Handleiding Mautic

In dit document vind je de handleidingen voor Mautic zoals aangeboden door ECM2.

⁠Hoofdstuk 1. Introductie en opbouw handleiding

Mautic Marketing Automation biedt vele functies voor het (automatisch) versturen van e-mails en nieuwsbrieven, het aanbieden van formulieren en traceren van de ontvangers en website bezoekers.

We hebben deze handleiding in twee delen opgesplitst:

  1. Hoofdstuk 2: globaal overzicht van de functies
  2. Hoofdstuk 3 en verder: een per activiteit uitgewerkt stappenplan

⁠Hoofdstuk 2. Overzicht van de functies

⁠2.1. Inloggen en gebruik

Of je Mautic ‘los’ afneemt, of in combinatie met SuiteCRM bij ons: wij hebben de omgeving zo opgezet dat je alleen hoeft in te loggen om aan de slag te gaan. Net zoals je dat gewend bent bij het werken met een van onze andere diensten. Mautic is ook op dezelfde manier benaderbaar: via login.ecm2.nl. Na inloggen klik je op de knop met “Mautic” daarop.
Mautic biedt jou een zeer uitgebreide web applicatie aan die je het beste gebruikt via moderne webbrowsers zoals Firefox of Google Chrome, maak in geen geval gebruik van een oude webbrowsers als Internet Explorer. Zorg ervoor dat er ook geen plug-ins of andere applicaties actief zijn die Javascript of andere elementen blokkeren of de werking verstoren.

⁠2.2. Dashboard & “widgets”

Nadat je bent ingelogd, zie je jouw op het Dashboard.
Op die pagina staan alle beheer-widgets die jou een overzicht geven van de laatste campagnes en overige werkzaamheden. Je kunt zelf deze home pagina aanpassen en diverse widgets toevoegen voor jouw specifieke informatiewinning. Widgets voeg je toe op de volgende manier.
  1. Rechts van de “Opslaan-knop” is een “zwarte pijl”, klik daarop.
  2. Pop-up “Widget toevoegen” opent.
  3. Geef dan een specifieke naam op bij “Naam”.
  4. Bij “Breedte” en “Hoogte” pas je het formaat aan van jouw widget.
  5. Bij “Type” kies je wat voor widget jij wilt gaan gebruiken, dat moet zijn; een Core, Bezit, Campagne, Email, Formulier, Persoon, Pagina, Punt, Rapportage of Fase.
Je ziet, er kan veel zichtbaar gemaakt worden, maar houd rekening mee dat er een beperkt aantal widgets gebruikt kan worden op het Dashboard en dat laden langer duurt naarmate er meer aanwezig zijn.
  1. Een widget pas je aan door rechtsboven binnen zo’n widget op de drie zwarte rondjes te klikken.
  2. Een pop-up verschijnt en klik dan op “Bewerk widget”.
  3. Deze pop-up is hetzelfde als die van “Widget toevoegen”.

⁠2.3. Kalender

Onder Kalender zie je op welke dagen welke campagnes er zijn gehouden en wat er precies is gebeurd binnen Mautic. Bijvoorbeeld welke interacties er zijn geweest met een nieuwsbrief, of welke pagina’s er zijn bezocht op een website.

⁠2.4. Personen en Organisaties

Alles draait rond Personen en Organisaties binnen Mautic. Voornamelijk naar Personen worden alle marketing e-mails voor actieve campagnes verstuurd. Er zijn twee type Contacten; bezoekers of standaard contacten. Bezoekers zijn potentiële Personen waarvan nog onvoldoende bekend is. Standaard Personen hebben zich bijvoorbeeld via een webformulier op de website aangemeld, of zijn uit SuiteCRM gesynchroniseerd, waardoor daar meer van bekend is.

⁠2.5. Organisaties

Gebruik de optie Organisaties om Personen te groeperen. Via Organisaties > Personen zie je dan hoeveel medewerkers onder een organisatie vallen.
Als je dan op de knop “Bekijk Personen x” klikt filter je bij Personen op specifiek die organisatie.
Het is mogelijk om aangepaste velden toe te voegen aan Organisaties. Je kunt deze bijvoorbeeld gebruiken om Segmenten een invulling te geven.
  1. Klik rechtsboven op het tandwiel op de Dashboard pagina.
  2. Instellingen opent en klik dan op aangepaste velden en daarna op “Nieuw”,
  3. Menu “Nieuw aangepast veld” opent en hier maak jij jouw veld aan.
  4. Vul bij Label en Alias diezelfde naam in.
  5. Bij “Object” kies je waar dit veld zichtbaar wordt; Persoon of Organisatie.

