Ervaar je Problemen? Wij kijken met jou mee
In sommige gevallen is het handig dat wij met jou kunnen meekijken wat er op jouw scherm gebeurt. Om die support te kunnen leveren, download hieronder de ECM2 TeamViewer client. Je krijgt automatisch de juiste versie voor jouw besturingssysteem aangeboden.
Voer deze applicatie na downloaden uit en geef ons telefonisch de codes door. Daarna kunnen wij meekijken op jouw PC-scherm via een beveiligde verbinding en eventueel de besturing overnemen. Zodra je de applicatie afsluit, kunnen wij niet meer bij jouw PC.
Download en start “Remote support voor Windows, Apple Mac en Linux”
Hier vind je de handleiding van het ECM2 Beheerpaneel.
Inhoudsopgave
Opmerking
‘beheerders’
en
‘normale gebruikers’
. De beheerder kan alle accountgegevens van de organisatie beheren en een normale gebruiker alleen een deel van zijn / haar persoonlijke gegevens..
Direct na het inloggen, kom je terecht op het gebruikersdashboard. Dit geeft een overzicht van alle gebruikers en diensten binnen jouw organisatie. Op het Dashboard is er direct een verschil tussen de twee type gebruikers: Beheerders en normale gebruikers:
-
Als je een
beheerder
bent van jouw organisatie, dan zie je hier alle gebruikers staan met hun naam, e-mailadres en tot welke diensten zij toegang hebben. -
Ben je een
normale gebruiker
dan zie je alleen jezelf staan. Je hebt dan ook geen toegang tot de tabs ‘Groepen’, ‘Domeinen’ en ‘Bedrijven’.

Naast de gebruikers staat een aantal rode en/of groene vierkanten. Staat in de kolom onder een dienst een groen vierkanten met de tekst “Aan”, dan heeft die gebruiker toegang tot deze dienst. Bij een rood vierkanten met de tekst “Uit” heeft een gebruiker geen toegang tot deze dienst. Staat er een groen vierkant onder ‘Beheeraccount’, dan die de gegevens van alle gebruikers aanpassen. Staat er een rood voerkant, dan heeft die gebruiker een ‘normaal’ account en kan die alleen zichzelf aanpassen.
Opmerking
de vierkanten
die je hier ziet staan, alleen aangeven of iemand toegang heeft tot de betreffende diensten, niet welke rechten deze gebruiker heeft binnen die diensten. Die rechten bepaal je gewoonlijk binnen de dienst zelf.


Hier kan je de volgende instellingen aanpassen voor jouw CRM:
-
Je kunt een gebruiker
Beheerder
maken binnen dat CRM. Let op dat deze gebruiker dan altijd toegang heeft tot alle gegevens in het CRM en dat deze gebruiker ook aanpassingen kan doen binnen dat CRM. -
Bij ‘
Taal CRM
‘ pas je de gewenste taal aan waarin je het CRM wilt gebruikt. Wanneer je de volgende keer weer inlogt op SuiteCRM zal deze taal standaard ingesteld zijn. Is ‘Geen voorkeur’ geselecteerd, dan wordt voor de gebruiker in het CRM een standaardtaal ingesteld die geldt voor dat CRM. In de meeste gevallen is dat Nederlands.

‘Kopano’
geeft toegang tot de instellingen van de verschillende ‘mailboxen’ van het bedrijf als jij Kopano bij ECM2 afneemt. Hier kan je de volgende instellingen aanpassen voor jouw mailboxen:
-
Je kunt iemand ‘
Beheerder
‘ maken door voor ‘Aan’ te kiezen bij de dropdown “Beheeraccount”. Let op dat deze gebruiker toegang heeft tot alle mailboxen. Standaard staat deze op ‘Nee’. -
Met ‘
Verberg gebruiker
‘ kan je voorkomen dat de geselecteerde gebruiker zichtbaar is in het gemeenschappelijke adresboek in Kopano. Standaard staat deze op ‘Nee’. -
Met ‘
Gedeelde mailbox
‘ bepaal je of dit een mailbox betreft waarop je rechtstreeks mag inloggen. Als dat niet de bedoeling is (denk aan info@ of administratie@), dan zet je de optie ‘Gedeelde mailbox’ aan en is deze alleen toe te voegen als extra mailbox aan jouw account in WebApp of Outlook, mits je voldoende rechten hebt op die mailbox. Standaard staat deze op ‘Nee’. -
Wanneer je één of meer gebruikers aanvinkt bij ‘
Mag versturen namens deze gebruiker
‘ dan kunnen deze gebruikers e-mail versturen namens de geselecteerde gebruiker, dus met het bij e-mail getoonde adres als afzender. -
Bij ‘
Aliassen
‘ kan je meerdere e-mailadressen koppelen aan deze mailbox. Op al deze adressen kan deze gebruiker e-mail ontvangen. Selecteer de juiste domeinnaam en geef in het veld daarvoor een geldige waarde op voor het stuk voor het ‘@’-teken van het e-mailadres. Om de alias toe te voegen. druk op de groene knop ‘Toevoegen’. Wijzigingen worden na invoeren automatisch opgeslagen. -
Als je een e-mailadres invult bij
Uitgaande e-mails altijd BCC-en naar dit e-mail adres
, wordt alle uitgaande mail van deze mailbox standaard ook naar het opgegeven andres gestuurd. De ontvanger ziet dit adres niet in de CC staan.
Opmerking

