Meestgestelde vragen

Op zoek naar de handleidingen?

 

Wachtwoord kwijt of wijzigen?

Ben je je wachtwoord kwijt? Dan kan je deze zelf resetten door naar het Beheerpaneel te gaan. Kies voor de optie 'Wachtwoord vergeten?' en vul daar je inlognaam in, waarna je op dat adres een e-mail met verdere instructies krijgt.

Om je wachtwoord en/of andere persoonsgegevens te wijzigen, ga je naar het Beheerpaneel. Log hier in met je gebruikelijke inlognaam en wachtwoord.

Om de afgenomen diensten te bekijken en te wijzigen, ga je als beheerder naar het Beheerpaneel. Log hier in met je gebruikelijke inlognaam en wachtwoord en je krijg toegang tot de gebruiker(s) binnen jouw organisatie.

 

Op zoek naar remote support?

Hebben we net telefonisch afgesproken om via Teamviewer support te leveren? Klik dan hier om TeamViewer te downloaden en op te starten.

 

 

Overige veelgestelde vragen

  1. Algemeen
  2. Administratie
  3. Alfresco Document Management
  4. Kopano E-mail en Agenda
  5. SuiteCRM


1. Algemeen

Je kunt altijd een mail naar ons versturen. Wij beantwoorden deze zo snel mogelijk.

info@ecm2.nl voor verkoop en overige vragen
helpdesk@ecm2.nl voor helpdeskvragen van klanten
administratie@ecm2.nl voor administratieve vragen van klanten

Telefonisch zijn wij bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 8.30 tot 18.00 op nummer 085 016 0700.
Voor al onze gegevens kijk je op de contactpagina.

Je kunt je wachtwoord resetten via het Beheerportaal.
Klik op de pagina die opent op de link onder de invulvelden, genaamd 'Wachtwoord vergeten?' en vul je gebruikersnaam in. Wij versturen dan een e-mail naar dat emailadres. Volg de instructies in die e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.
Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Voor alle diensten van ECM2 wijzig je je wachtwoord in het Beheerportaal.
Hier wijzig je ook je gegevens in het adresboek van Kopano E-mail. De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.
Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Voor Kopano E-mail wijzig je de gegevens in het adresboek via het Beheerportaal. Log daarop in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Open het adresboek in Outlook of WebApp om de wijziging te zien, of log uit WebApp en log weer in om de wijziging ook in het WebApp-scherm zelf te zien.
De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.

Door redundant uitvoeren van de hardware, het netwerk én door de geografische spreiding van de datacenters, gaan wij uit van een hoge beschikbaarheid van 99,8% per maand. In de praktijk is dat echter vaak meer dan 99,9%.

Probeer altijd als eerste een 'hard refresh' te doen door Ctrl + Shift + R in te geven. De pagina ververst dan en laadt eventuele nieuwe code. Lukt dat niet, controleer dan je internetverbinding door een andere site te bezoeken en deze te verversen (Ctrl+R (Windows) of CMD+R (Mac OS X). Wordt die site opnieuw geladen, dan kan het zijn dat er een storing is in onze dienstverlening. Wij hebben zelf een signaleringssysteem dat controleert op de beschikbaarheid van onze diensten en wij zijn de storing waarschijnlijk al aan het oplossen. Wil je graag bericht als de storing is verholpen, stuur een mail met de melding van de uitval naar helpdesk@ecm2.nl. Vermeld in de mail in ieder geval de dienst waar het om gaat en je contactgegevens. Nadat wij de storing hebben opgelost melden wij dit via email.

Let ook op dat er onderhoud gepleegd kan worden tijdens ons servicevenster op woensdagen tussen 22:30 en 0.00. Wij berichten je altijd van tevoren over dergelijke werkzaamheden per email.

De serverhardware is ondergebracht in twee datacenters: één in Haarlem en één in Amsterdam. De infrastructuur is redundant uitgevoerd. Dat betekent dat als één van beide datacenters uitvalt onbereikbaar is, er geen gegevens verloren zijn en onze diensten bereikbaar blijven. De kans dat een datacentrum uitvalt is overigens extreem klein. Beide datacenters zijn gecertificeerd groen. Dit is gerealiseerd door deze zo efficient mogelijk in te richten en de 'pue' te reduceren tot onder de 1,2. Daarnaast wordt de CO2-uitstoot volledig gecompenseerd.

Overige feiten:
-Onze databaseservers maken uitsluitend gebruik van SSD's voor een hoge performance
-Al onze server-software is open source.
-Onze diensten draaien op een zogenaamde LAMP-stack: Linux, Apache, PHP, MySQL (MariaDB).



