Alhoewel de oplossingen voor document management  van ECM2 (gebaseerd op Alfresco) en Google documenten zeer verschillende producten zijn, worden deze toch vaak met elkaar vergeleken. Dat is begrijpelijk, maar beide producten hebben elk hun eigen doelgroep. Voor de ene organisatie zal Google documenten voldoende bieden, voor een organisatie die meer wil is Alfresco document management van ECM2 vaak een betere oplossing.

In deze paper worden de producten tegenover elkaar gezet om de verschillen (en overeenkomsten) duidelijk te maken. De vergelijkingspunten zijn gegroepeerd binnen een aantal hoofdpunten.

 

Samenwerken

ecm2 logo klein

gdocs logo klein

Samenwerkingsvorm

  • Asynchroon, serieel werken aan documenten en andere bestanden.
  • Niet mogelijk om tegelijktijdig aan documenten te werken.
  • Asynchroon en Synchroon werken aan documenten.
  • Mogelijkheid om tegelijktijdig aan documenten te werken.

Werken met bestanden

  • Geen permanente internetverbinding nodig.
  • Bestanden direct kunnen benaderen via schijfletter.
  • Bestanden kunnen benaderen via Dropbox-achtige synchronisatie.
  • Permanente internetverbinding aanbevolen.
  • Online bewerken van bestanden standaard mogelijk.
  • Bestanden alleen via browser te bewerken.

Informatie delen

  • Kennis en informatie delen via Wiki’s, discussies, datalijsten en blogs.
  • Beperkte Wiki-functionaliteit.

Informatie vinden

  • Geïntegreerde zoekmachine werkt over alle samenwerkingsomgevingen heen.
  • Doorzoekt de volledige tekst van bestanden.
  • Zoekmachine beperkt zicht tot resultaten binnen de omgeving, bijvoorbeeld mail of documenten.
  • Doorzoekt de volledige tekst van bestanden.

Samenwerken in groepen

  • Kunnen aanmaken van verschillende samenwerkingsomgevingen, bijvoorbeeld per groep, afdeling of project
  • Professioneel rechtenbeheer.
  • Zeer nauwe integratie functionaliteit per samenwerkingsomgeving.
  • Externe gebruikers toegang kunnen geven tot (bepaalde delen van) een samenwerkingsomgeving.
  • Per persoon een omgeving, niet per groep, afdeling of project.
  • Handmatig delen informatie, arbeidsintensief en complex rechtenbeheer.
  • Geen of beperkte integratie verschillende applicaties.
  • Externe gebruikers kunnen toegang krijgen, maar is arbeidsintensief en het is onduidelijk wie waartoe toegang heeft.

Updates bij bewerken bestanden

  • Professioneel versiebeheer.
  • Kunnen zien wie een bestand heeft aangepast en wanneer.
  • Bericht als een document is aangepast via mail en RSS.
  • Updates en uitnodigingen via mail.
  • Versiebeheer aanwezig, maar complex en arbeidsintensief.
  • Tot in detail kunnen zien wie wat heeft aangepast.
  • Bericht als een bestand is aangepast is beperkt mogelijk.
  • Updates en uitnodigingen (beperkt) via mail.

Bestandsondersteuning

  • Bestands agnostisch: elk bestand kan worden opgeslagen en gedeeld.
  • Bestanden worden bij het opslaan niet aangepast, de opmaak blijft behouden.
  • Beperkt tot enkele kantoorapplicatieformaten.
  • Bestanden worden aangepast tijdens het opslaan. Opmaak kan verloren gaan. Dit geldt met name voor Office-bestanden.

Bestandgrootte

  • Geen limiet aan de bestandsgrootte.
  • Mogelijkheid om meerdere bestanden en mappen tegelijk van de harde schijf te verplaatsen naar de Alfresco-omgeving.
  • Bestandsgrootte gelimiteerd, afhankelijk van soort bestand.
  • Geen mogelijkheid om meerdere bestanden en mappen tegelijk van harde schijf te verplaatsen naar de Google Docs omgeving.

Projectmanagement

  • Met behulp van workflow personen en gebruikersgroepen taken (inclusief bestanden)kunnen  toewijzen.
  • Datalijsten kunnen gebruiken voor bijvoorbeeld to-do lijsten.
  • Gedeelde agenda beschikbaar voor plannen data.
  • Geen workflow beschikbaar.
  • Persoonlijke to-do lijst via Gmail.
  • Gedeelde agenda beschikbaar voor plannen data.
     

