Handleiding SuiteCRM

De benodigde adresgegevens om SuiteCRM rechtstreeks te benaderen en die voro de mobiele app zijn uniek en heb je in je welkomstbrief gekregen. Andere gegevens die je nodig kan hebben staan hieronder.

Nadat je de dienst hebt aangevraagd ontvang je per email de inloggegevens. In dit overzicht staan het webadres, één of meerdere gebruikersnamen en wachtwoord(en) vermeld.

Ga naar jouw CRM, in een browser . Vul je loginnaam en wachtwoord in op de pagina die opent en klik op ‘Inloggen’.

Je kunt het uiterlijk van het CRM op veel plekken aanpassen naar eigen wens. De startpagina of home-pagina kan je opnieuw indelen door de Dashlets te verwijderen of toe te voegen.

Het verwijderen van bestaande Dashlets doe je door op het kruisje te klikken, deze staat rechts van de betreffende Dashlet.

Je kunt Dashlets toevoegen door:

Je kunt de indeling van jouw startpagina ook wijzigen door deze Dashlets te verslepen. Ga met je muis naar de titel van de betreffende Dashlet. De muisaanwijzer verandert in een kruis. Klik en sleep de Dashlet naar de gewenste locatie. Drop deze op de plaats waar je de gestreepte randen ziet staan. De dashlet staat nu op een andere plaats.

In de SuiteCRM - implementatie van ECM2 kan je zeer veel verschillende soorten gegevens kwijt. Je kunt onder andere de volgende typen toevoegen en koppelen aan elkaar.

Links staat de Engelse naam en rechts de Nederlandse naam van de module:

De belangrijkste modules in meer detail:

Organisaties

Gebruik deze module om je (potentiële) klanten te beheren. Je kunt informatie van andere modules koppelen aan een klant, bijvoorbeeld: adresgegevens, kansen en facturen. In Beheer > ECM2 Beheeropties kan de SuiteCRM beheerder het veld 'Staat' toevoegen (zoals voor 'Texas', of eventueel voor een provincie zoals 'Noord-Holland').

Personen

Dit zijn de contactpersonen bij een organisatie of ook wel de kansen. Gebruik deze module om de contactgegevens van jouw contactpersonen op te slaan. In jouw profiel kan je onder 'Geavanceerd' bij 'Naam formaat' instellen hoe in de module Personen namen worden weergegeven. Via Beheer > ECM2 Beheeropties kan de SuiteCRM beheerder het veld 'Staat' toevoegen (je kunt daar de naam van een provincie als 'Noord-Holland' vermelden).

Leads

Heb je contact gehad met een Persoon of Organisatie? Zie je deze daarna als een potentiële klant, dan sla je de gegevens op in deze module. Je kunt Leads, via de Bewerk knop, in één stap converteren naar kansen, personen en een organisaties. Klik eerst op de Bewerk knop en daarna in de dropdownmenu op "Lead converteren". Op de converteer pagina kan je het volgende doen; maak een nieuwe of selecteer een persoon, maak een nieuw Organisatie aan selecteer een bestaande Organisatie. Daaronder kan je aankruisen; nieuwe kans, nieuwe notitie, log telefoongesprek, vergadering plannen en maak taak. Selecteer alleen wat van toepassing is want de rest kan je ook later nog aanmaken.

Kansen

Heb je contact gehad met een Lead en ben je daarna een stap verder gekomen in het salesproces, bijvoorbeeld tijdens een offertetraject, dan sla je de gegevens op in deze module.

Offertes en Facturen

In deze modules leg je de gegevens vast van de te leveren producten en/of diensten. Je gebruikt Offertes tijdens het offertetraject. Voor klanten gebruik je Facturen. Je kunt een Offerte converteren naar een Factuur via de Bewerk knop.

De te leveren producten en/of diensten voer je in onder de module ‘Producten’. Offertes en Facturen beschikken echter ook over een vrij invoerveld voor producten en diensten.

Voor het aanmaken van een Offerte of Factuur heb je eerst een PDF-sjabloon nodig. Dat is in feite de opmaak van een Offerte of Factuur. Deze sjabloon maak je aan onder de module ‘PDF Sjabloon’.

Contracten

Leg de gegevens van opgestelde contracten vast in deze module. Je kunt hierin ook aangeven wat de status is van een contract; ondertekend of niet ondertekend.

Telefoongesprekken en Afspraken

SuiteCRM beschikt over een agenda met de naam Kalender. Via deze kalender kan je snel een afspraak of telefoongesprek invoeren. Ook kan je Telefoongesprekken vastleggen via de module Telefoongesprekken zelf. Afspraken leg je vast in de module Afspraken. Als je de bijbehorende Dashlets op jouw dashboard plaatst, word je (na inloggen) snel geattendeerd op jouw afspraken.