zelf een nieuw wachtwoord te krijgen
. Ga naar de inlogpagina van het Beheerpaneel en klik op de tekst
‘Wachtwoord vergeten?’
. Op de volgende pagina vul je in het e-mail veld het e-mailadres in dat aan jouw ECM2-account is gekoppeld. Op dat e-mailadres krijg je de informatie toegestuurd om een nieuw wachtwoord te krijgen.
Opmerking
Opmerking
-
Let op dat wanneer je het wachtwoord wijzigt, dat nieuwe wachtwoord direct actief is voor alle ECM2-diensten van jouw account. Dat kan betekenen dat je op verschillende plekken gevraagd wordt het het wachtwoord opnieuw in te voeren.
-
Denk bijvoorbeeld aan de mobiele Apps en aan Outlook of andere e-mail clients op jouw apparatuur.
-
Bij bepaalde applicaties kan het wat langer duren voordat je de melding krijgt: je hebt dan nog een geldige sessie, waardoor je niet direct nogmaals hoeft in te loggen.


Via het Beheerpaneel kan je, naast het inzien van gegevens, ook gegevens van gebruikers aanpassen en gebruikers toevoegen of verwijderen. Dat geldt overigens alleen voor gebruikers met beheerrechten binnen het Beheerpaneel. Wanneer na inloggen op het Beheerpaneel bij jouw gebruiker het veld “Beheeraccount” op groen staat, of je meer gebruikers dan alleen jezelf ziet, dan beschik jij over die beheerrechten.

Houd bij het bewerken van gebruikers rekening mee dat het:
-
Het
toevoegen
van gebruikers direct effect heeft en je met het aanvragen van een gebruikersaccount een nieuw betaald account toevoegt tegen de daarbij geldende prijzen. -
Het
opheffen of verwijderen
van een gebruikersaccount op datum ‘vandaag’, deze verwijdering direct wordt doorgevoerd en zal leiden tot het verwijderen van de gegevens voo dat account. In de andere gevallen worden de gegevens op de geselecteerde datum verwijderd.
“Toevoegen”
.

Het onderdeel
“Nieuwe gebruiker”
verschijnt. Vul in dit scherm
het e-mailadres
van de nieuwe gebruiker in en controleer of
het domein
van dat e-mailadres klopt. Voer daarna
voor- en achternaam
in en klik op
“Aanmaken”
.

“Gegevens”
alle aanwezige diensten nog
rood
zijn (
uit staan
). Dubbelklik op de gebruiker om deze te bewerken.

Beheeraccount
op groen te zetten. Wees voorzicht met het toekennen van deze functionaliteit aan andere gebruikers, omdat die dan veel permissies krijgen en ook gebruikers kunnen aanmaken en wijzigen.
Rood
naar
Groen
. De juiste naam van de dienst moet ook op de knop staan, bijvoorbeeld
“Pro”
bij
“SuiteCRM”
. Houd dit met name goed in de gaten bij diensten zoals
NLCloudOpslag
en
Kopano
, waarbij je uit meerdere opties kan kiezen.