⁠2.6. Segmenten

Je organiseert jouw Personen in Segmenten. Segmenten zijn de basis voor veel van de acties in Mautic en stel je dynamisch samen op basis van filters.
Deze filters werken op basis van velden bij Contacten, maar ook op basis van acties die een Persoon uitvoert, of een optelsom van meerdere acties.
Een Persoon kan in meerdere Segmenten zitten.

⁠2.7. Componenten

Componenten zijn speciale onderdelen die gebruikt gaan worden tijdens Campagnes in Mautic. Onder Componenten staan sub-items zoals; Bezit, Formulieren, Landingspagina’s en Dynamische inhoud. Bezit zijn items die je aan Personen koppelt als zo iemand eenmaal een webformulier heeft ingevuld en opgestuurd. Een item kan een pdf, doc file of iets anders zijn. Denk hierbij aan de welbekende white papers.
  1. Klik op “Bezit” en dan op “Nieuw”.
  2. In het “drag & drop” gedeelte plaats jij jouw bestand.
  3. Deze wordt later beschikbaar voor de downloader.

⁠2.7.1. Informatiemiddelen

Informatiemiddelen zijn bestanden en webadressen die pas beschikbaar komen nadat een Persoon een bepaalde actie heeft uitgevoerd. Denk dan aan het invullen en versturen van een formulier.
Dit is een handige functie om contactgegevens te achterhalen van personen die een white paper willen downloaden. Dit zijn immers geïnteresseerde leads.

⁠2.7.2. Formulieren

Formulieren gebruik je om gegevens te verzamelen van nieuwe Personen (leads) en beschikbaar te maken voor bestaande Contacten.
Gebruik je een formulier bijvoorbeeld om gegevens te verzamelen voordat iemand een white paper mag downloaden, dan kan je daarmee nieuwe Personen laten creëren.
Bestaande Personen kan je juist hun gegevens tonen en hen de mogelijkheid geven die te updaten, om op die manier up-to-date te blijven; bijvoorbeeld hun voorkeuren voor de te ontvangen nieuwsbrieven, of interesse onderwerpen.

⁠2.7.3. Landingspagina’s

Onder “Landingspagina’s” maak je specifieke pagina’s die je kunt gaan gebruiken bij jouw campagnes. In deze Editor maak je snel opgemaakte webpagina’s aan die divers content kunnen tonen.
Deze pagina’s tonen bijvoorbeeld een aangemaakt Formulier en/of geven toegang tot een informatiemiddel.

⁠2.7.4. Dynamische Inhoud

Met Mautic kan iedereen content publiceren die zich dynamisch aanpast, afhankelijk van wie jouw site bezoekt. Dat heet in Mautic Dynamische Inhoud. Deze dynamische inhoud gebruik je binnen een campagne of los daarvan. Gebruik je deze functionaliteit in een campagne, dan biedt dat meer mogelijkheden, maar is dat ook ingewikkelder op te zetten.
Bij het werken met Dynamische inhoud moet je rekening houden met meerdere situaties waarin je een onderdeel van die Dynamische inhoud zichtbaar maakt. Eerst ontwerp je een standaard content en daarna maak je een alternatief dat je pas zichtbaar maakt als de situatie daarom vraagt.

⁠2.8. Campagnes

Mautic geeft je met Campagnes een geautomatiseerde workflow module om complexe processen grafisch in te richten door middel van stroomdiagrammen. Deze campagnes bestaan uit verschillende stappen, acties en beslissingsmomenten om de interactie met potentiële klanten automatisch te laten verlopen. Deze interactie vindt plaats als reactie op specifieke acties van klanten en binnen vooraf vastgelegde periodes. Met Mautic maak je campagnes met elementen die tijd- en contactgebonden zijn.