Je kunt een Telefoongesprek snel "Opnieuw plannen", waarmee je geplande telefoongesprekken die niet hebben plaatsgevonden snel opnieuw inplant. Dit gebeurt vanuit de detailweergave van een Telefoongesprek. Ga met de muis naar het driehoekje naast 'Acties' en klik op 'Reschedule' of 'Opnieuw plannen'. Kies een reden, en pas eventueel de datum en tijd aan waarop je opnieuw geattendeerd wilt worden op het telefoongesprek. Als je op 'Opslaan' klikt, zie je dat er in de detailweergave een nieuw paneel is gecreëerd genaamd 'Opnieuw plannen'. Hierin zie je de historie van de pogingen om dit telefoongesprek te voeren. In het beheerscherm kan je de redenen invoegen.

Notities

Gespreksnotities en afspraken met Leads, Kansen, Personen en Organisatie leg je vast in Notities. Je koppelt deze aan de eerder genoemde modules, zodat jouw collega’s deze eenvoudig kunnen terugvinden. Notities staan onder Geschiedenis vermeld bij bovenstaande modules.

Doel Lijst en Doelen

Indien je van plan bent om een mailinglijst op te stellen per brief of e-mail, dan kan je een Doellijst aanleggen met daarin de gewenste Doelen, ook wel de geadresseerden. Je kunt deze contactgegevens gebruiken in een Campagne, of in één keer exporteren en gebruiken in combinatie met externe tools.

Modules indelen

Binnen de modules kan je alle subpanelen herordenen door deze te verslepen op dezelfde wijze als de Dashlets. Klik op de grijze balk van een subpanel en sleep deze naar een andere positie.

Alle (klant)gegevens voer je in en vraag je op een vergelijkbare manier op. In deze handleiding geven we één algemeen voorbeeld door een Organisatie aan te maken.

Als je eerder gegevens hebt bijgehouden in een ander programma, zoals bijvoorbeeld Excel, dan kan je deze ook in SuiteCRM invoeren met de 'Importeer' functie, mits het programma een CSV-bestand kan exporteren. Importeren is mogelijk voor alle modules waarin gegevens worden opgeslagen. Importeren en exporteren in SuiteCRM is gebaseerd op CSV-bestanden. Deze bestanden lijken op Excel bestanden en zijn de standaard voor handmatige gegevensuitwisseling tussen databaseprogramma's zoals CRM's, website CMS, boekhoudprogramma's en allerlei andere zakelijke software. SuiteCRM biedt de gebruiker ook een speciaal bestand per module aan om importeren gemakkelijker te maken. Klik op de module waarmee je wilt gaan werken en dan in de dropdownmenu van deze module op Importeer [module naam]. Bovenin deze pagina staat de link "Download import bestand template". Klik op de "i" naast deze link voor meer informatie. Download en open deze template en lees de ingevoegde bijsluiter en volg de aangegeven stappen op om een goed import bestand te krijgen.

Lees hier hoe je uit Microsoft Outlook gegevens exporteert.

Via SuiteCRM kan je e-mail zien en versturen. Dat kan door jouw IMAP e-mail account aan SuiteCRM toe te voegen. Dat gebeurt in de module E-mails.

Neem de onderstaande stappen om jouw account toe te voegen:

De gegevens die je in SuiteCRM hebt opgeslagen wil je zo effectief mogelijk gebruiken. Één van de manieren waarop dat kan, is het versturen van een mailing via de e-mail. Met behulp van SuiteCRM verstuur je gepersonaliseerde e-mails naar je klanten en andere geïnteresseerden en houd je bij wie de mail heeft gelezen en op welke links in de mail is geklikt.

Deze functionaliteit kan je pas gebruiken nadat je eerst een account specifiek voor het versturen en ontvangen van nieuwsbrieven hebt aan gemaakt.

Nadat je het zogenaamde "bounce-account" voor de nieuwsbrief hebt ingesteld. Ga je naar ‘Campagnes’ om een Campagne aan te maken.