Mocht je een totale nieuwe dienst willen afnemen geef dat dan aan in een e-mail aan ons
.

veranderen van type dienst
. Bij Kopano en NLCloudOpslag kan de beheerder via de knop van die dienst besluiten om een dienst over te zetten naar een uitgebreidere of juist een beperkte variant. Wijzigingen worden na bevestiging
direct toegepast
. Houd rekening mee dat zo’n aanpassing de maandelijkse kosten ook direct aanpast.
-
Om de dienst aan te passen:
klik op de dienst en selecteer in de lijst de gewenste optie
.
waarschuwingspop-up
met het bericht dat
“Weet je zeker dat je deze gebruiker toegang wilt geven tot een ander type NLCloudOpslag? Indien je daarbij naar een hoger niveau gaat, zal dit leiden tot extra kosten. Eventuele meer- of minderkosten zullen wij op de eerstvolgende factuur verrekenen.”
“Bevestig”
mocht je zeker weten dat je het wilt aanpassen en klik altijd bij twijfel op de knop
“annuleren”
. Na die aanpassing is de tekst voor de knop van jouw dienst veranderd naar het type dienst dat je nu afneemt.

“Gegevens”
zie je alle
inactieve
en
actieve diensten
staan. Een dienst is
actief
als de knop
groen
is met de
juiste dienstnaam
. Klik op de knop van de dienst die jij wilt uitschakelen en klik op
“Uit”
(
Rood
). Je krijgt dan een paar opties in een pop-up met een
waarschuwing
, met links de
ophefdatum
.

-
Klik je direct op
“Bevestig”
, dan wordt de dienst opgeheven over
‘vandaag + 1 maand’
. Dat is gelijk aan de administratieve ophefdatum (de datum tot wanneer je nog voor deze gebruiker betaalt). -
“Meteen opheffen”
. Bij deze optie zie je links de ophefdatum verspringen naar ‘vandaag’. Daarnaast zie je de administratieve ophefdatum verschijnen, omdat die na de technische ophefdatum ligt. Die datum is niet aan te passen en is altijd minimaal
‘vandaag + 1 maand’
. Kies je daarna voor
“Bevestig”
, dan wordt de dienst direct uitgeschakeld voor deze gebruiker. -
“Datum kiezen”
. Hierbij kies je zelf een datum van opheffen. Op deze dag wordt de dienst opgeheven. Je kijrgt
de administratieve ophefdatum
te zien wanneer die voor
de technische ophefdatum
ligt.
ophefdatum aanpassen, of het opheffen van een dienst geheel annuleren
. Ga daarvoor naar de gebruiker toe en klik onder de knop van die dienst op
het potloodje
bij
“Opheffing per: datum”
.

“Opheffen annuleren”
. In het laatste geval krijg je een nieuwe pop-up
“Weet u zeker dat u de opheffing ongedaan wilt maken?”
. Bevestig dat om de annulering ongedaan te maken.

“Opheffing per: datum”
onder de knop van de dienst die je eerst wilde opzeggen. Deze knop is weer
Groen
met juiste
dienstnaam
.

eerst alle diensten
van deze gebruiker
opheffen
op de manier zoals bij paragraaf
“Opheffen van een dienst”
is beschreven. Doe je dat niet en verwijder je die gebruiker meteen dan lopen de daarbij horende contracten en kosten nog door omdat dit opzeg-proces in tweeën is gedeeld.
We gaan dit nog verbeteren
.

het witte pijltje
van de knop
“Bewerk”
naast de betreffende gebruiker.

“Verwijder”
te klikken.

