Handleiding Beheerpaneel
Ervaar je Problemen? Wij kijken met jou mee
In sommige gevallen is het handig dat wij met jou kunnen meekijken wat er op jouw scherm gebeurt. Om die support te kunnen leveren, download hieronder de ECM2 TeamViewer client. Je krijgt automatisch de juiste versie voor jouw besturingssysteem aangeboden.
Voer deze applicatie na downloaden uit en geef ons telefonisch de codes door. Daarna kunnen wij meekijken op jouw PC-scherm via een beveiligde verbinding en eventueel de besturing overnemen. Zodra je de applicatie afsluit, kunnen wij niet meer bij jouw PC.
Download en start “Remote support voor Windows, Apple Mac en Linux”
Hier vind je de handleiding van het ECM2 Beheerpaneel.
Inhoudsopgave
Het beheerpaneel is bedoeld om onze klanten zoveel mogelijk zelf de kans te geven om gebruikers te beheren en gegevens aan te passen. Daarmee zijn wijzigingen 24/7 mogelijk en dus kan je wijzigingen zelf doorvoeren wanneer jij dat wilt.
Opmerking
Het beheerpaneel is in ontwikkeling en wordt uitgebreid. Momenteel kan je alleen gebruikers laten verwijderen of aanmaken via de helpdesk. Houd rekening mee dat zo’n verandering kosten met zich mee brengt.
Binnen het beheerpaneel kennen wij twee types gebruiker:
‘beheerders’
en
‘normale gebruikers’
. De beheerder kan alle accountgegevens van de organisatie beheren en een normale gebruiker alleen een deel van zijn / haar persoonlijke gegevens..
‘beheerders’
en
‘normale gebruikers’
. De beheerder kan alle accountgegevens van de organisatie beheren en een normale gebruiker alleen een deel van zijn / haar persoonlijke gegevens..
Standaard is alleen de persoon die de dienst(en) bij ECM2 heeft aangevraagd ‘beheerder’, maar die rol kan ook worden overgedragen aan één of meer andere gebruikers. Dat kan je als beheerder via het beheerpaneel zelf doen. Deze rol als ‘beheerder’ staat overigens los van wie bijvoorbeeld de beheerder is in de diensten / applicaties zelf. Een beheerder kan deze beheerder die functie ook bij normale gebruikers beleggen.
Iedere gebruiker met een account kan inloggen op het beheerpaneel van ECM2. Je logt in met de gebruikelijke gegevens waarmee je ook op andere diensten van ECM2 inlogt.
Het adres van he Beheerpaneel is: https://beheer.ecm2.nl. Na het inloggen kom je terecht op het zogenaamde Dashboard.
Direct na het inloggen, kom je terecht op het gebruikersdashboard. Dit geeft een overzicht van alle gebruikers en diensten binnen jouw organisatie. Op het Dashboard is er direct een verschil tussen de twee type gebruikers: Beheerders en normale gebruikers:
-
Als je een
beheerder
bent van jouw organisatie, dan zie je hier alle gebruikers staan met hun naam, e-mailadres en tot welke diensten zij toegang hebben. -
Ben je een
normale gebruiker
dan zie je alleen jezelf staan. Je hebt dan ook geen toegang tot de tabs ‘Groepen’, ‘Domeinen’ en ‘Bedrijven’.
Naast de gebruikers staat een aantal rode en/of groene vierkanten. Staat in de kolom onder een dienst een groen vierkanten met de tekst “Aan”, dan heeft die gebruiker toegang tot deze dienst. Bij een rood vierkanten met de tekst “Uit” heeft een gebruiker geen toegang tot deze dienst. Staat er een groen vierkant onder ‘Beheeraccount’, dan die de gegevens van alle gebruikers aanpassen. Staat er een rood voerkant, dan heeft die gebruiker een ‘normaal’ account en kan die alleen zichzelf aanpassen.
Opmerking
Let op dat
de vierkanten
die je hier ziet staan, alleen aangeven of iemand toegang heeft tot de betreffende diensten, niet welke rechten deze gebruiker heeft binnen die diensten. Die rechten bepaal je gewoonlijk binnen de dienst zelf.
de vierkanten
die je hier ziet staan, alleen aangeven of iemand toegang heeft tot de betreffende diensten, niet welke rechten deze gebruiker heeft binnen die diensten. Die rechten bepaal je gewoonlijk binnen de dienst zelf.
Om de gegevens van een gebruiker te wijzigen, dubbelklik je op de naam van de gebruiker of klik je op de blauwe ‘Bewerk’ knop in de regel van de gebruiker. Je komt dan terecht op de ‘Gegevenspagina’ van deze gebruiker. Ook zie je dat in de linker balk één of meer opties verschijnen. In die linker kolom zie je altijd de tab ‘Gegevens’ staan, maar afhankelijk van de voor deze gebruiker ingeschakelde diensten zijn er ook andere opties beschikbaar. Klik op een van deze opties om naar de instelling te gaan van z’n dienst.
De eerste optie van het submenu is ‘Gegevens’. Je komt hier bij het bewerken van een gebruiker standaard als eerste op terecht. In dit menu staan de basisgegevens van de geselecteerde gebruiker. Je kunt de gegevens in de velden met een witte achtergrond aanpassen. Ben je een beheerder, dan kan je bij andere gebruikers de schakelaar voor “Beheeraccount” omzetten, waarmee je aangeeft dat die gebruiker ook andere gebruikers kan beheren.