Nu is de Campagne in de basis aangemaakt. Waarschijnlijk moet je de Doel lijsten verder vullen. Kies voor ‘Bekijken Campagnes’ en klik op de net aangemaakte Campagne om deze te bewerken. In het overzicht zie je staan de Doelenlijst, Traceerbare URL's, Verzendlijstinstellingen, Acties, Bekijk status en Bekijk ROI. Als deze suboverzichten leeg zijn kan je op hier het juiste toevoegen via de 'Nieuw' knop of de dropdownmenu . Na het klikken op de 'Nieuw' knop krijg je een Quick formulier voor invullen. Na het klikken op de zwarte pijl naast 'Nieuw' krijg je een pop-up met optie 'selecteer' waardoor je records van de lijst kan kiezen en toevoegen.

Doel Lijst

Om een Doel Lijst bij te werken, klik je op de naam uit de lijst. Je kunt in het scherm dat opent Doelen verwijderen van de lijst (de entiteiten blijven wel gewoon in SuiteCRM staan, maar zijn niet meer gekoppeld), of juist koppelen aan deze lijst.

Om bestaande Personen te koppelen, kies in het menu onder Personen voor ‘Selecteer’. In het scherm dat open, selecteer de Personen handmatig, of stel een lijst samen met behulp van een zoekopdracht. Selecteer één of meer Personen en klik op de knop ‘Selecteer’. Doe dit voor elke Doel lijst die je hebt gekoppeld. Je kunt zo veel Doel lijst koppelen als je wilt, dus bedenk een logische en herbruikbare indeling. Indien bij een Organisatie of Persoon staat geselecteerd dat die geen e-mail wilt ontvangen, dan zal daar ook geen mail aan worden gestuurd. Dat geldt ook voor alle entiteiten in de ‘Uitsluitingen Lijst’.

Email trackers

Voeg naar wens Email trackers toe aan de nieuwsbrief door te kiezen voor ‘Nieuw’ onder ‘Tracker URL's’ bij de Campagne. Geef een duidelijke naam op en vul de link in. Bijvoorbeeld naar je Website of de bestelpagina van een product of dienst. Klik op Opslaan. De Tracker URL is nu aangemaakt, maar dient nog in de sjabloon te worden toegevoegd. Ga terug naar de juiste te sjabloon voor de campagne. Selecteer bij 'Traceerbare URL"s' eerst de juiste URL uit de dropdownmenu. Selecteer daarna met de muis in de sjabloon de juiste positie en klik dan 'Invoegen van Tracker'. De tracker aangemaakt bij de juiste Campagne onder Tracker URL's is nu aanwezig in de sjabloon. Deze is nu klaar voor gebruik.

Email Sjabloon

Een E-mail sjabloon is een belangrijk onderdeel voor de Campagne: dit is wat de ontvangers daadwerkelijk gemaild krijgen. Maak deze het liefst op met behulp van de ingebouwde Editor.

Om de inhoud van de e-mail dynamisch te maken, kies bij ‘Invoegen Variabelen’ voor de juiste module en daarna de juiste variabelen. Als je een gepersonaliseerde mail wilt versturen aan Organisaties, kies respectievelijk voor ‘Organisaties’, dan ‘Naam’ en klik daarna op ‘Invoegen’ om de variabele in de mail te zetten. Deze variabele zal door de volledige naam van de ontvanger worden vervangen.

Om Tracker URL toe te voegen, selecteer de tekst of afbeelding die als link moet dienen. Kik daarna op het icoontje dat lijkt op een ketting (met de beschrijving ‘Invoegen/bewerk link’) en vul de naam van de Tracker URL in bij ‘Link URL’ en zet daar twee accolades omheen. Bijvoorbeeld ‘{website}’ of voor een opt-out ‘{uitschrijven}’. Geef bij ‘Doel’ aan of de link in hetzelfde scherm moet openen of in een nieuw scherm bij het klikken op de link.

Verzenden en resultaten bekijken

Als je tevreden bent over jouw Doel lijsten, email tracker URL's en de email sjabloon, dan is het de tijd om de campagne als test te versturen. Ga daarvoor naar 'Campagnes' en klik op de net aangemaakte Campagne. Ga dan naar Acties of Bewerk en klik hier op. Kies in de dropdownmenu voor 'Verstuur Test'. De mail wordt dan verstuurd en je kunt het resultaat controleren door de ontvangen mail te bekijken.

Versturen gaat alleen als een campagne onder Verzendlijstinstellingen op actief, planning of compleet. Bekijk de status van de verzending door te klikken op ‘Bekijk Status’. Verwijder deze teststatistieken eventueel voor de definitieve verzending door te klikken op ‘Verwijder test verzending’.

Is alles akkoord, klik onder "Stuur E-mail en samenvatting" in de Wizard op de knop 'Stuur E-mail op de geplande tijd', bij twijfel klik in dat gedeelte eerst op de knop 'Verstuur als test'. In het Campagne-scherm kan onder de knop 'Acties' bij "Verstuur e-mails" ook de campagne in werking gezet worden. De mails worden verzonden op de eerder ingestelde verzendtijd.