⁠2.8.1. Persoon campagnes

Bij contactafhankelijke campagnes worden acties geactiveerd door het gedrag van een Persoon of de aanwezigheid van contactgegevens. Specifieke acties van een Persoon zorgen ervoor dat Mautic op een gedefinieerde manier gaat reageren. Wat kan zo’n actie zijn? Bijvoorbeeld dat een Persoon een landingspagina bezoekt, een e-mail opent, of een bepaalde tijd aanwezig is op een website. Als reactie op zo’n actie van deze contactpersoon kan Mautic dan weer een e-mail als reactie versturen. Dat kan meteen of op een later tijdstip.

⁠2.8.2. Tijdsafhankelijke campagnes

Dit type campagne is afhankelijk van de tijdsfactor. Tijden worden individueel ingesteld. Binnen deze ingestelde parameters voert Mautic gedefinieerde acties uit. Dat bestaat meestal uit het verzenden van specifieke e-mails en deze (e-mail)acties zijn ook afzonderlijk in te stellen. Denk daarbij aan een terugkerende cyclus of eenmalig op een vast tijdstip.

⁠2.9. Kanalen

Je hebt diverse manieren waarop je kan communiceren met Personen. Elk middel valt onder het containerbegrip Kanalen. Dat zijn: marketing-berichten, e-mails, Pop-up Items en sociale monitoring.

⁠2.9.1. Marketing-berichten

Onder marketing-berichten heb je push-berichten waarbij de ontwerper selectief informatie kan versturen naar een Persoon wanneer die iets doet zoals een pagina bezoeken. Het zijn berichten die naar de Persoon worden verzonden via de desktop of mobiel apparaat. Op een standaard beeldscherm wordt zo’n bericht meestal rechtsboven of rechtsonder weergegeven, op een mobiel apparaat meestal samen met push-berichten van apps.
Bij het versturen van push-berichten maak je gebruik van een derde partij, zoals One Signal, je hebt daar dus wel een account nodig van een derde partij.
*** Let op: bedenk wat je mag doen vanuit Europees privacy-perspectief. ***
  1. Kies Marketing Berichten in menu Kanalen.
  2. Klik op “Nieuw” rechtsboven.
  3. Ga daarna naar het tabblad Mobiele Push Notificaties.
  4. Verander “Inschakelen”naar “Ja” om het in te schakelen”.

⁠2.9.1.1. Stuur tekstberichten

Mautic kan sms’en naar klanten verzenden als onderdeel van een campagne. Voordat je begint met het verzenden van tekstberichten via Mautic, moet Mautic zijn verbonden met een sms-provider, zoals bij Twilio. Om sms-berichten goed te configureren, moet je een Twilio- of ander SMS-account hebben dat gebruik kan worden.

⁠2.9.2. E-mails

E-mail is het meest gebruikte communicatiemiddel. E-mails gebruik je onder andere binnen campagnes.
Er zijn twee type e-mails:
  1. Sjabloon e-mails.
  2. Segment e-mails.

⁠2.9.2.1. Sjabloon e-mails

Dit zijn e-mails die na een transactie worden verstuurd. Dat kan zijn bij een campagne, na het invullen van formulieren, of als een Persoon een bepaalt punt heeft bereikt of een x aantal punten heeft gekregen. Ze kunnen, afhankelijk van de instelling, vaker naar dezelfde Persoon worden gestuurd.

⁠2.9.2.2. Segment e-mails

Een segment-e-mail verstuur je handmatig naar geselecteerde Persoon-segmenten. Als je nieuwe Personen later toevoegt aan een Segment, dan verstuurt Mautic de bijbehorende e-mails dan alsnog. Segment e-mails zijn voornamelijk bedoeld voor marketingdoeleinden. Een type e-mail kan aan verschillende segmenten zijn toegewezen, waarna Mautic beslist welke Persoon dat type e-mail ontvangt.