Je kunt die schakelaar bij jezelf niet aanpassen, dat kan alleen een andere beheerder bij jou doen. Na het omzetten van een schakelaar of het wijzigen van de waarde in een veld, worden de wijzigingen automatisch opgeslagen en krijg je een pop-up te zien dat er een aanpassing heeft plaatsgevonden. Zijn er ongeldige gegevens ingevuld, dan krijg je daar een notificatie van met aanwijzingen en wordt de aanpassing niet doorgevoerd totdat je de gegevens verder juist aanpast. Hierna zie jij jouw aanpassing terug in het grafische overzicht.
De optie ‘CRM’ geeft toegang tot de instellingen die specifiek en alleen voor de dienst ‘CRM’ gelden. Klik op deze optie en je komt op de pagina voor ‘CRM’.
Hier kan je de volgende instellingen aanpassen voor jouw CRM:
-
Je kunt een gebruiker
Beheerder
maken binnen dat CRM. Let op dat deze gebruiker dan altijd toegang heeft tot alle gegevens in het CRM en dat deze gebruiker ook aanpassingen kan doen binnen dat CRM. -
Bij ‘
Taal CRM
‘ pas je de gewenste taal aan waarin je het CRM wilt gebruikt. Wanneer je de volgende keer weer inlogt op SuiteCRM zal deze taal standaard ingesteld zijn. Is ‘Geen voorkeur’ geselecteerd, dan wordt voor de gebruiker in het CRM een standaardtaal ingesteld die geldt voor dat CRM. In de meeste gevallen is dat Nederlands.
Wijzigingen worden automatisch opgeslagen na dat de gebruiker een aanpassing heeft gedaan.
De optie
‘Kopano’
geeft toegang tot de instellingen van de verschillende ‘mailboxen’ van het bedrijf als jij Kopano bij ECM2 afneemt. Hier kan je de volgende instellingen aanpassen voor jouw mailboxen:
‘Kopano’
geeft toegang tot de instellingen van de verschillende ‘mailboxen’ van het bedrijf als jij Kopano bij ECM2 afneemt. Hier kan je de volgende instellingen aanpassen voor jouw mailboxen:
-
Je kunt iemand ‘
Beheerder
‘ maken door voor ‘Aan’ te kiezen bij de dropdown “Beheeraccount”. Let op dat deze gebruiker toegang heeft tot alle mailboxen. Standaard staat deze op ‘Nee’. -
Met ‘
Verberg gebruiker
‘ kan je voorkomen dat de geselecteerde gebruiker zichtbaar is in het gemeenschappelijke adresboek in Kopano. Standaard staat deze op ‘Nee’. -
Met ‘
Gedeelde mailbox
‘ bepaal je of dit een mailbox betreft waarop je rechtstreeks mag inloggen. Als dat niet de bedoeling is (denk aan info@ of administratie@), dan zet je de optie ‘Gedeelde mailbox’ aan en is deze alleen toe te voegen als extra mailbox aan jouw account in WebApp of Outlook, mits je voldoende rechten hebt op die mailbox. Standaard staat deze op ‘Nee’. -
Wanneer je één of meer gebruikers aanvinkt bij ‘
Mag versturen namens deze gebruiker
‘ dan kunnen deze gebruikers e-mail versturen namens de geselecteerde gebruiker, dus met het bij e-mail getoonde adres als afzender. -
Bij ‘
Aliassen
‘ kan je meerdere e-mailadressen koppelen aan deze mailbox. Op al deze adressen kan deze gebruiker e-mail ontvangen. Selecteer de juiste domeinnaam en geef in het veld daarvoor een geldige waarde op voor het stuk voor het ‘@’-teken van het e-mailadres. Om de alias toe te voegen. druk op de groene knop ‘Toevoegen’. Wijzigingen worden na invoeren automatisch opgeslagen.
-
Als je een e-mailadres invult bij
Uitgaande e-mails altijd BCC-en naar dit e-mail adres
, wordt alle uitgaande mail van deze mailbox standaard ook naar het opgegeven andres gestuurd. De ontvanger ziet dit adres niet in de CC staan.
Opmerking
De domeinnamen waarop je e-mail kunt ontvangen dien je van tevoren bij ECM2 aan te gegeven. Heb je dat gedaan, dan vind je die terug in de lijst onder ‘Domeinen’ en verschijnt de domeinnaam als optie verschijnt bij het aanmaken van een alias.
Wanneer je jouw wachtwoord kwijt bent, dan is er een snelle manier om
zelf een nieuw wachtwoord te krijgen
. Ga naar de inlogpagina van het Beheerpaneel en klik op de tekst
‘Wachtwoord vergeten?’
. Op de volgende pagina vul je in het e-mail veld het e-mailadres in dat aan jouw ECM2-account is gekoppeld. Op dat e-mailadres krijg je de informatie toegestuurd om een nieuw wachtwoord te krijgen.
zelf een nieuw wachtwoord te krijgen
. Ga naar de inlogpagina van het Beheerpaneel en klik op de tekst
‘Wachtwoord vergeten?’