Bekijk de resultaten van de mailing door te klikken op ‘View Status of Bekijk Status’. Door Kansen en Leads te koppelen aan de Campagne wordt de ROIberekend. Klik op 'Bekijk R.O.I.' om het resultaat te zien,

Met deze module leg je, tijdens de verschillende stadia van het verkoopproces, eenvoudig de te verkopen producten en/of diensten vast. Genereer offertes op basis van voorgeprogrammeerde producten of vrije invulvelden en geef deze met behulp van Sjabloon een uniforme uitstraling. Converteer deze offertes na acceptatie door de klant direct naar een contract en een factuur, waarvoor ook weer Sjabloon beschikbaar zijn.

De tools in dit scherm zijn alleen beschikbaar voor gebruikers die Beheerdersrechten hebben binnen SuiteCRM. Door deze tools pas je het uiterlijk aan van alle schermen, voeg je extra velden toe en stel je andere algemene zaken in. Andere type gebruikers kunnen dit gedeelte niet zien.

Indien je graag de kalender van SuiteCRM wilt toevoegen aan een andere kalender applicatie, dan kan dat alleen als jouw applicatie het 'iCal'-formaat ondersteunt. Enkele van die applicaties zijn: 'Calendar' van MacOS, Thunderbird (met Lightning plug-in), Google Agenda en Android en iOS gebaseerde smartphones en tablets.

Outlook ondersteunt iCal deels, maar kan foutmeldingen geven bij het toevoegen van de kalender. Herstart Outlook in dat geval en probeer het opnieuw. Na het toevoegen van de kalender ververst Outlook de kalender alleen als je handmatig op 'Verzenden / ontvangen' klikt.

We focussen in deze handleiding op de algemene werkwijze om de kalender aan een applicatie toe te voegen en geven voorbeelden voor Outlook, MacOS en iOS. De werkwijze kan anders zijn in de kalender applicatie die jij gebruikt.

Gebruik het Quickcreate-formulier om een afspraak te maken.

Maak een nieuwe Rapportage aan door te gaan naar ‘Rapportages > Voer in'. Geef als volgt een invulling aan een rapportage:

De rapportages die door de module worden gegenereerd zijn opgemaakt met CSS. Als gebruiker kan je beperkt CSS invoegen via Velden & Filters > CSS. In het pop-up scherm ka je code toevoegen. CSS is een functie voor geavanceerde gebruikers; vragen hierover vallen niet onder de standaard helpdesk-support.

De webinterface is platform onafhankelijk en heeft geen configuratie nodig.

De Apps voor Android en iPhone/iPad moeten wel worden geconfigureerd en in dit hoofdstuk leggen wij uit hoe.

De standaard versie biedt alleen toegang tot de standaard modules (oftewel: Organisaties, Personen, Leads, Kansen, Telefoongesprekken, Afspraken, Taken, Dossiers, Projecten and Projecttaken). Van die modules kan je de ingevoerde gegevens opvragen, wijzigen en toevoegen. Andere modules, ook enkele die ECM2 heeft toegevoegd (zoals Facturen, Contracten en Offertes), kan je niet benaderen. Ook zelf (via Studio) toegevoegde velden in standaard modules zijn niet beschikbaar.

De volledige versie geeft alle mogelijkheden van de standaardversie, en biedt verschillende extra's. Zo kan je alle in SuiteCRM beschikbare modules en Custom (via Studio aangemaakte) velden aanzetten en gebruiken via de mobiele app. Verder kan je ook gegevens offline opslaan, bewerken en weer synchroniseren.

Een voorbeeld: je gaat naar een conferentie en je leert daar personen kennen. Nu creëer je Leads, maar je spreekt ook enkele bekenden (module Personen). Deze verschillende soorten informatie worden ingevoerd in hun eigen modules. Eerst maak je in de Attributen-module een attribuut aan voor deze conferentie, Hierna kan dit attribuut aan al deze nieuwe informatie bij het invoeren worden toegekend. Nu kan duidelijk worden aangegeven wat de oorsprong van deze nieuwe informatie is geweest. Gebruik deze Attribuut ook in een Rapportage. Nu kan je in een overzicht zien welke gegevens bij die ene conferentie horen

Een ander voorbeeld: je hebt gegevens uit verschillende hoofdregio's, die weer zijn onderverdeeld in subregio's. Je wil per hoofdregio én per subregio brieven sturen via een op csv-gebaseerd adressenbestand. Creëer voor elke subregio een attribuut. Maak vervolgens de subregio's aan en selecteer de subregio-attributen die erbij horen. Geef in de organisatie module elke organisatie een specifiek subregio-attribuut. Maak rapportages aan, filter op basis van deze Attributen, exporteer deze als een csv en verstuur alle brieven.