2. Administratie

Aan het einde van de eerste contractperiode van drie maanden verlengen wij het contract elke maand met één maand, tenzij anders overeengekomen. Oftewel: het contract loopt automatisch door en is na drie maanden per maand opzegbaar.

Facturering geschiedt per drie maanden vooraf voor vrijwel alle diensten. Je krijgt een factuur waarop de gebruiksperiode duidelijk staat vermeld. Tussentijdse wijzigingen worden op de volgende factuur verrekend.

Wij hanteren een betalingstermijn van 14 dagen na de factuurdatum. De betalingsdatum staat ook op de factuur vermeld.

Wij bieden twee mogelijkheid: op factuur, of via automatische incasso. Wil je overstappen op automatische incasso, log dan in met je persoonlijke logingegevens en geef de gevraagde gegevens door of stuur een mail naar de administratie met je wens en de benodigde contact- en bankgegevens.

Voor de dienst geldt een opzegtermijn van 1 maand voor het aflopen van de contractperiode. De dienst dien je per e-mail op te zeggen. Zonder opzegging zal het contract stilzwijgend met één maand worden verlengd.

Je dient de dienst minimaal 1 kalendermaand voor het aflopen van de contractperiode op te zeggen per e-mail. Zet in de opzeggingsbrief je contactgegevens en welke dienst je wilt opzeggen en bij voorkeur de reden. Dan kunnen wij daar misschien nog wat van leren. Nadat wij de opzegging hebben ontvangen zullen wij je daarvan een bevestiging toesturen. Je kunt de opzegging e-mailen naar administratie@ecm2.nl.



3. Alfresco Document Management

In het menu Sites, zie je alleen sites die je als favoriet hebt gemarkeerd. Om een nieuwe Site in het menu te zetten, zoek je de Site op, en klik je in het menu Sites op [Sitenaam] toevoegen aan favorieten.

Indien je e-mails met jouw domein wilt versturen bij het gebruik van onze diensten, dan is het van belang om aan te geven aan de ontvanger welke servers dat mogen.Het is verstandig onderstaande uit te voeren als je bijvoorbeeld Kopano e-mail afneemt, nieuwsbrieven verstuurt via het CRM of gebruikmaakt van workflows in het DMS: die zorgen allemaal voor e-mailverkeer.

Om een hoge spamscore te voorkomen, voeg je een sogenaamde SPF-record toe aan het DNS van jouw domeinnaam. Die kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

v=spf1 a mx include:_spf.ecm2.nl ~all

Indien je al een SPF record hebt, gaat het erom dat je daar in ieder geval dit onderdeel "include:_spf.ecm2.nl" aan toevoegt. Dat zorgt ervoor dat email die vanaf jouw domein komt via onze servers verstuurd mag worden.

Wil je meer weten voordat je iets toevoegt of aanpast, neem dan contact met ons op, of kijk bij de organisatie die over de SPF-records gaat voor uitgebreide informatie over alle instellingen.

Laat bij voorkeur je DNS aanpassen door een professionele partij. Als je zelf je DNS aanpast, let dan op de Time To Live waarde (TTL) in je DNS configuratie. Noteer de huidige TTL, bijvoorbeeld 3 uur, of 10800 seconden. Wijzig deze naar 1 minuut. Wacht nu de tijd van de oude TTL (bijvoorbeeld 3 uur).

Je kunt je wachtwoord resetten via het Beheerportaal.
Klik op de pagina die opent op de link onder de invulvelden, genaamd 'Wachtwoord vergeten?' en vul je gebruikersnaam in. Wij versturen dan een e-mail naar dat emailadres. Volg de instructies in die e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.
Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Voor alle diensten van ECM2 wijzig je je wachtwoord in het Beheerportaal.
Hier wijzig je ook je gegevens in het adresboek van Kopano E-mail. De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.
Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Voor Kopano E-mail wijzig je de gegevens in het adresboek via het Beheerportaal. Log daarop in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Open het adresboek in Outlook of WebApp om de wijziging te zien, of log uit WebApp en log weer in om de wijziging ook in het WebApp-scherm zelf te zien.
De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.

Wij draaien dagelijkse back-ups en bewaren die tot drie maanden. Deze back-ups zijn bedoeld voor noodgevallen, niet voor alledaags gebruik.
In zowel Alfresco als Kopano kan je zelfstandig bestanden danwel e-mails teugzetten uit de prullenbak. Kijk daarvoor in de betreffende handleiding. Voor SuiteCRM is een dergelijke functionaliteit echter niet beschikbaar. Daarvoor kunnen wij op een ander niveau nog verwijderde gegevens terughalen. Dat geldt echter niet voor gewijzigde gegevens.
In gevallen waarbij het terugzetten van een back-up noodzakelijk is, zullen wij de tijd die we daaraan kwijt zijn doorberekenen tegen ons dan geldende uurtarief.

