Kopano van ECM2 en Google mail lijken qua functionaliteit vergelijkbare producten te zijn. Ze bieden immers beide e-mail, agenda’s, contactpersonen taken en noties aan. In de praktijk blijkt echter dat onze oplossing zich meer richt op het kunnen delen van informatie met elkaar, zogenaamde groupware, terwijl Gmail zich meer op individuele gebruikers richt. Voor bedrijven, waarin collega’s met elkaar moeten samenwerken, is Kopano van ECM2 dan ook een betere oplossing.

In deze vergelijking zetten we de diensten tegenover elkaar om de verschillen en overeenkomsten duidelijk te maken. Voor een betere leesbaarheid zijn de vergelijkingspunten gegroepeerd binnen een aantal hoofdpunten.

 

Functionaliteit

E-mail

  • E-mail wordt volledig gesynchroniseerd.
  • Je kunt e-mailmappen delen met anderen.
  • Je kunt verwijderde e-mails tot een maand na het verwijderen terughalen
  • Je kunt vragen om een afleveringsrapport.
  • Je kunt vragen om een leesbevestiging.

 

  • E-mail wordt volledig gesynchroniseerd.
  • Je kunt e-mailmappen niet met anderen delen.
  • Je kunt verwijderde e-mails niet terughalen.
  • Afleveringsrapporten worden niet ondersteund.
  • Je kunt vragen om een leesbevestiging.

 

Agenda

  • Je agenda wordt volledig gesynchroniseerd.
  • Je kunt agenda’s delen met anderen.
  • Je kunt verwijderde agenda-items tot een maand na het verwijderen terughalen.
  • Je agenda wordt volledig gesynchroniseerd.
  • Je kunt agenda’s delen met anderen.
  • Je kunt verwijderde agenda-items niet terughalen.

Contactpersonen

  • Je contactpersonen worden volledig gesynchroniseerd.
  • Je kunt contactpersonen delen met anderen.
  • Je kunt verwijderde contactpersonen tot een maand na het verwijderen terughalen.
  • Je contactpersonen worden niet gesynchroniseerd tussen webmail en Outlook.
  • Je kunt contactpersonen delen met anderen.
  • Je kunt verwijderde contactpersonen niet terughalen.

Taken

  • Je taken worden volledig gesynchroniseerd.
  • Je kunt taken delen met anderen.
  • Je kunt verwijderde taken tot een maand na het verwijderen terughalen.
  • Je taken worden niet gesynchroniseerd.
  • Je kunt taken niet delen met anderen.
  • Je kunt verwijderde taken niet terughalen.

Notities

  • Je notities worden volledig gesynchroniseerd.
  • Je kunt notities delen met anderen.
  • Je kunt notities taken tot een maand na het verwijderen terughalen.

 

  • Je notities worden gesynchroniseerd via Google Apps.
  • Je kunt notities niet via Outlook delen met anderen.
  • Je kunt verwijderde notities niet terughalen.

Webmail

  • De volledige functionaliteit van de WebApp is te gebruiken in alle moderne browsers.
  • De functionaliteit is vergelijkbaar met een volwaardige e-mail client.
  • De interface is zeer vergelijkbaar met  Outlook. Daardoor kunt u er snel mee aan het werk.
  • De volledige functionaliteit vand e webmail is te gebruiken in alle moderne browsers.
  • Er is minder functionaliteit in de webmail beschikbaar dan in een volwaardige e-mail client.
  • De interface en weergaven van de mail is anders dan gebruikelijk in mailprogramma’s. Daardoor kan het nodig zijn om je daarop aan te passen.

Outlook

  • Ondersteunt zo goed als alle functionaliteit van Outlook 2003 t/m 2013.
  • Stabiele werking met Outlook en automatische update van plug-in.
  • Ondersteunt Outlook niet.
  • Alleen e-mail beschikbaar via IMAP.

Apple Mac

  • Ondersteunt IMAP, CalDAV en CardDAV voor het synchroniseren van e-mail, agenda en contactpsronen met de Apple Mac
  • Ondersteunt IMAP, CalDAV en CardDAV voor het synchroniseren van e-mail, agenda en contactpsronen met de Apple Mac

 

 

 

Veiligheid

Verbinding

  • Beveiligde verbinding bij het versturen en ophalen van gegevens.
  • Beveiligde verbinding bij het versturen en ophalen van gegevens.