. Op de volgende pagina vul je in het e-mail veld het e-mailadres in dat aan jouw ECM2-account is gekoppeld. Op dat e-mailadres krijg je de informatie toegestuurd om een nieuw wachtwoord te krijgen.
Opmerking
Let op dat het wachtwoord pas wordt aangepast, nadat de stappen in de e-mail zijn doorlopen. Heb je ook geen toegang meer tot het e-mailadres dat bij ECM2 bekend is? Dan kan je aan jouw Beheerder vragen of deze inlogt op het Beheerpaneel.
Als beheerder ga je naar de betreffende gebruiker toe en kies je op de tab “Wachtwoord”. Het beste is om dan opties “Genereer een wachtwoord” te kiezen en die automatisch te laten versturen. Heeft de ontvangende partij geen toegang meer tot de betreffende mailbox, vink dan eerst de checkbox “Stuur de e-mail met het wachtwoord naar een ander e-mail adres” aan. Vul een alternatief e-mailadres in in het veld “E-mail adres” en klik dan op de groene knop “Genereer en stuur e-mail”. De nieuwe inloggegevens voor deze gebruiker gaan dan naar dat adres.
Wil je het wachtwoord veranderen van een gebruiker? Ga dan naar de tab ‘Gegevens’ van de gebruiker en klik links op de tab ‘Wachtwoord’. Je kan op twee manieren het wachtwoord wijzigen via het Beheerpaneel: Kies zelf een wachtwoord of laat een wachtwoord genereren.
Opmerking
-
Let op dat wanneer je het wachtwoord wijzigt, dat nieuwe wachtwoord direct actief is voor alle ECM2-diensten van jouw account. Dat kan betekenen dat je op verschillende plekken gevraagd wordt het het wachtwoord opnieuw in te voeren.
-
Denk bijvoorbeeld aan de mobiele Apps en aan Outlook of andere e-mail clients op jouw apparatuur.
-
Bij bepaalde applicaties kan het wat langer duren voordat je de melding krijgt: je hebt dan nog een geldige sessie, waardoor je niet direct nogmaals hoeft in te loggen.
Wanneer je zelf een sterk wachtwoord hebt kies je voor de optie “Kies zelf een wachtwoord”. Voer tweemaal dat wachtwoord in de twee wachtwoordvelden. Als het wachtwoord voldoende sterk is en je hebt tweemaal hetzelfde ingegeven, dan klik je op ‘Wijzig’ om dit wachtwoord actief te maken. Is dat niet het geval, dan krijg je een melding om opnieuw een sterk wachtwoord in te voeren.
Je kunt ook een wachtwoord laten genereren. Wanneer je op de ‘Wachtwoord’ pagina staat, kies dan voor de tab ‘Genereer wachtwoord’. Kies dan of je dit nieuwe wachtwoord naar het e-mailadres laat mailen dat hoort bij de gebruiker, of dat je kiest voor een willekeurig ander e-mailadres. Je doet dat met de schuif bij “Stuur de e-mail met het wachtwoord naar een ander e-mail adres?”. Klik daarna op ‘Genereer en stuur wachtwoord’. Er wordt een nieuw wachtwoord opgestuurd via de e-mail. Let op dat dit wachtwoord direct actief is voor deze gebruiker en het oude wachtwoord dus niet meer functioneert.
Via het Beheerpaneel kan je, naast het inzien van gegevens, ook gegevens van gebruikers aanpassen en gebruikers toevoegen of verwijderen. Dat geldt overigens alleen voor gebruikers met beheerrechten binnen het Beheerpaneel. Wanneer na inloggen op het Beheerpaneel bij jouw gebruiker het veld “Beheeraccount” op groen staat, of je meer gebruikers dan alleen jezelf ziet, dan beschik jij over die beheerrechten.
Houd bij het bewerken van gebruikers rekening mee dat het:
-
Het
toevoegen
van gebruikers direct effect heeft en je met het aanvragen van een gebruikersaccount een nieuw betaald account toevoegt tegen de daarbij geldende prijzen. -
Het
opheffen of verwijderen
van een gebruikersaccount op datum ‘vandaag’, deze verwijdering direct wordt doorgevoerd en zal leiden tot het verwijderen van de gegevens voo dat account. In de andere gevallen worden de gegevens op de geselecteerde datum verwijderd.
Klik in de overzichtslijst op de groene knop
“Toevoegen”
.
“Toevoegen”
.
Het onderdeel
“Nieuwe gebruiker”
verschijnt. Vul in dit scherm
het e-mailadres
van de nieuwe gebruiker in en controleer of
het domein
van dat e-mailadres klopt. Voer daarna
voor- en achternaam
in en klik op
“Aanmaken”
.
De nieuwe gebruiker is nu aangemaakt, maar er is nog geen dienst aan gekoppeld. Je kunt dat zien omdat bij
“Gegevens”
alle aanwezige diensten nog
rood
zijn (
uit staan
). Dubbelklik op de gebruiker om deze te bewerken.
“Gegevens”
alle aanwezige diensten nog
rood
zijn (
uit staan
). Dubbelklik op de gebruiker om deze te bewerken.
Bepaal of jouw nieuwe gebruiker ook alle gebruikers mag beheren door
Beheeraccount
op groen te zetten. Wees voorzicht met het toekennen van deze functionaliteit aan andere gebruikers, omdat die dan veel permissies krijgen en ook gebruikers kunnen aanmaken en wijzigen.