Ja. Wij hebben een online handleiding beschikbaar. Je kunt deze ook downloaden als PDF. Ook is er een uitgebreide, algemene online handleiding in het engels beschikbaar via de softwareleverancier, inclusief video's.

Op de schijfruimte zit geen harde limiet. Je kunt dus blijven doorwerken. Neem voor een goede afhandeling contact op met de helpdesk op om de schijfruimte te laten uitbreiden, of verwijder enkele niet-gebruikte bestanden en neem contact met ons op om de bestanden definitief te laten verwijderen.

Wij controleren de hoeveelheid gebruikte schijfruimte op regelmatige basis.

Doordat Alfresco gebruikmaakt van versiebeheer, worden alle versies van een bestand bewaard. Deze oudere versies tellen ook mee in de gebruikte schijfruimte. Je kunt de schijfruimte laten uitbreiden door contact op te nemen met de helpdesk, of door oude bestanden te verwijderen.

Als je met Windows via WebDAV (netwerkschijf) een bestand van Alfresco downloadt dat groter is dan 50MB, kun je de foutmelding krijgen: 'Fout 0x800700DF: De bestandsgrootte overschrijdt de toegestane limiet overschreden en kan niet worden opgeslagen..'of 'Kan niet kopiëren : kan niet lezen van het bronbestand of schijf'.
Op deze pagina biedt Microsoft een oplossing voor dit probleem.

Als veiligheidsmaatregel worden de bestanden niet direct verwijderd, maar in een archief geplaatst. Neem contact op met de helpdesk om de bestanden definitief te laten verwijderen.

Ja, dat is mogelijk bij het MKB-pakket. Doordat wij gebruikmaken van een open platform en wij bij het MKB-pakket elke klant op een eigen server plaatsen, is het mogelijk om maatwerk toe te passen. Neem daarvoor contact op met helpdesk@ecm2.nl.



4. SuiteCRM

Als je in SuiteCRM zoekt naar 'bedrijfswagens', wordt 'De Boer bedrijfswagens' standaard niet gevonden. Dit is om in CRM's met veel data nauwkeurig te kunnen zoeken. Om een zoekopdracht uit te breiden, plaats je een * voor de tekst. Wil je dat dit standaard zo is? Stuur dan een email naar helpdesk@ecm2.nl en vermeld daarbij je bedrijfsnaam.

Als je in een PDF template een afbeelding wil plaatsen, doe dit dan niet door deze rechtstreeks te plakken in de tekst. Hij zal dan niet worden getoond. De goede manier om een afbeelding in te voegen is om deze eerst ergens op internet te plaatsen, bijvoorbeeld op https://img.ecm2.nl/. Vervolgens kopieër en plak je de locatie van de afbeelding in 'Insert/edit image'>Image URL.

Om rapportages en workflows perfect te maken, kun je SQL queries gebruiken. Dit is een functie voor geavanceerde gebruikers, dus vragen hierover vallen niet onder de helpdesk. We kunnen wel een paar tips geven:
-Als je in een SQL query aan de veldnaam refereert, moet deze correct zijn. De correcte veldnaam zie je als je de muis boven het databasesymbool (blokje met drie streepjes) houdt.
-Lukt een query niet? Gebruik dan ${this} in plaats van de veldnaam voor het veld waarop je de query uitvoert.
-Wordt een rapportage niet gegenereerd na alleen het toevoegen van een veld? Voeg dan bij SQL de volgende query in: SELECT [veldnaam] FROM [modulenaam (voeg '_cstm' toe voor custom velden)] WHERE id_c=${this}. Bijvoorbeeld: SELECT name FROM accounts WHERE id=${this}. Of SELECT name_c FROM accounts_cstm WHERE id_c=${this}.
-Tijden worden opgeslagen in de tijdzone GMT. Wil je dit in een rapportage corrigeren, of anderzins met tijden rekenen? Gebruik dan DATE_ADD(${this}, INTERVAL [aantal in cijfers] [tijdseenheid in engels enkelvoud]). Bijvoorbeeld: DATE_ADD(${this}, INTERVAL 1 HOUR).
-Meer informatie over SQL vindt u hier: http://www.w3schools.com/sql/.

Indien je e-mails met jouw domein wilt versturen bij het gebruik van onze diensten, dan is het van belang om aan te geven aan de ontvanger welke servers dat mogen.Het is verstandig onderstaande uit te voeren als je bijvoorbeeld Kopano e-mail afneemt, nieuwsbrieven verstuurt via het CRM of gebruikmaakt van workflows in het DMS: die zorgen allemaal voor e-mailverkeer.