Veiligheid

ecm2 logo klein

gdocs logo klein

Verbinding

  • Beveiligde verbinding bij inloggen en versturen en ophalen gegevens en bestanden.
  • Beveiligde verbinding bij inloggen en versturen en ophalen gegevens en bestanden..

Inhoud bestanden

  • ECM2 doorzoekt geen bestanden op inhoud.
  • De servers van ECM2 staan op Nederlands grondgebied. De Nederlandse wet is van toepassing.
  • De Nederlandse overheid is vooralsnog terughoudender dan de Amerikaanse in het binnen- of buiten de wet inzien van gegevens.
  • Google doorzoekt de bestanden op inhoud. Onduidelijk is wat zij daarmee doen.
  • Onduidelijk waar bestanden zich bevinden. Indien deze zich op het grondgebied van de VS bevinden, heeft de overheid het wettelijk recht onder de “Patriot Act” om deze te doorzoeken. Ook is gebleken dat Amerikaanse veiligheidsdiensten uitgebreide toegang hebben tot de servers van Google buiten de wet om.

Servers

  • ECM2 biedt de mogelijkheid van een aparte server per klant. De omgeving wordt in dat geval niet met andere klanten gedeeld. Dit zorgt voor een extra laag veiligheid.
  • Volledig gedeelde omgeving. Inlogproblemen kunnen leiden tot het beschikbaar komen van de informatie bij andere personen.

 

 

 

Ondersteuning

ecm2 logo klein

gdocs logo klein

Contact

  • Support en direct contact via email en telefoon.
  • Google is alleen per email bereikbaar. Reactietijden zijn onbekend.

Helpdesk

  • ECM2 levert de dienstverlening volledig beheerd.  Dat wil zeggen dat zaken als gebruikersbeheer en helpdesk telefonisch en per email worden ondersteund. Ook in het geval van andere vragen of problemen kan telefonisch contact worden opgenomen.
  • ECM2 heeft de servers in eigen beheer en kan daarom snel reageren op verzoeken.
  • Google is alleen per email bereikbaar. Reactietijden zijn onbekend.
  • Doordat het om een gedeelde omgeving gaat, zullen bij problemen veel klanten tegelijk worden getroffen. De wachttijden zullen oplopen.
  • Het beheer van de servers vindt op een andere locatie (waarschijnlijk de VS) plaats. Daardoor kan een oplossing op zich laten wachten.

Inrichten en invoeren

  • Om Alfresco effectief in te kunnen zetten dient deze te worden aangepast aan de organisatie. ECM2 heeft de kennis hiervoor en biedt deze dienstverlening aan.
  • Om Alfresco daadwerkelijk in gebruik te nemen, dienen  de gebruikers kennis te nemen van de werking. ECM2 biedt daarvoor cursussen aan.
  • Google biedt geen aanvullende dienstverlening aan, maar schakelt daar externe consultancypartijen voor in die het product zelf niet aanbieden. Bij het niet naar verwachting functioneren zullen Google en de externe partij mogelijk de verantwoordelijkheid op elkaar afschuiven.

 

 

 

Maatwerk

ecm2 logo klein

gdocs logo klein

Mogelijkheid tot maatwerk

  • Indien er een aparte server wordt gebruikt, is er de mogelijkheid voor aanpassingen, maatwerk en een eigen (data)beleid
  • De gebruikte applicatie is wat betreft functionaliteit en het uiterlijk volledig naar eigen wens aan te passen.
  • Gebruik gedeelde omgeving, maatwerk is daardoor niet mogelijk.

Mogelijkheid om zelf maatwerk toe te passen

  • Binnen Alfresco is functionaliteit aan- en uit te zetten.
  • De Dashboards van de gebruikers en de samenwerkingsomgevingen zijn volledig naar wens aan te passen.
  • Zeer beperkt maatwerk mogelijk.

 

 

 

Kosten

ecm2 logo klein

gdocs logo klein

Kosten

  • Alfresco van ECM2 kost vanaf €4,49 per gebruiker  per maand.
  • Google documenten kost vanaf €4,00 per gebruiker per maand.