Beheeraccount
op groen te zetten. Wees voorzicht met het toekennen van deze functionaliteit aan andere gebruikers, omdat die dan veel permissies krijgen en ook gebruikers kunnen aanmaken en wijzigen.
Zet een actieve dienst aan door op de juiste knop te klikken en verander deze van
Rood
naar
Groen
. De juiste naam van de dienst moet ook op de knop staan, bijvoorbeeld
“Pro”
bij
“SuiteCRM”
. Houd dit met name goed in de gaten bij diensten zoals
NLCloudOpslag
en
Kopano
, waarbij je uit meerdere opties kan kiezen.
Rood
naar
Groen
. De juiste naam van de dienst moet ook op de knop staan, bijvoorbeeld
“Pro”
bij
“SuiteCRM”
. Houd dit met name goed in de gaten bij diensten zoals
NLCloudOpslag
en
Kopano
, waarbij je uit meerdere opties kan kiezen.
Je kan alleen diensten aanzetten die al worden afgenomen door de organisaties. De knoppen met naam van de dienst zijn dan ook selecteerbaar in jouw Beheeromgeving.
Mocht je een totale nieuwe dienst willen afnemen geef dat dan aan in een e-mail aan ons
.
Mocht je een totale nieuwe dienst willen afnemen geef dat dan aan in een e-mail aan ons
.
Het kan zijn dat je als beheerder een gebruiker wilt laten
veranderen van type dienst
. Bij Kopano en NLCloudOpslag kan de beheerder via de knop van die dienst besluiten om een dienst over te zetten naar een uitgebreidere of juist een beperkte variant. Wijzigingen worden na bevestiging
direct toegepast
. Houd rekening mee dat zo’n aanpassing de maandelijkse kosten ook direct aanpast.
veranderen van type dienst
. Bij Kopano en NLCloudOpslag kan de beheerder via de knop van die dienst besluiten om een dienst over te zetten naar een uitgebreidere of juist een beperkte variant. Wijzigingen worden na bevestiging
direct toegepast
. Houd rekening mee dat zo’n aanpassing de maandelijkse kosten ook direct aanpast.
-
Om de dienst aan te passen:
klik op de dienst en selecteer in de lijst de gewenste optie
.
Voordat jouw aanpassing actief wordt krijg je een
waarschuwingspop-up
met het bericht dat
“Weet je zeker dat je deze gebruiker toegang wilt geven tot een ander type NLCloudOpslag? Indien je daarbij naar een hoger niveau gaat, zal dit leiden tot extra kosten. Eventuele meer- of minderkosten zullen wij op de eerstvolgende factuur verrekenen.”
waarschuwingspop-up
met het bericht dat
“Weet je zeker dat je deze gebruiker toegang wilt geven tot een ander type NLCloudOpslag? Indien je daarbij naar een hoger niveau gaat, zal dit leiden tot extra kosten. Eventuele meer- of minderkosten zullen wij op de eerstvolgende factuur verrekenen.”
Klik op de knop
“Bevestig”
mocht je zeker weten dat je het wilt aanpassen en klik altijd bij twijfel op de knop
“annuleren”
. Na die aanpassing is de tekst voor de knop van jouw dienst veranderd naar het type dienst dat je nu afneemt.
“Bevestig”
mocht je zeker weten dat je het wilt aanpassen en klik altijd bij twijfel op de knop
“annuleren”
. Na die aanpassing is de tekst voor de knop van jouw dienst veranderd naar het type dienst dat je nu afneemt.
Ga naar het lijstoverzicht en klik dubbel op de juiste gebruiker. In overzicht
“Gegevens”
zie je alle
inactieve
en
actieve diensten
staan. Een dienst is
actief
als de knop
groen
is met de
juiste dienstnaam
. Klik op de knop van de dienst die jij wilt uitschakelen en klik op
“Uit”
(
Rood
). Je krijgt dan een paar opties in een pop-up met een
waarschuwing
, met links de
ophefdatum
.
“Gegevens”
zie je alle
inactieve
en
actieve diensten
staan. Een dienst is
actief
als de knop
groen
is met de
juiste dienstnaam
. Klik op de knop van de dienst die jij wilt uitschakelen en klik op
“Uit”
(
Rood
). Je krijgt dan een paar opties in een pop-up met een
waarschuwing
, met links de
ophefdatum
.
Je hebt dan een paar opties:
-
Klik je direct op
“Bevestig”
, dan wordt de dienst opgeheven over
‘vandaag + 1 maand’
. Dat is gelijk aan de administratieve ophefdatum (de datum tot wanneer je nog voor deze gebruiker betaalt).
-
“Meteen opheffen”
. Bij deze optie zie je links de ophefdatum verspringen naar ‘vandaag’. Daarnaast zie je de administratieve ophefdatum verschijnen, omdat die na de technische ophefdatum ligt. Die datum is niet aan te passen en is altijd minimaal
‘vandaag + 1 maand’
. Kies je daarna voor
“Bevestig”
, dan wordt de dienst direct uitgeschakeld voor deze gebruiker.
-
“Datum kiezen”
. Hierbij kies je zelf een datum van opheffen. Op deze dag wordt de dienst opgeheven. Je kijrgt
de administratieve ophefdatum
te zien wanneer die voor
de technische ophefdatum
ligt.