Om een hoge spamscore te voorkomen, voeg je een sogenaamde SPF-record toe aan het DNS van jouw domeinnaam. Die kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

v=spf1 a mx include:_spf.ecm2.nl ~all

Indien je al een SPF record hebt, gaat het erom dat je daar in ieder geval dit onderdeel "include:_spf.ecm2.nl" aan toevoegt. Dat zorgt ervoor dat email die vanaf jouw domein komt via onze servers verstuurd mag worden.

Wil je meer weten voordat je iets toevoegt of aanpast, neem dan contact met ons op, of kijk bij de organisatie die over de SPF-records gaat voor uitgebreide informatie over alle instellingen.

Laat bij voorkeur je DNS aanpassen door een professionele partij. Als je zelf je DNS aanpast, let dan op de Time To Live waarde (TTL) in je DNS configuratie. Noteer de huidige TTL, bijvoorbeeld 3 uur, of 10800 seconden. Wijzig deze naar 1 minuut. Wacht nu de tijd van de oude TTL (bijvoorbeeld 3 uur).

Zowel Kopano als SuiteCRM werken met een Outlook plugin. Veel vookomende problemen met Outlook worden veroorzaakt door andere, vaak ongebruikte plugins, of doordat Outlook een plugin inactief maakt. Om dit te verhelpden sluit u Outlook af. Klik vervolgens rechts op de Outlook snelkoppeling en op 'Voer uit als Administrator'. Ga nu in Outlook naar Bestand > Opties > Invoegtoepassingen en klik op 'Beheren'. Verwijder hier invoegtoepassingen die u niet gebruikt en maak de Kopano/SuiteCRM plugin actief.

Als u een plugin actief heeft gemaakt en Outlook dit na opnieuw opstarten ongedaan maakt, moet u het Windows register gebruiken.

Waarschuwing: het register is een belangrijk onderdeel van Windows. Volg deze handleiding exact en wijzig verder niets.
1. Sluit Outlook af, en deinstalleer de plugin vanuit Configuratiescherm>Programma's en Onderdelen.
2. Open regedit.exe door dit in het zoekveld van het startmenu te typen en op Enter te drukken.
3. Ga naar HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > 15.0 > Outlook, waarbij '15.0' staat voor Outlook 2013. Ga naar 14.0 voor Outlook 2010 en 13.0 voor Outlook 2007.
4. 4. Verwijder in Resiliency > 'DisabledItems' en 'CrashingAddinList' de items van het tpe REG_BINARY.
5. Verwijder in Outlook > Addins de items die refereren aan de betreffende plugin.
6. Sluit het register af en installeer de plugin opnieuw.

Je kunt je wachtwoord resetten via het Beheerportaal.
Klik op de pagina die opent op de link onder de invulvelden, genaamd 'Wachtwoord vergeten?' en vul je gebruikersnaam in. Wij versturen dan een e-mail naar dat emailadres. Volg de instructies in die e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.
Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Voor alle diensten van ECM2 wijzig je je wachtwoord in het Beheerportaal.
Hier wijzig je ook je gegevens in het adresboek van Kopano E-mail. De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.
Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Voor Kopano E-mail wijzig je de gegevens in het adresboek via het Beheerportaal. Log daarop in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Open het adresboek in Outlook of WebApp om de wijziging te zien, of log uit WebApp en log weer in om de wijziging ook in het WebApp-scherm zelf te zien.
De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.

Wij draaien dagelijkse back-ups en bewaren die tot drie maanden. Deze back-ups zijn bedoeld voor noodgevallen, niet voor alledaags gebruik.
In zowel Alfresco als Kopano kan je zelfstandig bestanden danwel e-mails teugzetten uit de prullenbak. Kijk daarvoor in de betreffende handleiding. Voor SuiteCRM is een dergelijke functionaliteit echter niet beschikbaar. Daarvoor kunnen wij op een ander niveau nog verwijderde gegevens terughalen. Dat geldt echter niet voor gewijzigde gegevens.
In gevallen waarbij het terugzetten van een back-up noodzakelijk is, zullen wij de tijd die we daaraan kwijt zijn doorberekenen tegen ons dan geldende uurtarief.

Wij gebruiken uitsluitend geldige en breed geaccepteerde certificaten. Bij ons CRM-aanbod kan het echter zo zijn dat wanneer u gebruikmaakt van Windows XP en Internet Explorer, de melding van een ongeldig certificaat wordt getoond. Dit is een limitering van Internet Explorer op Windows XP (en ouder). Indien u een andere browser gebruikt, bijvoorbeeld Firefox of Chrome, dan wordt de melding niet weergegeven. Nieuwere versies van Windows hebben dit probleem niet met Internet Explorer.