Inhoud bestanden

  • ECM2 doorzoekt geen bestanden op inhoud.
  • De servers van ECM2 staan op Nederlands grondgebied. De Nederlandse wet is van toepassing.
  • De Nederlandse overheid is vooralsnog terughoudender dan de Amerikaanse in het binnen- of buiten de wet inzien van gegevens.
  • Google doorzoekt de bestanden op inhoud. Onduidelijk is wat zij doen met deze kennis.
  • Onduidelijk waar bestanden zich bevinden. Aangezien de bestanden in handen zijn van een in de VS opererend bedrijf, heeft de overheid het wettelijk recht onder de “Patriot Act” om deze te doorzoeken. Ook is gebleken dat Amerikaanse veiligheidsdiensten uitgebreide toegang hebben tot de servers van Google buiten de wet om.

Servers

  • ECM2 kan een aparte server per klant gebruiken. De omgeving wordt dan niet met andere klanten gedeeld. Dit zorgt voor een extra beveiligingslaag.
  • Volledig gedeelde omgeving. Inlogproblemen kunnen leiden tot het beschikbaar komen van de informatie bij andere personen.

 

 

 

Ondersteuning

Contact

  • Direct contact via email en telefoon mogelijk.
  • Google is alleen per email bereikbaar. Reactietijden zijn onbekend.

Helpdesk

  • ECM2 levert de dienstverlening volledig beheerd.  Dat wil zeggen dat zaken als gebruikersbeheer en helpdesk telefonisch en per email worden ondersteund. Ook in het geval van andere vragen of problemen kan telefonisch contact worden opgenomen.
  • ECM2 heeft de servers in eigen beheer en kan daarom snel reageren op verzoeken.
  • Google is standaard alleen per email bereikbaar. Bij storingen ook per telefoon. Reactietijden zijn onbekend.
  • Doordat het om een gedeelde omgeving gaat, worden veel klanten tegelijk getroffen. De wachttijden zullen oplopen.
  • Het beheer van de servers vindt op een andere locatie (mogelijk de VS) plaats. Daardoor kan een oplossing op zich laten wachten.
  • Vaak is een derde partij nodig voor het beheer. Door deze extra schakel, kan het oplossen van problemen langer duren.

Inrichten en invoeren

  • Om een (nieuwe) applicatie effectief in te zetten dient deze te worden aangepast aan de organisatie. ECM2 heeft de kennis hiervoor en biedt deze dienstverlening aan.
  • Google biedt geen aanvullende dienstverlening aan, maar schakelt daar dure, externe consultancypartijen voor in die het product zelf niet aanbieden. Bij het niet naar verwachting functioneren zullen Google en de externe partij mogelijk de verantwoordelijkheid op elkaar afschuiven.

 

 

 

Maatwerk

Mogelijkheid tot maatwerk

  • Gebruik eigen server en omgeving, daardoor is maatwerk mogelijk.
  • De gebruikte applicatie is wat betreft functionaliteit en het uiterlijk volledig naar eigen wens aan te passen.
  • Met een server per klant is het mogelijkheid om zelf verschillende aspecten te bepalen, zoals bewaartijd van verwijderde mail, toepassen van een algemene toevoeging aan alle mail (juridische tekst of handtekening), en cetera.
  • Gebruik gedeelde omgeving, maatwerk is daardoor niet mogelijk.

Integratie met andere systemen

  • Indien je meerdere diensten van ECM2 afneemt, zijn deze met elkaar te integreren. Daardoor is er o.a. maar één gebruikersnaam en wachtwoord per persoon nodig.
  • Integratie met bestaande (niet-ECM2) systemen is mogelijk.
  • Google levert niet alle binnen het MKB benodigde dienstverlening.
  • Integratie met bestaande systemen is tot op zekere hoogte mogelijk.

 

 

 

Kosten

Kosten

  • Kopano van ECM2 kost vanaf €4,49 per gebruiker per maand, inclusief antivirus, anti-spam en beheer.
  • Beheer en helpdesk zijn inclusief. Wij zijn op werkdagen bereikbaar via e-mail en telefoon. Er is dus geen gespecialiseerde medewerker of externe partij nodig.
  • Google documenten kost vanaf €4,00 per gebruiker per maand, inclusief antivirus en anti-spam.
  • Daarnaast dienen nog kosten te worden gemaakt van het beheer. Iets dat honderden tot duizenden Euro’s per jaar kost. Afhankelijk of er een interne of externe beheerpartij wordt ingeschakeld.

 

Voor het maken van deze vergelijking is gebruikgemaakt van informatie beschikbaar op de site van Google.

 





Wat klanten zeggen over ons