⁠2.9.2.3. E-mails aanmaken

Als je via Kanalen op een e-mail klikt opent de e-mail detail-pagina. Deze pagina toont informatie over het succes of falen van een bepaalde e-mail. Hier is relevante informatie beschikbaar over openen, bounces, succesvol doorklikken en andere belangrijke marketing statistieken. Ook kan je via deze pagina een preview genereren van zo’n e-mail en is het handmatig versturen van dat exemplaar naar meerdere e-mails mogelijk. Elke e-mail die via Mautic loopt, is voorzien van een tracking pixel. Hierdoor weet Mautic wanneer een ontvanger jouw e-mail opent of wat er verder mee gebeurt. Dit type tracking werkt alleen als de e-mail provider van de ontvanger HTML ondersteunt en automatisch afbeeldingen laadt. Is dat niet het geval dan wordt deze pixel niet geladen en kan Mautic niet zien of deze e-mail is geopend of niet. Als een klant na ontvangst van de e-mail op een link klikt, registreert Mautic dat ook. In het centrale overzicht staat de tab “Aantal kliks” en daar kan je het aantal klanten zien staan dat op die link heeft geklikt.
Voor de Europese gegevensbescherming is een dubbele opt-in voor nieuwsbrieven vereist. Maak dus een aanmeldingsprocedure voor nieuwe aanmeldingen. Idealiter is de e-mail verzending geïntegreerd in een Mautic campagne.
De “Bouwer” is een visueel middel voor het maken van een (HTML) e-mail d.m.v. drag & drop. Er zit een aantal standaard thema’s in die je kunt hergebruiken.
Je maakt de e-mail op met één, twee of drie kolommen. Sleep eenvoudig jouw keuze van de rechter werkbalk naar links, op de door jouw geselecteerde locatie. De door jouw ingevoegde inhoud kan later weer worden verwijderd of herschikt. Teksten kan je plaatsen in kolommen en verder worden opgemaakt via een gebruikersinterface, deze biedt dezelfde functionaliteit aan als een tekstverwerkingsprogramma.

⁠2.9.2.4. Pop-up Items

Met Pop-up Items voeg je speciale functionaliteit toe aan jouw website. Dat kunnen speciale links, pagina’s of webformulieren zijn, die als een pop-up verschijnen en zelf over een volledige pagina kunnen worden geplaatst. Het speciale hieraan is dat zo’n pop-up automatisch verschijnt nadat aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Bijvoorbeeld: als een Persoon naar het midden van de webpagina gaat, als gebruikers de pagina willen verlaten of als een voorgedefinieerde tijd is verlopen.

⁠2.10. Punten

Door te werken met Punten kan je Leads laten scoren en afhankelijk van een bepaalde score kan er een specifieke actie plaatsvinden zoals; het versturen van een bepaalde e-mail. Maar hoe werken Punten in Mautic? Door het gebruiken van Punten kan je Personen met elkaar vergelijken en anders behandelen. Je hebt Acties en Triggers.

⁠2.10.1. Acties

Bij het instellen van Acties stel je in wat er moet gebeuren bij een gebeurtenis en de hoeveelheid punten die dat oplevert. Je kunt punten erbij krijgen of juist punten van het totaal aftrekken. Op basis van het aantal punten leg je een traject vast met een aantal Acties waarbij er verder gescoord gaat worden. Een score kan omhoog of omlaag gaan, afhankelijk van hoe je de actie eerder in het systeem is gedefinieerd. Voer de juiste waarde in met een – of + in het veld. Je kunt een actie later uitbreiden of wijzigen als dat nodig is.

⁠2.10.2. Triggers

Een trigger is een vooraf vastgelegde gebeurtenis die plaatsvindt wanneer een Persoon een vooraf vastgelegd aantal punten heeft bereikt. Als een Persoon zo’n punt bereikt vindt er een specifieke actie plaats. Wanneer je een trigger maakt, kan deze worden toegepast op alle bestaande en nieuwe Personen. Triggers en alle direct gerelateerde evenementen kan je later ook nog aanpassen.
Let op: Mautic registreert geen activiteiten van in Mautic ingelogde gebruikers. Gebruik daarom bij het testen een anonieme browser of log uit bij Mautic tijdens het testen. Een bezoeker wordt ook slechts eenmaal gevolgd. Dit betekent dat meerdere bezoeken aan een pagina slechts één actie activeren. Zorg ervoor dat de URL exact overeenkomt met de bron-URL of gebruik een jokerteken zoals; URL: https://test.website.nl/*

⁠2.11. Fasen

Fasen kan je gebruiken voor de verkoop-fasen die bekend zijn uit de sales funnel. Deze fases laten de gebruiker zien waar in de cyclus jouw contactpersoon zit en in welke fase het interessant wordt om contact met deze op te nemen voor het verkopen van iets. Je kunt deze Fasen gebruiken om de juiste fase aan de gebruiker te koppelen. Richt voordat je zo iets gaat gebruiken eerst een systeem in. Klik op “de link Fasen” en als de daarbij behorende pagina opent drukt dan op de “Nieuw” knop. Hier moet je belangrijke dingen instellen. Zie eerste “Gewicht”, aan elke Stage of Fase kan je een “gewicht” toe of een bepaalde waarde. Als een Persoon een bepaalde waarde heeft gekregen kan hij in de daarbij horende fasen vallen. Hierdoor verplaatst jouw Persoon zicht door de sales funnel. Wijs ook de juiste categorie toe om zo Fasen aan elkaar te koppelen die bij elkaar horen.