Ja. Wij hebben een online handleiding beschikbaar. Je kunt deze ook downloaden als PDF. Ook is er een uitgebreide, algemene online handleiding in het Engels beschikbaar van de maker.

Standaard leveren wij veel plugins mee. Andere plugins kan alleen ECM2 op verzoek installeren. Wij controleren hierbij wel op kwaliteit: een instabiele plugin of sterk verouderde plugin installeren we niet. Als je een specifieke plugin in gedachten hebt en voor je bestelling wil weten of we deze installeren, kun je een e-mail sturen aan de helpdesk.

Tenzij anders afgesproken, heeft de aanvragen administrator-toegang tot de SuiteCRM installatie. Dit staat ook vermeld in de PDF met logingegevens. Deze gebruiker krijgt toegang tot de meeste instellingen op het administrator-scherm. Enkele opties zijn niet beschikbaar omdat ze de dienstverlening kunnen verstoren.

Je kan zelf geen gebruikers aanmaken, daardoor kan je het aantal gebruikers niet ongemerkt overschrijden. Wil je meer gebruikers toegang geven, neem dan contact op met de helpdesk. Ook kan je dit aanvragen via het Beheerportaal.

Indien je de schijfruimte overschrijdt nemen wij contact met jou op om deze uit te breiden. Zie je de overschrijding zelf al aankomen, neem contact op met de helpdesk. Ook kan je dit aanvragen via het Beheerportaal.

Vanaf SuiteCRM Pro is het mogelijk om de dienst te koppelen aan je eigen domeinnaam. Geef de gewenste naam op via de bestelmodule, of neem contact op met de helpdesk op. Kies je hier niet voor, dan zal je jouw dienst kunnen bereiken onder klantnaam.crm.ecm2.nl.
Om je domeinnaam te kunnen koppelen dien je zelf ook enkele handelingen uit te (laten) voeren aan het DNS van je domeinnaam. Je krijgt daarvoor van ons de benodigde instructies.

In principe stellen wij geen limiet aan de hoeveelheid mail die onze klanten op die manier willen verzenden. Uitzonderingen daarbij zijn klanten die de dienst misbruiken om spam te versturen en/of als maildienst met (naar onze maatstaven) te hoge volumes. Wij blokkeren in dergelijke gevallen de uitgaande mail van de betreffende SuiteCRM-installatie. In Nederland is duidlijke wetgeving voor spam. Wij gaan ervan uit dat onze klanten zich hier ook aan houden. Lees op Consuwijzer meer over de geldende regels.

Je kunt de SuiteCRM agenda openen in een andere Agenda-applicatie.
1. In SuiteCRM, ga naar je eigen profiel toe door op je naam rechtsboven in het scherm te klikken.
2. Ga naar het tabblad 'Advanced'.
3. Geef onder 'Calendar Options' achter 'Publish key' een willekeurige reeks tekens op. Zie deze reeks als het wachtwoord, dus gebruik minimaal 8 verschillende letters en cijfers.
4. Klik op 'Save' om de key op te slaan en ga terug naar dit tabblad.
5. Kopieer de tekst achter 'iCal integration URL' naar het plakbord.
6. Ga naar de andere kalenderapplicatie en kies voor het toevoegen van een nieuwe agenda. Binnen kalenderapplicaties worden voor dit formaat kalender termen als 'iCal', 'Subscribe' of 'Internetkalender' gebruikt. Als URL voeg je de URL uit punt 5 in, een inlognaam en wachtwoord zijn niet nodig. Die zitten in de URL verwerkt. Geef de URL dus nooit aan iemand die geen toegang tot jouw kalender moet hebben!

Als je een nieuwsbrief verzendt vanuit de SuiteCRM module campagnes, kunnen de emails soms blijven hangen in het verzendproces. Je kunt de zien in Beheer>E-mail wachtrij. Dat emails blijven hangen, heeft te maken met een niet-bestaande of verkeerd geconfigureerde mailserver waar je naar probeert te verzenden. Je voorkomt dit door in de eerste plaats de 'datakwaliteit' van CRM hoog te houden. Dit doe je door gewijzigde gegevens altijd door te voeren in het CRM, en bij een melding van een niet-bestaand email adres dit bij de contactpersoon als 'ongeldig' aan de vinken of te verwijderen. Als er toch emails blijven hangen, los je dit als volgt op.