Heb je gekozen voor een ophefdatum in de toekomst en is die datum nog niet bereikt, dan kan je de
ophefdatum aanpassen, of het opheffen van een dienst geheel annuleren
. Ga daarvoor naar de gebruiker toe en klik onder de knop van die dienst op
het potloodje
bij
“Opheffing per: datum”
.
ophefdatum aanpassen, of het opheffen van een dienst geheel annuleren
. Ga daarvoor naar de gebruiker toe en klik onder de knop van die dienst op
het potloodje
bij
“Opheffing per: datum”
.
Het eerdere scherm opent weer, waarbij je voor dezelfde opties kunt kiezen en een aanvullende optie hebt:
“Opheffen annuleren”
. In het laatste geval krijg je een nieuwe pop-up
“Weet u zeker dat u de opheffing ongedaan wilt maken?”
. Bevestig dat om de annulering ongedaan te maken.
“Opheffen annuleren”
. In het laatste geval krijg je een nieuwe pop-up
“Weet u zeker dat u de opheffing ongedaan wilt maken?”
. Bevestig dat om de annulering ongedaan te maken.
Hierna verdwijnen de pop-up en de melding
“Opheffing per: datum”
onder de knop van de dienst die je eerst wilde opzeggen. Deze knop is weer
Groen
met juiste
dienstnaam
.
“Opheffing per: datum”
onder de knop van de dienst die je eerst wilde opzeggen. Deze knop is weer
Groen
met juiste
dienstnaam
.
Wanneer je een gebruiker wilt verwijderen moet je
eerst alle diensten
van deze gebruiker
opheffen
op de manier zoals bij paragraaf
“Opheffen van een dienst”
is beschreven. Doe je dat niet en verwijder je die gebruiker meteen dan lopen de daarbij horende contracten en kosten nog door omdat dit opzeg-proces in tweeën is gedeeld.
We gaan dit nog verbeteren
.
eerst alle diensten
van deze gebruiker
opheffen
op de manier zoals bij paragraaf
“Opheffen van een dienst”
is beschreven. Doe je dat niet en verwijder je die gebruiker meteen dan lopen de daarbij horende contracten en kosten nog door omdat dit opzeg-proces in tweeën is gedeeld.
We gaan dit nog verbeteren
.
Om daarna de gebruiker geheel te verwijderen, klik je in het overzicht geheel rechts op
het witte pijltje
van de knop
“Bewerk”
naast de betreffende gebruiker.
het witte pijltje
van de knop
“Bewerk”
naast de betreffende gebruiker.
Je krijgt dan de kans om de juiste record te verwijderen door op
“Verwijder”
te klikken.
“Verwijder”
te klikken.
Opmerking
Bij
twijfel niet op deze knop drukken
omdat in dit geval het verwijderen van dit type record niet ongedaan kan worden gemaakt.
Verdwijderen van een gebruiker is definitief
.
twijfel niet op deze knop drukken
omdat in dit geval het verwijderen van dit type record niet ongedaan kan worden gemaakt.
Verdwijderen van een gebruiker is definitief
.
Twee-factor authenticatie (ook wel afgekort als 2fa), biedt een extra veiligheidslaag aan voor iedereen. Op het terrein van twee-factor authenticatie bieden wij drie niveaus aan. De beheerders kan als enige binnen de omgeving bepalen óf en op welke manier twee-factor authenticatie wordt toegepast. In het beheerportaal onder
tab Bedrijven
kan je als beheerder kiezen voor “Schakel twee-factor authenticatie in” of “Vereis twee-factor authenticatie”.
tab Bedrijven
kan je als beheerder kiezen voor “Schakel twee-factor authenticatie in” of “Vereis twee-factor authenticatie”.
Opmerking
Let op:
het is aan te raden om van te voren te zorgen voor goede communicatie met de gebruiker door af te spreken hoe en wanneer deze functie in gebruik genomen gaat worden. Spreek bijvoorbeeld af dat twee-factor authenticatie een eerste periode alleen wordt inschakeld, zodat de gebruikers het daarna voor zichzelf kunnen instellen. Na deze periode kan de beheerder het gebruik ervan verplicht stellen.
Bij optie “Schakel twee-factor authenticatie in” is het gebruik van twee-factor authenticatie vrijblijvend. Staat deze aan? Dan kan een gebruiker, wanneer twee-factor authenticatie gewenst is, deze alleen voor zichzelf inschakelen in het beheerportaal bij zijn eigen account. Deze gebruiker is daarna verplicht om de tweede factor in te voeren bij het inloggen.
Wil je afdwingen dat iedereen verplicht een tweede factor instelt, dan kan dat met de optie “Vereis twee-factor authenticatie”. Als deze “Aan” staat moet iedereen gebruik maken van twee-factor authenticatie. Gebruikers moeten deze twee-factor authenticatie wel zelf nog persoonlijk inschakelen bij hun eigen account in het beheerportaal. Hierna is deze functionaliteit operationeel en kan iedereen alleen op deze manier inloggen. Heeft een gebruiker de tweede factor niet ingesteld, dan kan die niet inloggen op de applicatie(s).
