier echter wel de nodige ervaring mee.
Met de 'Mail Merge Reports' module is het mogelijk om .docx (Microsoft Word), .odt (OpenOffice, LibreOffice) en .pdf-bestanden te genereren waarin informatie uit SuiteCRM records vooraf is ingevuld. Op deze manier kan je eenmalig een standaard document in Mail merge invoeren met bijvoorbeeld jouw huisstijl en een tekst, waarvan je vervolgens snel gepersonaliseerde versies kunt creëren voor één of meerdere records uit SuiteCRM. Voor de Mail Merge Reports module is er een originele Engelstalige handleiding beschikbaar.

15.1. Sjabloon creëren

Mail Merge werkt op basis van codes die je genereert. In een teksteditor als Word of LibreOffice Writer plak je deze codes in een document. Vervolgens upload je dat document naar Mail Merge. Hierna kan je in de downloads ingevulde waardes op de plaats van de code zien staan.
  1. Ga in de modulebalk naar Mail Merge Reports > Beschikbare variabelen lijst & Genereer basis sjabloon.
  2. Selecteer de module waarvoor je het document wilt genereren. Een persoonlijke brief is gebaseerd op 'Personen', een offerte op 'Offertes'. In dit voorbeeld gaan we uit van 'Personen'.
  3. Je ziet nu alle velden van de module 'Personen'. Als je een veld aan vinkt wordt er in het volgende stadium een code gegenereerd voor dat veld. Verder naar onderen zie je alle modules die aan de module Personen gerelateerd zijn. Ook deze kan je gebruiken bij het genereren van codes .
  4. Kies onderaan de pagina een document naam voor het sjabloon, een bestandsformaat en een taal. Klik op genereer, en download het gegenereerde document door op de bestandsnaam te klikken.
    • Het bestandsformaat bepaalt of jij een Word, PDF of OpenOffice sjabloon aanmaakt.
    • Met de taal bepaalt je de instellingen voor de weergave van datum, nummers en andere waardes in het sjabloon. Een Nederlandse datum is bijvoorbeeld dd-mm-jjjj, een Anglo-Amerikaanse datum is mm/dd/jjjj.
  5. Als je het document opent zie je het onderstaande of iets daarop lijkt. Het volgende is belangrijk:
    • Bij (1) staat de basiscode. Deze code moet altijd vóór alle andere codes in een document staan. Deze code zal in een uiteindelijk document onzichtbaar zijn.
    • Bij (2) zie je een code die naar een variabele verwijst. Je kunt deze codes gebruiken in andere documenten, zolang de basiscode er ook instaat. Je moet de basiscode tegelijk met de variabelen genereren.
    • Het is essentieel dat de codes zonder typefouten worden overgenomen en inclusief de [blokhaken] ervoor en erna. Als een code niet werkt kan het zijn dat jouw tekstverwerker iets aan heeft gepast. Gebruik bij het aanpassen liever LibreOffice. Probeer eerst de code handmatig opnieuw in te typen.
  6. Neem de codes op de aangegeven wijze over in jouw document. Denk bij het overnemen aan de basiscode. Je kunt codes voor variabelen hergebruiken. De opmaak van de code wordt ook de opmaak van de uiteindelijke tekst.
  7. Ga nu naar Mail Merge Reports -> Bekijk Document Sjabloon:
    • Klik op de naam die je bij het bestand 4 hebt opgegeven.
    • Verwijder het oude bestand, of download het nog een keer om te bewaren.
    • Klik op 'bestand kiezen' en kies het door jouw nieuw gemaakte document.
    • Klik dan op 'Bewaar'.
    • Je ziet nu voor welke module het document is aangemaakt.

15.2. Documenten aanmaken

  1. Ga nu naar die module en kies een record waarvoor je het document wilt aanmaken.
  2. In de Overzicht lijst kan je meerdere records selecteren om meerdere documenten aan te maken.
  3. Ga naar het driehoekje naast 'Verwijder' en klik op 'Genereer Document'.
  4. Ook in de Gedetailleerd overzicht kan je een document aanmaken. Selecteer jouw document, en klik op 'Genereer Document'.
  5. Het document wordt gedownload en de variabelen zijn omgezet in de waarden van de records.
  6. Is een variabele niet omgezet? Probeer dan om opnieuw alle aanwijzingen in stap 5 op te volgen.