Men kan attributen standaard toevoegen aan records in de Organisaties, Personen en Leads modules. Je kunt ook aan de records in andere modules deze attributen toevoegen.

Doe dat als volgt:

Als je een relatie hebt gelegd tussen Attributen en een andere module, wil je ook kunnen zoeken op dat attribuut, binnen die andere module.

Hoe::

Bij ECM2 kun je de optionele module 'Rooster' afnemen. Dit pakket bestaat uit een extra module en een aantal rapportages. Deze installeren wij voor jou in het CRM. Je kunt vervolgens tijdschrijven op Dossiers, Projecten en Projectaken, in een zogenaamde matrix-weergave. Je ziet dan in een overzicht voor de hele week, alle projecten die aan je zijn toegewezen.

We raden aan om alleen tijd te schrijven op projecttaken (en niet op projecten) en cases. Dat maakt het makkelijker om met een rapportage de gemaakte uren te tonen. Projecten kan je (optioneel) koppelen aan een Organisatie, zodat je op die manier ook voor die klant de gemaakte uren bijhoudt.

Als je veel Projecttaken aanmaakt kan de Rooster module onoverzichtelijk worden. Daarom levert ECM2 een beperkte versie van de module voor Security Groepen. Met deze module kan je gebruikers onderverdelen in groepen. Vervolgens wijs je de projecttaken toe aan verschillende groepen. Gebruikers zien nu alleen nog maar de Projecttaken van hun eigen groep. Je kunt uiteraard ook een groep per persoon aanmaken, om een Project(Taak) aan één persoon toe te wijzen.

Het aanmaken van een groep:

ECM2 levert standaard drie rapportages. Deze plaatsen wij in de Rapportage module. Je kunt deze uiteraard zelf aanpassen, maar wij raden aan alle originele rapportages te laten staan en voor een evt. aanpassing eerst een duplicaat te maken. Werk daarna verder met deze duplicaat. Voor de Rapportage module is er een originele Engelstalige handleiding beschikbaar.

Bij eventuele aanpassingen, zetten wij een nieuwe versie van de rapportage in de rapportage module met een recenter versienummer.

We gaan er voor deze rapportages vanuit dat je tijd schrijft op Projecttaken die zijn onderverdeeld in Projecten. Wil je de module anders gebruiken, dan kan je de rapportages daar zelf op aanpassen.

Let op dat wij in de toekomst nieuwe rapportages kunnen toevoegen aan het overzicht. Wij zullen deze dan markeren met een hoger versienummer: 'v2' bijvoorbeeld. We overschrijven eerdere versies niet, die kun je naar wens zelf aanpassen of verwijderen. Werk bij voorkeur met een copy en laat het origineel staan.

Hieronder beschrijven we de huidige standaard rapportages.

Mail Merge werkt op basis van codes die je genereert. In een teksteditor als Word of LibreOffice Writer plak je deze codes in een document. Vervolgens upload je dat document naar Mail Merge. Hierna kan je in de downloads ingevulde waardes op de plaats van de code zien staan.

Hoe kan je een "Quote" maken in SuiteCRM. Speciaal hiervoor heeft SuiteCRM een aparte module met de naam: "PDF sjablonen". In deze module ontwikkel en sla je alle sjablonen op. Wanneer je met deze module gaat werken krijg je als hulpmiddel een opmaakprogramma dat op "*Word*" lijkt. Dit opmaakprogramma verdeelt het scherm in vier onderdelen:

Je hebt nu zelf een sjabloon gemaakt, maar hoe gebruik je deze? Wij hebben nu gewerkt aan een sjabloon voor een offerte. In dat geval ga je naar deze module. Je opent een proef offerte en drukt op de knop “Acties”. In deze drop-down kies je voor “Opslaan als PDF”. Je krijgt dat de pop-up “Selecteer een Template aub” te zien. Kies uit de lijst jouw net aangemaakte sjabloon. Het CRM maakt de pdf aan en wordt geopend in jouw standaard pdf reader. Druk in de pop-up van de pdf reader op “Open with”. De mailmerge functie heeft zijn werking gedaan en de sjabloon is gevuld met de juiste gegevens van de offerte. Sommige andere modules hebben deze functie ook en je maakt daarvan gebruik op dezelfde manier.