1. Ga naar Beheer>E-mail wachtrij
2. Heb je de nieuwsbrief verstuurd aan veel contactpersonen en staat nog maar een klein gedeelte staan in de wachtrij? Het kan zijn dat al deze emailadressen problematisch zijn en verwijderd moeten worden. Controleer dit steeksproefgewijs. Verwerk in de module Contactpersonen dat deze adressen ongeldig zijn, om de problemen een volgende keer te voorkomen!
3. Als er meer emails zijn blijven staan, kopieer dan van de bovenste email in de rij het gedeelte van het emailadres achter het @. Bijvoorbeeld: domein.com.
4. Op mxtoolbox.com/ voer je het adres in en klik je op MX lookup.
5. Als je een tabel met één of meer rijen en de koppen Pref, Hostname en TTL te zien krijgt, is er niets aan de hand. De meeste andere meldingen betekenen dat er iets mis is met de server. Verwijder deze email uit de wachtrij. Verwerk in de module Contactpersonen dat dit adres ongeldig is, om de problemen een volgende keer te voorkomen!
6. Ga zo door, tot je bij een probleemloze email komt.
7. Selecteer alle emails met 'Select 20+', klik op 'Massaal wijzigen', en zet 'In process' op 'Nee'. Klik op 'Verzend e-mails in wachtrij'. In het beste geval worden nu alle emails verzonden. Het kan ook dat je deze stap een aantal keer moet herhalen. Wil je dat wij dit probleem voor je oplossen, heb je regelmatig problemen bij het verzenden van Campagnes, of wil je een lijst emailadressen valideren? ECM2 kan hierbij helpen. Neem dan contact op met de helpdesk.



5. Kopano E-mail en Agenda

In de Kopano Webapp is geavanceerd zoeken enigszins verborgen. Je komt er door op het ^ symbool te klikken rechts van het zoekveld. Geavanceerd zoeken is alleen beschikbaar voor je eigen postvak, niet voor gedeelde postvakken.

Zowel Kopano als SuiteCRM werken met een Outlook plugin. Veel vookomende problemen met Outlook worden veroorzaakt door andere, vaak ongebruikte plugins, of doordat Outlook een plugin inactief maakt. Om dit te verhelpden sluit u Outlook af. Klik vervolgens rechts op de Outlook snelkoppeling en op 'Voer uit als Administrator'. Ga nu in Outlook naar Bestand > Opties > Invoegtoepassingen en klik op 'Beheren'. Verwijder hier invoegtoepassingen die u niet gebruikt en maak de Kopano/SuiteCRM plugin actief.

Als u een plugin actief heeft gemaakt en Outlook dit na opnieuw opstarten ongedaan maakt, moet u het Windows register gebruiken.

Waarschuwing: het register is een belangrijk onderdeel van Windows. Volg deze handleiding exact en wijzig verder niets.
1. Sluit Outlook af, en deinstalleer de plugin vanuit Configuratiescherm>Programma's en Onderdelen.
2. Open regedit.exe door dit in het zoekveld van het startmenu te typen en op Enter te drukken.
3. Ga naar HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > 15.0 > Outlook, waarbij '15.0' staat voor Outlook 2013. Ga naar 14.0 voor Outlook 2010 en 13.0 voor Outlook 2007.
4. 4. Verwijder in Resiliency > 'DisabledItems' en 'CrashingAddinList' de items van het tpe REG_BINARY.
5. Verwijder in Outlook > Addins de items die refereren aan de betreffende plugin.
6. Sluit het register af en installeer de plugin opnieuw.

Om een map te delen met een andere Kopano gebruiker, klik je rechts op de map en vervolgens op Eigenschappen.
Om een gedeelde map te openen klik je onderin de mappenlijst op 'gedeelde map openen'.
Toestemming geven voor 'verzenden als' aan een andere gebruiker, doe je in Instellingen > Voorkeuren > Gemachtigden aanpassen.
Voor een volledige uitleg kijk je hier.

Indien je e-mails met jouw domein wilt versturen bij het gebruik van onze diensten, dan is het van belang om aan te geven aan de ontvanger welke servers dat mogen.Het is verstandig onderstaande uit te voeren als je bijvoorbeeld Kopano e-mail afneemt, nieuwsbrieven verstuurt via het CRM of gebruikmaakt van workflows in het DMS: die zorgen allemaal voor e-mailverkeer.

Om een hoge spamscore te voorkomen, voeg je een sogenaamde SPF-record toe aan het DNS van jouw domeinnaam. Die kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

v=spf1 a mx include:_spf.ecm2.nl ~all

Indien je al een SPF record hebt, gaat het erom dat je daar in ieder geval dit onderdeel "include:_spf.ecm2.nl" aan toevoegt. Dat zorgt ervoor dat email die vanaf jouw domein komt via onze servers verstuurd mag worden.