⁠2.11.1. Verplaatst een contact

Gebruik campagnes om contactpersonen van fase naar fase te verplaatsen. Maak een campagne aan, kies dan een actie ‘contactpersoon wijzigen’. Hierdoor zorg je er voor dat jouw contact, als deze een bepaalde handeling verricht in een nieuwe fase wordt geplaatst door Mautic.

⁠2.11.2. Segment gebaseerde Cyclus

Maak een segment gebaseerde cyclus-widget aan voor jouw contactpersonen in het Dashboard en zie hier met een oogopslag in welke fase de contactpersonen zich bevinden.

⁠2.12. Rapportages

In het centrale overzicht staan alle rapportages. Als je er veel hebt, dan kan je die filteren op specifieke versies. Verder kan je alle aanwezige rapportages wijzigen, dupliceren of verwijderen.

⁠2.12.1. Klik op een rapportage om deze te openen

Na dat je op een rapportage hebt geklikt word je naar de detail-pagina van die rapportage gebracht. Je krijgt na openen een resultaat te zien in vorm van een tabel en diagram. Maar wat kan je doen met deze rapportages?
Elke grafiek van elke rapport is (ook) beschikbaar in de vorm van een widget op het dashboard.

⁠2.12.2. Maak een rapportage

  1. Klik op “Rapportages” uit de navigatie linksonder.
  2. Klik op de Rapportage pagina op “Nieuw”.
  3. Hierna opent zich de “Nieuw Rapportage pagina”, geef een passende naam op en kijk dan voor de optie “Data source”.
  4. Hier bepaal je wat jouw data-bron is voor deze rapportage.
  5. Je hebt een zeer ruime keuze uit de items aanwezig in de drop-down.
  6. Denk aan Actief, Campagnes, E-mails, Contacten, Landingspagina’s, bekeken pagina’s etc.
  7. Zo’n bron presenteert zijn inhoud in de vorm van grafieken, kolommen en filters.

⁠2.12.2.1. Instellen rapportage

Onder tab Gegevens > Kolommen pas je elke rapportage zo aan dat alleen de gewenste inhoud zichtbaar is, door items van links naar rechts te slepen. Bij “Order column” stel je de filter volgorde in door op “Voeg toe order” te klikken en dan het juiste item uit deze drop-down te selecteren. Kies dan of je “Aflopend” of “Oplopend” volgorde wilt filteren. Het is mogelijk onder “Filter” de gegevens te filteren op verschillende criteria of een specifieke volgorde. Bovendien kan je onder “Groepeer op” op diverse velden verschillende functie-operators toepassen en groeperen om zo velden automatisch te berekenen. Wanneer je deze functie-operators gebruikt, voegt Mautic een totalen regel toe aan jouw rapport, dit veld is niet aanwezig in een geëxporteerde rapport. Onder de tab “Grafieken” kan je bepalen welk type grafiek of tabel in het overzicht zichtbaar is, door jouw item van links naar rechts te slepen. Sla dan jouw aanpassing op en open het rapport opnieuw om de grafiek of tabel te zien. Als je eenmaal een rapportage hebt gemaakt kan je jezelf of iemand anders dat resultaat ook periodiek toe laten komen. Klik op de tab “Schema” en verander “Email Rapportage” van Nee naar Ja. Voer bij “Aan” de e-mailadressen in gescheiden van elkaar door een komma. Bij Elke leg je de juiste periode vast.

⁠2.13. Categorieën

Met behulp van categorieën organiseer je de verschillende onderdelen binnen Mautic. Er zijn twee mogelijkheden: je maakt een categorie aan die speciaal is voor specifieke elementen, zoals activiteiten of formulieren. Je kan ook een globale categorie gebruiken waarbinnen alle Mautic-elementen vallen.