Wanneer is het verstandig om voor verplicht te kiezen? Als je veel met gevoelige informatie werkt en/of on niet-persoonsgebonden apparatuur werkt, kan het een aanrader zijn om het verplicht te stellen en technisch af te dwingen dat gebruikers werken met twee-factor authenticatie. Ook is het gebruik van een tweede factor noodzakelijk als je als organisatie aan bepaalde standaarden moet voldoen, bijvoorbeeld bij NEN 7510.
Wat moet je doen om dit in te stellen? Eerst moet je een “tweede factor app” installeren op de mobiele telefoon. Deze moet “TOTP” ondersteunen (daar kan je in de app winkels op zoeken). Wij raden de volgende Apps aan: “andOTP” voor Android en “Authenticator” voor iOS, uiteraard zijn er ook ander app aanwezig maar kijk goed of je een betrouwbare gaat gebruiken. Als je deze hebt geinstalleerd ben je klaar voor onderstaande stappen.
-
Log in op beheer.ecm2.nl.
-
Dubbelklik op je eigen naam.
-
Ga naar de sub-tab “Wachtwoorden”.
-
Zet de optie met de naam “Schakel twee-factor authenticatie in” op “Aan”.
-
Je krijgt dan een pop-up met een specifieke melding. Lees dit bericht en volg de aanwijzingen op wanner je nog niet een tweede factor app had geinstalleerd.
-
Klik op “Bevestig”.
-
Er wordt een code in de vorm van een Quick Respons of QR-code gegenereerd. Dat is een code in de vorm van een specifieke grafische afbeelding die informatie bevat.
-
Pak nu jouw mobiele telefoon en open jouw tweede factor app en klik op de knop om de QR-code te scannen, bij tweede factor app “andOTP” is dat de knop QR-code scannen.
-
Houd de camera recht voor de QR-code. Het programma zal bij een scherp beeld meteen de QR-code scannen en slaat deze apart op. Deze code is alleen geschikt om in te loggen op de ECM2-omgeving.
-
Het is handig om dit bestand een onderscheidende naam te gevem via de bewerk knop rechts van deze code.
-
Klik op etiket bewerken om jouw specifieke naam toe te voegen voor snel herkennen.
-
Log zoals normaal gesproken via login.ecm2.nl in op jouw account.
-
Hierna krijg je het centrale overzichr met alle app’s.
-
Klik op jouw actieve app (kleur blauw) om deze te openen.
-
Nu opent een aparte “Second factor required” pagina. Daarop dien je jouw zescijferige code in te voeren.
-
Pak je telefoon erbij met in jouw “tweede factor app” de juiste record voor onze omgeving. Je hebt maximaal 30 seconden de tijd om deze in dat veld in te voeren. Daarna wordt er weer een nieuwe code gegenereerd en dien je die in te vullen.
-
Klik na invoeren op de bevestig knop en je gaat hierna meteen naar jouw applicatie bij ECM2.
-
Je hebt nu gebruik gemaakt van Twee-factor authenticatie
Vergeet dus niet om altijd jouw mobiele telefoon bij je te hebben om in te loggen. Wat te doen als je jouw code kwijt bent, bijvoorbeeld doordat jouw telefoon kapot is, of je de App hebt verwijder? Log zelf in op beheer.ecm2.nl en ga dan naar sub-tab “Wachtwoorden”. Schakel hier deze functionaliteit eerst uit en dan weer in. Na inschakelen zal het systeem een nieuwe QR-code aanmaken en tonen. Scan deze nieuwe code in en je hebt weer de mogelijkheid om gebruikt te maken van Twee-factor authenticatie bij ECM2.
Dit is de applicatie op een computer, tablet of smartphone waarvan jij of jouw organisatie vindt dat je die kunt vertrouwen.
-
De “
applicatie
” in deze zin refereert dan vaak aan de browser op een PC die je gebruikt om mee in te loggen, of de Nextcloud applicatie op een tablet of smartphone. Elke van deze applicaties krijgt tijdens het inloggen een specifiek kenmerk, waarmee die geidentificeerd kan worden. Als je op een PC meerdere browsers gebruikt betreft dat allemaal aparte applicaties die je wel/niet kunt vertrouwen. -
Zo’n applicatie die je
vertrouwt
betreft vaak alleen jouw eigen PC/Mac of die op kantoor en natuurlijk de apparatuur die je altijd bij je hebt, zoals een tablet of smartphone..
Omdat je na inloggen met je ECM2-account direct alle applicaties kunt openen, biedt het verplicht invullen van de code bij het openen van een nieuwe applicatie extra veiligheid. Dat is de standaardinstelling. Als je de checkbox “Trusted Device” leeg laat, moet je dus elke keer bij het openen van een applicatie via login.ecm2.nl jouw Tweede Factor code opnieuw invoeren. Heb je de applicatie al een keer geopend, wel afgesloten, maar je browser actief gehouden, dan is de code voor die applicatie nog onthouden.
Vink je tijdens het inloggen de checkbox “Trusted Device” wel aan, dan hoef je slechts eenmaal deze Tweede Factor code in te voeren en kan je daarna de andere applicaties openen zonder nogmaals een code te hoeven invoeren. Dit vergroot het gebruiksgemak, maar verlaagt de beveiliging iets enigszins. Doe dit daarom alleen op een computer of apparaat dat jij vertrouwt, vandaar ook de naam “Trusted Device”.