Opmerking
twijfel niet op deze knop drukken
omdat in dit geval het verwijderen van dit type record niet ongedaan kan worden gemaakt.
Verdwijderen van een gebruiker is definitief
.
tab Bedrijven
kan je als beheerder kiezen voor “Schakel twee-factor authenticatie in” of “Vereis twee-factor authenticatie”.
Opmerking
Let op:
het is aan te raden om van te voren te zorgen voor goede communicatie met de gebruiker door af te spreken hoe en wanneer deze functie in gebruik genomen gaat worden. Spreek bijvoorbeeld af dat twee-factor authenticatie een eerste periode alleen wordt inschakeld, zodat de gebruikers het daarna voor zichzelf kunnen instellen. Na deze periode kan de beheerder het gebruik ervan verplicht stellen.
-
Log in op beheer.ecm2.nl.
-
Dubbelklik op je eigen naam.
-
Ga naar de sub-tab “Wachtwoorden”.
-
Zet de optie met de naam “Schakel twee-factor authenticatie in” op “Aan”.
-
Je krijgt dan een pop-up met een specifieke melding. Lees dit bericht en volg de aanwijzingen op wanner je nog niet een tweede factor app had geinstalleerd.
-
Klik op “Bevestig”.
-
Er wordt een code in de vorm van een Quick Respons of QR-code gegenereerd. Dat is een code in de vorm van een specifieke grafische afbeelding die informatie bevat.
-
Pak nu jouw mobiele telefoon en open jouw tweede factor app en klik op de knop om de QR-code te scannen, bij tweede factor app “andOTP” is dat de knop QR-code scannen.
-
Houd de camera recht voor de QR-code. Het programma zal bij een scherp beeld meteen de QR-code scannen en slaat deze apart op. Deze code is alleen geschikt om in te loggen op de ECM2-omgeving.
-
Het is handig om dit bestand een onderscheidende naam te gevem via de bewerk knop rechts van deze code.
-
Klik op etiket bewerken om jouw specifieke naam toe te voegen voor snel herkennen.
-
Log zoals normaal gesproken via login.ecm2.nl in op jouw account.
-
Hierna krijg je het centrale overzichr met alle app’s.
-
Klik op jouw actieve app (kleur blauw) om deze te openen.
-
Nu opent een aparte “Second factor required” pagina. Daarop dien je jouw zescijferige code in te voeren.
-
Pak je telefoon erbij met in jouw “tweede factor app” de juiste record voor onze omgeving. Je hebt maximaal 30 seconden de tijd om deze in dat veld in te voeren. Daarna wordt er weer een nieuwe code gegenereerd en dien je die in te vullen.
-
Klik na invoeren op de bevestig knop en je gaat hierna meteen naar jouw applicatie bij ECM2.
-
Je hebt nu gebruik gemaakt van Twee-factor authenticatie
Dit is de applicatie op een computer, tablet of smartphone waarvan jij of jouw organisatie vindt dat je die kunt vertrouwen.
-
De “
applicatie
” in deze zin refereert dan vaak aan de browser op een PC die je gebruikt om mee in te loggen, of de Nextcloud applicatie op een tablet of smartphone. Elke van deze applicaties krijgt tijdens het inloggen een specifiek kenmerk, waarmee die geidentificeerd kan worden. Als je op een PC meerdere browsers gebruikt betreft dat allemaal aparte applicaties die je wel/niet kunt vertrouwen. -
Zo’n applicatie die je
vertrouwt
betreft vaak alleen jouw eigen PC/Mac of die op kantoor en natuurlijk de apparatuur die je altijd bij je hebt, zoals een tablet of smartphone..
autorisatiedoeleinden
of om
e-mails naar meerdere personen
te kunnen sturen.
“beheer.ecm2.nl”
. Elke gebruiker uit onze omgeving kan daarop inloggen met zijn inloggegevens. Beheerders mogen groepen aanmaken en instellen, standaard gebruikers kunnen dat niet. Wanneer het Beheerportaal is geopend, klik dan op de subtab “Groepen”. Hier zie je een lijst staan met al aangemaakt groepen.
-
Klik op de tab “Groepen” om een nieuwe groep toe te voegen of bestaande te wijzigen
-
Via “Toevoegen” kan jezelf een nieuwe aanmaken
-
Voer eerst een naam in voor deze groep
-
Voeg via “Lid van deze groep” de gebruikers toe die onder deze dienst moeten gaan vallen.
-
Je kan geen groepen aanmaken zonder lid.
-
Kies hierna welke dienst gekoppeld moet worden aan deze groep.
het delen van een agenda in Kopano
of
het delen van mappen in NLCloudOpslag
met collega’s van specifieke afdelingen.