⁠2.13.1. Maak een categorie

  1. Ga in de rechterbovenhoek naar het menu Instellingen beschikbaar onder de tandwiel knop.
  2. Kies daar de optie “Categorieën” uit het menu en klik dan op “Nieuw”.
  3. Als je een nieuwe categorie wilt maken, kies een type uit, voer een titel, beschrijving en alias in, leg een kleur vast en publiceer de status.

⁠2.13.2. Waarvoor gebruik je het?

Je gebruikt Categorieën om items binnen Mautic te organiseren zoals Contacten.
  1. Ga naar Contact voorkeuren, je bereikt deze Contact voorkeuren door eerst naar de detail weergave van een Persoon te gaan.
  2. Klik hiervoor op het vervolg keuzemenu in de detail weergave rechtsboven naast “Sluiten”.
  3. Selecteer vervolgens “Voorkeuren”.
  4. In de pop-up “Voorkeurscentrum Persoon” staat tabblad “Categorieën”.
  5. Zoek hier naar de vooraf gekozen Categorie.
  6. Contactcategorieën kunnen worden gebruikt in segment-filters en dynamische inhoudsfilters.

⁠Hoofdstuk 3. Hoe synchroniseer ik Personen tussen SuiteCRM en Mautic?

Neem je zowel SuiteCRM als Mautic bij ons af, dan zorgen wij ervoor dat er een koppeling is tussen beide systemen. Dat betekent dat wanneer je binnen SuiteCRM iemand nieuw toevoegt onder modules Personen of Leads, of een Persoon of Lead wijzigt, dat deze binnen ca. 5 minuten automatisch synchroniseert naar Mautic.

⁠3.1. Synchroniseer naar Mautic

Hoe gaan we alle Personen meenemen naar Mautic toe? Wanneer je Mautic gaat koppelen aan SuiteCRM via “Instellingen > Manage Plugins > SugarCRM” dan moet je in de pop-up SugarCRM onder “Persoon Mapping” voor velden ook bij “Integration field” het veld “E-mail Opt out” koppelen aan “Do not contact by e-mail”. Koppel eventueel nog andere velden.
Door deze constructie importeer je alle SuiteCRM gebruikers en voeg je daar ook de informatie toe als iemand zicht heeft uitgeschreven en dus de checkbox “Afgemeld” aangevinkt is.

Opmerking

Let op; dat als je het primaire e-mail van een Persoon of Lead wijzigt in SuiteCRM dat deze dan binnen Mautic als een nieuwe Persoon wordt gezien. De geschiedenis van de oude Persoon verhuist niet mee naar de nieuw aangemaakte Persoon.

⁠3.2. Synchroniseer naar SuiteCRM

Hoe synchroniseer ik Contacten naar SuiteCRM toe? Wanneer de koppeling werd gelegd tussen Mautic en SuiteCRM is er besloten met welke velden er gewerkt moest worden. Deze velden zijn daarom gekoppeld en er is een bepaalde richting welke er gesynchroniseerd moet worden. Het is niet mogelijk bi-directioneel te synchroniseren. Dus als je eerst had gekozen om alles vanuit SuiteCRM richting Mautic te sturen dan zal je voor veranderingen aan Mautic records de synchronisatie handmatig moeten omdraaien via Mautic “Instellingen > Plugins > SugarCRM > Contact Mapping > juiste velden bij Integration fields – Mautic fields > pijl richting Integration fields zetten > Opslaan & Sluiten”.
Na de bovenstaande aanpassing zal na 10 minuten deze verandering worden gesynchroniseerd naar het CRM toe. Maak je een nieuwe Contact aan dan wordt er in het CRM na 10 minuten een nieuwe Contact aangemaakt. Welke velden er allemaal gesynchroniseerd worden hangt er vanaf welke velden zijn gekoppeld en welke richting deze informatie is gestuurd. Bedenk dus goed hoe je dat instelt, want op basis van jouw keuze wordt juist gesynchroniseerd of niet.