Je hebt een van de volgende diensten bij ons afgenomen, Alfresco, Kopano of NLCloudOpslag en je wilt daarna goed gaan regelen wie wat mag doen en zien binnen deze software. Dat kan bereikt worden door voor individuele gebruikers rechten in te stellen of door zo’n gebruiker onder een groep te plaatsen en voor deze groep alles te regelen voor jouw omgeving.
Wat is een groep? Een groep is verzameling van een zelfde type gebruiker met overeenkomende rechten. Dit is een manier om meerdere gebruikers te bundelen onder een naam en aan deze groep kermerken toe te wijzen. Als zo een kenmerkt overeenkomst met een kenmerk bij een map of Site dan kan zo groep deze pas zien en mogelijk er iets mee doen. Wat zijn rechten? Met een recht wordt bedoelt met iets wat je mag binnen een omgeving. Dus mag je iets zien, kan je iets bewerken of verwijderen. Je gebruik deze onder meer voor
autorisatiedoeleinden
of om
e-mails naar meerdere personen
te kunnen sturen.
autorisatiedoeleinden
of om
e-mails naar meerdere personen
te kunnen sturen.
Het apart per gebruiker instellen kost veel tijd en het werken met groepen vereenvoudigt en versnelt dat instelproces. Je stelt groepen in via het Beheerportaal. Dat is bereikbaar via
“beheer.ecm2.nl”
. Elke gebruiker uit onze omgeving kan daarop inloggen met zijn inloggegevens. Beheerders mogen groepen aanmaken en instellen, standaard gebruikers kunnen dat niet. Wanneer het Beheerportaal is geopend, klik dan op de subtab “Groepen”. Hier zie je een lijst staan met al aangemaakt groepen.
“beheer.ecm2.nl”
. Elke gebruiker uit onze omgeving kan daarop inloggen met zijn inloggegevens. Beheerders mogen groepen aanmaken en instellen, standaard gebruikers kunnen dat niet. Wanneer het Beheerportaal is geopend, klik dan op de subtab “Groepen”. Hier zie je een lijst staan met al aangemaakt groepen.
Hoe maak je een groep aan? De generieke instructies vind je hier direct onder; specifieke instellingen in de paragrafen daarna.
-
Klik op de tab “Groepen” om een nieuwe groep toe te voegen of bestaande te wijzigen
-
Via “Toevoegen” kan jezelf een nieuwe aanmaken
-
Voer eerst een naam in voor deze groep
-
Voeg via “Lid van deze groep” de gebruikers toe die onder deze dienst moeten gaan vallen.
-
Je kan geen groepen aanmaken zonder lid.
-
Kies hierna welke dienst gekoppeld moet worden aan deze groep.
Binnen deze diensten kan een groep gebruikt worden voor specifieke functionaliteit. Denk hierbij aan
het delen van een agenda in Kopano
of
het delen van mappen in NLCloudOpslag
met collega’s van specifieke afdelingen.
het delen van een agenda in Kopano
of
het delen van mappen in NLCloudOpslag
met collega’s van specifieke afdelingen.
Om snel groepen van medewerkers toegang te geven tot gedeelde mappen en agenda’s, is het aan te raden om te gaan werken met autorisatiegroepen. Je geeft zo’n groep permissies op een gedeelde agenda of map, waarna direct alle leden van die groep over die permissies beschikken. Dat scheelt een hoop werk bij het beheren van toegang.
Aanmaken van de groep en permissies toewijzen;
-
Maak in Kopano een groep aan en geef die een goede naam, bijvoorbeeld “Secretariaat” en koppel daar dan alle secretaresse’s aan.
-
Zet de knop “Autoristatiegroep” aan.
-
Ga naar de Kopano WebApp of DeskApp.
-
Open de gedeelde Agenda en klik daar met de rechtermuisknop op en selecteer “Eigenschappen”.
-
In de pop-up klik op “Machtigingen” en dan op “Voeg Toe”.
-
Selecteer uit het “Adresboek” de juiste Groep.
-
Bepaal bij “Profiel” wat de leden van deze groep mogen doen met deze agenda.
-
Sla de wijzigingen op.
-
Vanaf nu kunnen de medewerkers uit deze groep deze gedeelde agenda toevoegen aan hun eigen account.
Om ervoor te zorgen dat je één mail kunt sturen aan meerdere gebruikers, maak je een mailgroep aan.
Aanmaken van deze mailgroep;
-
Klik op de knop “Toevoegen”, geef een passende naam op en vink alle gebruikers aan die onder deze nieuwe groep moeten vallen.
-
Klik op de knop “Kopano” en zet deze “Aan”.
-
Klik dan op de “subtab Kopano” onder “Groepen” en voeg een e-mailadres toe voor deze groep.
-
Als je wilt kan je hierna ook “Aliassen” toevoegen voor dit e-mailadres.
-
Je kan een “Groep” ook verbergen, wat wil zeggen dat deze niet zichtbaar is in het adresboek van Kopano.
Na het aanmaken van deze groep krijgen alle gebruikers die onder deze groep horen een e-mail als je naar het adres van de mailgroep een e-mail verstuurt.
Wanneer je werkt met e-mail aliassen kan je zijn opgevallen dat bij alle e-mails in jouw inbox nooit jouw specifieke alias staat vermeld. Standaard worden de aliassen namelijk ‘herschreven’ naar het primaire adres. Als je het alias-adres graag wilt behouden, dan kan je een mailgroep (zie paragraaf hiervoor) gebruiken, met maar een lid: jij zelf.