Wil je meer weten voordat je iets toevoegt of aanpast, neem dan contact met ons op, of kijk bij de organisatie die over de SPF-records gaat voor uitgebreide informatie over alle instellingen.

Laat bij voorkeur je DNS aanpassen door een professionele partij. Als je zelf je DNS aanpast, let dan op de Time To Live waarde (TTL) in je DNS configuratie. Noteer de huidige TTL, bijvoorbeeld 3 uur, of 10800 seconden. Wijzig deze naar 1 minuut. Wacht nu de tijd van de oude TTL (bijvoorbeeld 3 uur).

Je kunt je wachtwoord resetten via het Beheerportaal.
Klik op de pagina die opent op de link onder de invulvelden, genaamd 'Wachtwoord vergeten?' en vul je gebruikersnaam in. Wij versturen dan een e-mail naar dat emailadres. Volg de instructies in die e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.
Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Voor alle diensten van ECM2 wijzig je je wachtwoord in het Beheerportaal.
Hier wijzig je ook je gegevens in het adresboek van Kopano E-mail. De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.
Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Voor Kopano E-mail wijzig je de gegevens in het adresboek via het Beheerportaal. Log daarop in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Open het adresboek in Outlook of WebApp om de wijziging te zien, of log uit WebApp en log weer in om de wijziging ook in het WebApp-scherm zelf te zien.
De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.

Wij draaien dagelijkse back-ups en bewaren die tot drie maanden. Deze back-ups zijn bedoeld voor noodgevallen, niet voor alledaags gebruik.
In zowel Alfresco als Kopano kan je zelfstandig bestanden danwel e-mails teugzetten uit de prullenbak. Kijk daarvoor in de betreffende handleiding. Voor SuiteCRM is een dergelijke functionaliteit echter niet beschikbaar. Daarvoor kunnen wij op een ander niveau nog verwijderde gegevens terughalen. Dat geldt echter niet voor gewijzigde gegevens.
In gevallen waarbij het terugzetten van een back-up noodzakelijk is, zullen wij de tijd die we daaraan kwijt zijn doorberekenen tegen ons dan geldende uurtarief.

Ja. Wij hebben een online handleiding beschikbaar. Je kunt deze ook downloaden als PDF . Ook is er een uitgebreide, Engelse, algemene online handleiding beschikbaar via de softwareleverancier.

Verwijderde e-mail en spam worden na 30 dagen verplaatst van de prullenbak naar 'te herstellen items' (klik voor deze map rechts op de prullenbak). Daarna heb je nog 60 dagen om het terug te zetten vanuit 'te herstellen items'.

Om de e-mail bestemd voor je domein te ontvangen ontvangt binnen je nieuwe account, volg je deze stappen:
1. Zoek op bij welk bedrijf je domeinnaam geregistreerd staat. Deze partij beheert de zogenaamde DNS records die voor de verwijzing naar onze servers zorgen.
2. Vraag deze partij om de volgende MX-records met de hoogste prioriteit toe te voegen en de andere MX-records te verwijderen (tenzij je een goede reden hebt om deze te behouden): MX 10 mx1.ecm2.nl MX 10 mx2.ecm2.nl

Optioneel:
Om de kans dat verzonden mail als spam wordt gemarkeerd te verkleinen, voeg je daarnaast ook nog een SFP-record toe. Deze geven aan vanaf welke servers mail mag worden verstuurd. Een SPF-record maak je hier aan.
Laat bij voorkeur je DNS aanpassen door een professionele partij. Als je zelf je DNS aanpast, let dan op de Time To Live waarde (TTL) in je DNS configuratie. Noteer de huidige TTL, bijvoorbeeld 3 uur, of 10800 seconden. Wijzig deze naar 1 minuut. Wacht nu de tijd van de oude TTL (bijvoorbeeld 3 uur). Als je ná deze wachttijd je MX-records wijzigt, wordt alle e-mail binnen 1 minuut op de nieuwe locatie afgeleverd. Zet na het wijzigen van de MX-record de TTL altijd weer op een lange waarde.

Om je wachtwoord (en andere persoonsgegevens) te wijzigen, ga je naar het Beheerportaal. Log hier in met je gebruikelijke inlognaam en wachtwoord.

Verwijderde items kunnen tot een maand na verwijderen nog worden teruggezet. In de WebApp klik je hiervoor rechts op de map waarin het item stond, en vervolgens op herstel. In Outlook ga je naar het Kopano tabblad, en klik je op Verwijderde items herstellen. In dit menu zijn items ook permanent te verwijderen.