⁠3.3. Synchroniseer webactiviteiten naar SuiteCRM

Indien je op jouw website gebruik maakt van de landingspagina’s of analytics die Mautic aanbiedt, dan genereert activiteit informatie onder webactiviteit. Neem je ook SuiteCRM bij ons af, dan installeren we daar ook een aparte module, zodat die webactiviteiten zichtbaar worden in SuiteCRM, gekoppeld aan de Gebruiker of Lead die het betreft. Deze activiteiten geven inzicht in de acties die deze Persoon of Lead heeft uitgevoerd en kunnen weer leiden tot acties in SuiteCRM.
<Nog verder uit te werken – vertellen over gegevens als pagina’s bezocht en scores die terugkomen in SuiteCRM>

⁠Hoofdstuk 4. Hoe verstuur ik een nieuwsbrief of marketing bericht?

⁠4.1. Waarom een nieuwsbrief of marketing bericht versturen?

Het versturen van een nieuwsbrief of marketing bericht met Mautic is vaak het startpunt van verdere acties. Zodra het bericht is verstuurt, begint de informatie binnen te komen.
Wie heeft er de e-mail gelezen? Nodigt het onderwerp uit om de e-mail te openen? Zullen we een volgende keer een A/B test doen om te zien welke koppen beter aanslaan bij de ontvangers?
Wie heeft er op welke links geklikt? In welke onderwerpen zijn de ontvangers geïnteresseerd? Als ze na klikken op de landingspagina terecht komen: lezen ze die dan ook en klikken ze door?
Van wat voor apparaat types maken de ontvangers gebruik? Zijn dat veel mobiele telefoons en moeten we onze website en applicaties daar misschien meer voor optimaliseren?
Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Door het versturen van een e-mail te combineren met formulieren, landingspagina’s en tracking op de website, ontstaat er nog een veel breder beeld.

⁠4.2. Voorbereiden van verzending

Het verzendproces bestaat uit de volgende stappen;
  1. Maak één of meer segmenten aan
  2. Zorg dat deze segmenten gevuld worden met de juiste Personen
  3. Maak een e-mail aan onder Kanalen & bepaal met een campagne hoe en wanneer je die gaat verzenden

⁠4.2.1. Aanmaken en vullen van Segmenten

Een belangrijke functie in Mautic is het kunnen onderscheiden van specifieke groepen van Personen. Bijvoorbeeld groepen met dezelfde interesses of met dezelfde status. In Mautic heten dat segmenten. In deze paragraaf vertellen we je hoe je die aanmaakt en vult met de juiste Personen.
  1. Klik in de linker kolom op “Segmenten” en dan op de knop “Nieuw”.
  2. In het “Nieuw segment”-menu geef je in de tab “Details” het Segment een naam en alias. Geef jouw segment een logische naam zoals “Leads januari 2020” of “Nieuwsbrief Mautic januari 2020”. De alias is een unieke systeem-naam en is hierna niet meer te veranderen.
  3. Om Personen toe te laten voegen aan dit segment, klik op de tab “Filters” en selecteer een van de opties uit de drop-down bij “Maak een keuze”. Dit is een lijst van velden die bij Personen beschikbaar zijn. Kies hier het eerste veld dat je wilt gaan gebruiken bij het filteren.
  4. Als je een veld hebt uitgekozen kan je er voor kiezen op wat voor manier erop moet worden gefilterd. Afhankelijk van het veld type heb je opties als: equals (gelijk aan), not equal (niet gelijk aan), greater than (groter dan), including (bevat) et cetera.
  5. Je kunt meerdere filters aan elkaar koppelen en daarbij de voorwaarde “and” (EN) of “or” (OF) gebruiken.
Mautic controleert periodiek welke Personen voldoen aan de Segmentfilters en zal die dan toevoegen aan of verwijderen van dat Segment.
Let op dat het niet uitmaakt als een Persoon in meerdere segmenten voorkomt: tijdens het versturen wordt automatisch ontdubbeld en ontvangt deze Persoon de e-mail slechts één keer.
Het is ook mogelijk om handmatig Personen aan een Segment toe te voegen.
  1. Bij Personen selecteer je een persoon en klik dan links op de selectie drop-down.
  2. Klik op “Verander Segmenten” om pop-up “Verander Segmenten” te openen.
  3. Via “Voeg toe het volgende” kies je een van de actieve Segmenten uit, daarna wordt jouw Persoon aan het juiste segment gehangen.

⁠4.2.2. Aanmaken e-mail (nieuwsbrief)

In deze stap maak je de daadwerkelijke e-mail aan die we naar het segment (of meerdere segmenten) gaan mailen.

