Wij gebruiken SuiteCRM als basis van onze CRM-oplossing. Dit is het grootste en meestgebruikte open source CRM en is enkele jaren geleden afgesplistst van SugarCRM CE om een eigen koers te varen. Dit CRM beschikt op zichzelf al veel functies en aan deze stabiele basis hebben wij een groot aantal verbeteringen en uitbreidingen toegevoegd. Ons doel daarbij is om een zo compleet mogelijk CRM aan te bieden dat onze klanten ook echt helpt bij hun processen. Verder proberen we de kosten laag te houden, zodat dit pakket financieel bereikbaar is voor midden- en kleinbedrijf, maar ook voor ZZP'ers.

Wij blijven dit product doorontwikkelen voor al onze klanten, waarbij we de huidige prijsniveaus proberen te behouden. Op die manier willen we nu en in de toekomst een uitgebreid en competitief CRM blijven aanbieden, dat bereikbaar blijft voor grote én kleine(re) bedrijven.

Bij het ontwikkelen van onze diensten zijn flexibiliteit, betrouwbaarheid, veiligheid en performance belangrijke uitgangspunten. Wij realiseren dit door gebruik te maken van open source, enterprise class software en professionele apparatuur in een professioneel datacenter. Wij maken dagelijks een back-up van alle data en plaatsen die op een andere locatie, zodat die ook beschikbaar is bij grote calamiteiten.

1. (Verkoop)uitdagingen

In de opstartfase ken je je klanten nog bij naam. Het gaat dan vaak nog om kleine aantallen en om personen uit bestaande netwerken en er is één verkoper. Naarmate je bedrijf verder groeit, wordt het een grotere uitdaging de verschillende bedrijven, contactpersonen en contactmomenten uit elkaar te houden en om de verkopers optimaal te informeren en effectief aan het werk te zetten. Zoals je mogelijk al hebt ervaren: e-mail, Excel of een agenda zijn daar niet de juiste tools voor. Je verliest daardoor veel informatie en mogelijk omzet.

Groeit je bedrijf verder, dan neemt dit probleem verder toe in omvang. Meerdere personen zullen (deels) onafhankelijk van elkaar contact hebben met dezelfde klant. Daardoor is het onmogelijk om bij te houden wat er met klanten is afgesproken, wanneer er voor het laatst contact is opgenomen en wat de wensen van de klant zijn.

Daarnaast wil je misschien de klantgegevens beter benutten. Bijvoorbeeld door het versturen van een nieuwsbrief, het opbouwen van een dossier met afspraken en het kunnen draaien van rapportages om de voortgang en status van verkopen in de gaten te houden.

Om hierbij te helpen bieden wij een uitgebreid CRM (Customer Relationship Management) aan o.b.v. een SuiteCRM met onze eigen uitbreidingen voor geavanceerde rapportages en automatiseringen/work flows.

2. Procesverbeteringen

Waar een CRM vroeger voornamelijk werd gebruikt als 'veredelde kaartenbak', is het op orde hebben van de gegevens nu slechts het startpunt.

Een CRM gaat pas echt voor je werken als je aan de slag gaat met:

  • op basis van afspraken opslaan en koppelen van je klant(gegevens), zodat er dossiers ontstaan;
  • vastleggen van taken, statussen en andere indicatoren om overzicht te krijgen is wat er allemaal speelt;
  • rapportages om de opgeslagen gegevens op verschillende wijzen te presenteren voor nieuwe inzichten;
  • werkzaamheden te automatiseren met behulp van de workflow module;
  • het CRM daarmee als gegevensbron gebruiken voor alle processen met (klant)gegevens;
  • andere applicaties te koppelen d.m.v. de beschikbare API;
  • onderweg gegevens opvragen of aanvullen met behulp van de mobiele app;
  • aanmaken van facturen in het CRM en die rechtstreeks synchroniseren naar een boekhoudpakket;
  • e-maillijsten te (laten) samenstellen om nieuwsbrieven te versturen naar je klantenbestand.
Zoals je ziet zijn er veel mogelijkheden om processen te verbeteren door het (beter) inzetten van een CRM. Neem contact met ons op om die opties te bespreken: we hebben veel ervaring, dus wellicht kunnen we je nog verrassen met nieuwe inzichten en mogelijkheden.

3. Veiligheid

Veiligheid is bij ons van primair belang. Daarom maakt elke klant altijd gebruik van een eigen, aparte applicatie en een eigen, aparte database. Dat betekent dat de mogelijkheid op fouten kleiner is dan bij een standaard cloudapplicatie, waar de software gedeeld wordt met andere partijen. Ook biedt het mogelijkheden om toegang tot de dienst af te schermen op IP-adres of om andere aanpassingen te doen die normaal alleen zijn voorbehouden aan lokale installaties.

Daarnaast maak je altijd gebruik van een beveiligde verbinding tussen je PC en de server, waardoor het tussendoor afluisteren van gegevens zo goed als onmogelijk is. Daarbij heb je ook de keuze om een eigen domeinnaam te gebruiken, waarvoor wij dan het benodigde ssl-certificaat aanvragen en installeren.

Naast de technische beveiliging, is er binnen de applicatie ook het een en ander geregeld. Standaard heeft elke gebruiker toegang tot alle gegevens. Door gebruik te maken van rollen en/of groepen, is het mogelijk om de toegang en de mogelijkheden te bepalen per module. Daarmee kan je bijvoorbeeld een derde partij zaken laten invoeren, zonder dat die toegang heeft tot de overige gegevens in het CRM, of scheid je de taken van verkopers door elk slechts een deel van de Leads toe te wijzen.

Omdat wij de dienst beheren voor onze klanten, kan jij ervan uitgaan dat eventuele beveiligingslekken of andere problemen adequaat worden opgelost. Daarnaast draait er dagelijks een back-up die tot drie maanden bewaard blijft. Daarop kunnen we altijd teruggrijpen in het geval van per ongeluk of moedwillig verwijderde gegevens. Vond je het prettig om altijd over je eigen gegevens te kunnen beschikken? Dan bieden wij de mogelijkheid om ook zelf om de dag, automatisch een back-up ontvangen en die op een locatie naar keuze op te slaan.

4. Invoeren van CRM

CRM wordt vaak gezien als ingewikkelde software waarvan het gebruik en onderhoud veel tijd kosten, zonder dat dit het beoogde resultaat oplevert. Dat dit zo loopt komt vaak door één of meer van de volgende factoren:

  • het CRM is niet goed ingericht op de taak die het moet verrichten;
  • de gebruikers zijn niet (voldoende) getraind in het gebruik;
  • er zijn geen goede afspraken over het gebruik opgesteld en/of gecommuniceerd;
  • er zitten nog geen (relevante) gegevens in, waardoor je bij 0 begint.

Het invoeren van een CRM-pakket in een organisatie vereist aandacht en een goede aanpak. Door de grote hoeveelheid aan mogelijkheden die een CRM biedt, ervaren jouw medewerkers vaak een drempel om de informatie daadwerkelijk in de software vast te leggen en deze optimaal te gaan benutten.

Wij kunnen jou helpen bij het verlagen van deze drempel, door het pakket in te richten aan de hand van de organisatiestructuur en jouw andere wensen. Bijvoorbeeld door velden toe te voegen of de waardes te wijzigen, door de benodigde periodieke rapportages op te stellen, door de bestaande data te migreren of door handelingen te optimaliseren en automatiseren. Daardoor kan jij je focussen op de invoering binnen jouw organisatie en weet je dat de applicatie goed aansluit op jouw behoeften en die van de medewerkers.