Wij kunnen de basistaal van de mappen voor je wijzigen. Stuur daarvoor een mail naar onze helpdesk waarin je aangeeft voor welk account dit moet gebeuren en wat de voorkeurstaal is. Deze aanpassing gebeurt zonder verlies van gegevens.

Ga in Webmail of Outlook naar de knop Adresboek, en vervolgens naar Algemene adreslijst. Dubbelklik op je eigen naam. In het tabblad e-mailadressen zie je de aan je account gekoppelde gegevens.
Of ga naar het Beheerportaal om de gegevens in te zien, of, als je beheerder bent, aliassen toe te voegen of te verwijderen.

Waarschijnlijk heb je een benodigde functie uitgeschakeld in Firefox, waardoor je de webmail verhindert de juiste menu's te tonen. Om dit aan te passen, ga je naar Extra > Opties > Inhoud. Zorg ervoor dat 'Javascript inschakelen' aan staat. Klik daarna op 'Geavanceerd' en zorg ervoor dat 'Scripts toestaan om contactmenu's uit te schakelen of te vervangen' is ingeschakeld. Start Firefox opnieuw op en probeer nogmaals.

De maximale grootte van mails inclusief bijlagen is 25MB. Bij berichten groter dan 25MB krijgt de verzender een melding dat de mail te groot is. Verwijder in dat geval één of meerdere bijlagen en verstuur het bericht opnieuw. We raden aan grotere bestanden elders te plaatsen en een link met de email mee te sturen.

Je kan zelf geen gebruikers aanmaken, daardoor kan je het aantal gebruikers niet ongemerkt overschrijden. Wil je meer personen toegang geven tot Kopano, dan neem je contact op met de helpdesk. Je kunt een wijziging ook aanvragen via het beheerportaal.

Zodra je de limiet bijna hebt bereikt, krijg je automatisch een melding daarvan per e-mail. Afhankelijk van jouw voorkeur, kan je de schijfruimte laten uitbreiden, of een groter account nemen. Neem daarvoor contact op met de helpdesk. Ook kan je dit aanvragen via het beheerportaal.

Voor de Budget en Pro diensten gelden standaard webadressen. Deze kan je niet wijzigen. Bij een 'MKB'-pakket is het wel mogelijk om de dienst te koppelen aan je eigen domeinnaam. Neem daarvoor contact met de helpdesk op. Kies je hier niet voor, dan zal je jouw dienst kunnen bereiken onder mail.ecm2.nl
Om jouw domeinnaam te kunnen koppelen dien je zelf ook enkele handelingen uit te (laten) voeren aan het DNS van je domeinnaam. Je krijgt daarvoor van ons de benodigde instructies. Voor de mailadressen gebruik je uiteraard wel je eigen domeinnaam. Je kunt van meer dan één domeinnaam gebruikmaken zonder extra kosten.

Wij koppelen zonder extra kosten een ongelimiteerd aantal domeinnamen aan een mailbox. Bedenkt wel van tevoren dat al die mail dan in één mailbox terechtkomt. Je kunt er dan bijvoorbeeld voor kiezen om meerdere accounts af te nemen om de mail te scheiden. Bijvoorbeeld persoonlijke mail van algemene mail die is bestemd voor info@. Dit extra account kan je dan koppelen aan het eerste account, zodat je (naar wens) alle mail in één omgeving kunt beheren.

Maak eerst de map 'Verwijderde Items' leeg. Is dat onvoldoende, klik dan rechts op het Postvak In > Herstel verwijderde items. Verwijder hier permanent zoveel items als nodig. Een andere mogelijkheid is om een groter account te nemen. Neem hiervoor contact op met de helpdesk.

1. Controleer dat je beschikt over Outlook 2013 of 2016.
2. Controleer daarna of je Kopano hebt ingesteld via ActiveSync. Installeer eventueel de Kopano Outlook Extension voor meer functionaliteit.
3. Na installatie wordt deze connector automatisch geüpdatet. Bij een goedfunctionerende computer hoeft u deze handeling daarom maar één keer uit te voeren.
4. Controleer of je geen andere connectors hebt geïnstalleerd, zoals die voor Hotmail of Gmail. is dat wel het geval, volg deze stappen:
- verwijder tijdelijk de andere connector;
- herinstalleer de juiste versie van onze Zarafa-connector;
- maak een nieuw profiel aan en configureer Outlook;
- als je nu mail kunt ontvangen, herinstalleer de andere connector(s).

Heb je problemen met het verwijderen van connectors? Lees in onze handleiding hoe je dit doet.


Staat jouw vraag er niet bij?
Kijk in de handleidingen of neem contact met ons op via e-mail of telefoon. Zie onze contactgegevens.