Aanmaken van de groep en permissies toewijzen;
-
Maak in Kopano een groep aan en geef die een goede naam, bijvoorbeeld “Secretariaat” en koppel daar dan alle secretaresse’s aan.
-
Zet de knop “Autoristatiegroep” aan.
-
Ga naar de Kopano WebApp of DeskApp.
-
Open de gedeelde Agenda en klik daar met de rechtermuisknop op en selecteer “Eigenschappen”.
-
In de pop-up klik op “Machtigingen” en dan op “Voeg Toe”.
-
Selecteer uit het “Adresboek” de juiste Groep.
-
Bepaal bij “Profiel” wat de leden van deze groep mogen doen met deze agenda.
-
Sla de wijzigingen op.
-
Vanaf nu kunnen de medewerkers uit deze groep deze gedeelde agenda toevoegen aan hun eigen account.
Aanmaken van deze mailgroep;
-
Klik op de knop “Toevoegen”, geef een passende naam op en vink alle gebruikers aan die onder deze nieuwe groep moeten vallen.
-
Klik op de knop “Kopano” en zet deze “Aan”.
-
Klik dan op de “subtab Kopano” onder “Groepen” en voeg een e-mailadres toe voor deze groep.
-
Als je wilt kan je hierna ook “Aliassen” toevoegen voor dit e-mailadres.
-
Je kan een “Groep” ook verbergen, wat wil zeggen dat deze niet zichtbaar is in het adresboek van Kopano.
Insteling voor Behoud van afzender;
-
Verwijder de alias bij jouw gebruiker: je kunt een e-mail adres maar één keer gebruiken en we gaan die aan de groep toewijzen.
-
Klik bij Groepen op de knop “Toevoegen”, geef een passende naam op en vink alleen jezelf aan.
-
Klik op de knop “Kopano” en zet deze “Aan”.
-
Klik dan op de “subtab Kopano” onder “Groepen” en voeg de alias toe voor deze groep.
Hoe verstuur ik namens een groep;
-
Vink jezelf aan bij de Groep onder
namens de groep versturen
. -
Ga naar de Kopano WebApp, en maak een nieuwe e-mail aan.
-
Controleer in dat scherm of onder de groene verzend-knop het veld
“Afzender”
actief is. -
Als dat niet zo is doe het volgende, klik op het icoon
“Toon afzender”
(persoon in poszegel) in de menubalk om dat veld zichtbaar te maken. -
Klik dan op de knop
“Afzender”
om pop-up
“Adresboek”
zichtbaar te maken. -
Selecteer hieruit jouw groep.
-
Nu is de afzender jouw groep en zal de ontvanger dat ook gaan zien.


Opmerking
Dat kan goed bij Alfresco, maar houd rekening met het volgende;
-
Door het instellen van specifieke rollen binnen Alfresco met wat gebruikers en leden van groepen wel en niet mogen doen reguleert men toegang tot bepaalde Sites en de daarbij horende inhoud.
-
Een gebruiker of groep kan in elke Site een andere rol en dus andere rechten hebben.
-
Het is handig om met groepen te werken omdat je hierdoor snel meerdere gebruikers onder kan hangen en zo een groep snel koppelt aan een specifieke rol bij een Site.
Zo maak je jouw Site toegangelijk voor een groep;
-
Maak in het Beheerpaneel een groep aan via de knop
Toevoegen
onder de tab “Groepen”. -
Geef deze een passende naam en vink alle gebruikers aan die hier onder moeten vallen.
-
Zet onder Gegevens de knop
Alfresco
op “Aan” om deze “Groep” te gaan gebruiken voor jouw Alfresco. -
Als je deze groep hebt aangemaakt wordt deze gesynchroniseerd met de leden naar Alfresco.
-
Deze groep wordt gebruikt voor
autorisatiedoeleinden
binnen Alfresco. -
Zorg in Alfresco dat je Site manager bent, zodat je de permissies van een Site kunt aanpassen.
-
Klik op
Uitnodigen voor Site
in het Site Members gedeelte, dan op
Groepen
, dan op
Toevoegen Groepen
. -
Via
Search
kan je jouw groep op naam zoeken. Voer minimaal één karakter in om op te Zoeken. -
Klik op
Toevoegen
om een nieuwe groep toe te voegen. -
Stel
de Site rol
in voor deze groep. -
Klik op
Toevoegen Groepen
om de weergegeven Groepen te selecteren
Houd rekening met het volgende;
-
Door het instellen van specifieke rollen bij NLCloudOpslag met wat gebruikers en leden van groepen wel en niet mogen doen reguleer je de toegang tot bepaalde mappen en de daaronder vallende inhoud.
-
Dus per map en wat er onder valt koppelt je een groep, waaraan je de permissies toewijst.
-
Een gebruiker of groep kan bij elke map andere rechten hebben.
Zo stel jij dat in bij NLCloudopslag
-
In het Beheerportaal maak je een een “Groep” aan. Geef deze een passende naam en vink alle gebruikers aan die hier onder moeten vallen.
-
Zet onder “Gegevens” de knop “NLCloudopslag” op “Aan” om deze groep bruikbaar te maken voor NLCloudopslag.
-
Open “NLCloudopslag” in de browser.
-
Ga naar de map die je wilt delen en klik aan de rechterkant van het scherm op de drie zwarte horizontale puntjes.
-
klik in de pop-up op Details en kies rechts in het scherm op Delen.
-
Type onder delen in het zoekveld de naam van jouw groep en klik op de naam voor toevoegen.
-
Stel via
“Kan bewerken”
en
rechts de drie zwarte bolletjes
in wat de groep mag doen.