Insteling voor Behoud van afzender;
-
Verwijder de alias bij jouw gebruiker: je kunt een e-mail adres maar één keer gebruiken en we gaan die aan de groep toewijzen.
-
Klik bij Groepen op de knop “Toevoegen”, geef een passende naam op en vink alleen jezelf aan.
-
Klik op de knop “Kopano” en zet deze “Aan”.
-
Klik dan op de “subtab Kopano” onder “Groepen” en voeg de alias toe voor deze groep.
Wil je ook nog kunnen versturen namens die alias? Dan dien je jezelf die permissies te geven.
Hoe verstuur ik namens een groep;
-
Vink jezelf aan bij de Groep onder
namens de groep versturen
. -
Ga naar de Kopano WebApp, en maak een nieuwe e-mail aan.
-
Controleer in dat scherm of onder de groene verzend-knop het veld
“Afzender”
actief is. -
Als dat niet zo is doe het volgende, klik op het icoon
“Toon afzender”
(persoon in poszegel) in de menubalk om dat veld zichtbaar te maken. -
Klik dan op de knop
“Afzender”
om pop-up
“Adresboek”
zichtbaar te maken. -
Selecteer hieruit jouw groep.
-
Nu is de afzender jouw groep en zal de ontvanger dat ook gaan zien.
Opmerking
Let op dat er een vertraging kan zitten bij het inschakelen van deze optie: bepaaldede gegevens synchroniseren periodiek van de centrale authenticatie naar Alfresco.
Je wilt werken met permissies binnen Alfresco, omdat niet iedere gebruiker alles mag doen en zien. Je wilt een Site maken voor de financiele afdeling waar alleen medewerkers toegang tot mogen krijgen die bij deze afdeling horen. Andere medewerkers hebben er niets te zoeken.
Dat kan goed bij Alfresco, maar houd rekening met het volgende;
-
Door het instellen van specifieke rollen binnen Alfresco met wat gebruikers en leden van groepen wel en niet mogen doen reguleert men toegang tot bepaalde Sites en de daarbij horende inhoud.
-
Een gebruiker of groep kan in elke Site een andere rol en dus andere rechten hebben.
-
Het is handig om met groepen te werken omdat je hierdoor snel meerdere gebruikers onder kan hangen en zo een groep snel koppelt aan een specifieke rol bij een Site.
Zo maak je jouw Site toegangelijk voor een groep;
-
Maak in het Beheerpaneel een groep aan via de knop
Toevoegen
onder de tab “Groepen”. -
Geef deze een passende naam en vink alle gebruikers aan die hier onder moeten vallen.
-
Zet onder Gegevens de knop
Alfresco
op “Aan” om deze “Groep” te gaan gebruiken voor jouw Alfresco. -
Als je deze groep hebt aangemaakt wordt deze gesynchroniseerd met de leden naar Alfresco.
-
Deze groep wordt gebruikt voor
autorisatiedoeleinden
binnen Alfresco. -
Zorg in Alfresco dat je Site manager bent, zodat je de permissies van een Site kunt aanpassen.
-
Klik op
Uitnodigen voor Site
in het Site Members gedeelte, dan op
Groepen
, dan op
Toevoegen Groepen
. -
Via
Search
kan je jouw groep op naam zoeken. Voer minimaal één karakter in om op te Zoeken. -
Klik op
Toevoegen
om een nieuwe groep toe te voegen. -
Stel
de Site rol
in voor deze groep. -
Klik op
Toevoegen Groepen
om de weergegeven Groepen te selecteren
Hierna kan iedereen die lid is van die groep de Site gebruiken met de ingestelde permissies.
Omdat je met een aantal personen in NLCloudOpslag werkt, wil je gaan werken met groepen. Dat maakt het beheer van gedeelde mappen een suk eenvoudiger en sneller.
Houd rekening met het volgende;
-
Door het instellen van specifieke rollen bij NLCloudOpslag met wat gebruikers en leden van groepen wel en niet mogen doen reguleer je de toegang tot bepaalde mappen en de daaronder vallende inhoud.
-
Dus per map en wat er onder valt koppelt je een groep, waaraan je de permissies toewijst.
-
Een gebruiker of groep kan bij elke map andere rechten hebben.
Zo stel jij dat in bij NLCloudopslag
-
In het Beheerportaal maak je een een “Groep” aan. Geef deze een passende naam en vink alle gebruikers aan die hier onder moeten vallen.
-
Zet onder “Gegevens” de knop “NLCloudopslag” op “Aan” om deze groep bruikbaar te maken voor NLCloudopslag.
-
Open “NLCloudopslag” in de browser.
-
Ga naar de map die je wilt delen en klik aan de rechterkant van het scherm op de drie zwarte horizontale puntjes.
-
klik in de pop-up op Details en kies rechts in het scherm op Delen.
-
Type onder delen in het zoekveld de naam van jouw groep en klik op de naam voor toevoegen.
-
Stel via
“Kan bewerken”
en
rechts de drie zwarte bolletjes
in wat de groep mag doen.
Je hebt nu deze groep permissies gegeven op deze map alleen en alles daaronder. Je kunt deze permissies altijd aanpassen.