  1. Ga naar Kanalen > E-mails.
  2. Klik daar dan op de knop “Nieuw”.
  3. Kies bij pop-up “Wat voor type e-mail wil je maken” voor “Nieuwe segment e-mail”.
  4. Vul bijvoorbeeld bij “Onderwerp” het onderwerp van de te versturen e-mail in. Geeft bij “Interne Naam” de naam op waaraan je deze e-mail in Mautic zelf kunt herkennen.
  5. Kies bij “Persoon-segment ” voor de segment(en) waar de nieuwsbrief naartoe gestuurd moet worden.
  6. Zorg ervoor dat je alle andere belangrijke velden invult.
  7. Selecteer dan jouw “Thema”. Selecteer een standaard thema en pas dat aan.
  8. Bewerk het geselecteerde Thema daarna via de knop “Bouwer”.
    De Bouwer is een visueel middel voor het maken van een (HTML) e-mail d.m.v. drag & drop. Er zit een aantal standaard thema’s in die je kunt hergebruiken.
    Je maakt de e-mail op met één, twee of drie kolommen. Sleep eenvoudig jouw keuze van de rechter werkbalk naar links, op de door jouw geselecteerde locatie. De door jouw ingevoegde inhoud kan later weer worden verwijderd of herschikt. Teksten plaats je in kolommen en maak je op via een gebruikersinterface. Klik waar je wilt in E-mail sjabloon bij voorkeur een tekst vlak of anders een leeg gedeelte. Selecteer aan de rechterkant de tekst-editor onder Blok aanpassen. Verwijder de geselecteerde tekst en voer er in wat jij wilt hebben voor jouw e-mail. Plaats afbeeldingen, scheidingsteken, pictogrammen voor sociale media, knoppen, spatiëring en achtergrondkleuren en pas die daarna verder aan jouw wensen aan.
  9. Als jouw sjabloon klaar is sla je deze op met de knop “Toepassen” en klik daarna op “Bouwer afsluiten”.
  10. Bij de e-mail zelf klik je op “Toepassen” om wijzigingen tussen tijd op te slaan of op “Opslaan & Sluiten” om de wijzigingen op te slaan en de pagina af te sluiten.
  11. Let er op dat je zo’n e-mail wel publiceert door bij knop “Gepubliceerd” op “Ja” te zetten en een tijd in te vullen bij de velden “Publiceren op (datum/tijd)” en “Depubliceren op (datum/tijd)”. Als er geen eindtijd aanwezig is en er wordt een nieuwe Persoon aan het segment ingevoerd dan krijgt deze nieuwe Persoon die e-mail. Zonder depubliceer datum kan zo iemand dan onverwacht oude e-mails krijgen.

⁠4.2.2.1. Thema’s

In Mautic zit een aantal standaard thema’s. Heb je echter al eerder een eigen HTML sjabloon laten ontwikkelen, dan kan je die hergebruiken. Je hebt daarvoor twee opties:
  • Maak gebruik van het thema “Code modus”. Je krijgt dan een leeg scherm en kunt aan de rechter kant de kale html-code invoeren. Links wordt dan het resultaat gepresenteerd.
  • Maak zelf een thema aan dat je vaker kunt hergebruiken. Klik daarvoor rechtsboven het scherm op het tandwieltje en kies voor Thema’s. Download daar een reeds bestaand thema als voorbeeld en pas dat aan, of begin met een leeg thema. We beschrijven het maken van een eigen thema in meer detail in paragraaf X.X.
Als je werkt met een thema voor jouw nieuwsbrief dan werk je steeds in een kopie van het origineel. Het origineel wordt niet gewijzigd maar alleen de kopie. Vergeet niet dat je deze altijd kan opslaan en sluiten. Indien nodig kan je die later voltooien. Als je eenmaal klaar bent met het samenstellen van deze Nieuwsbrief, hoeft je alleen maar op verzenden te drukken! Vergeet niet dat deze e-mail alleen naar de door jouw gekozen segment wordt verzonden en dat slechts één keer.
Nu kan je al e-mail nieuwsbrieven versturen wil je meer gerelateerde functionaliteit dan moet je daaraan een Campagne koppelen met specifieke functionaliteit.

⁠4.2.2.2. Variabelen

In alle type sjablonen kan je ook variabelen invoegen om tijdens het versturen gepersonaliseerde waarden in te laten voegen. Denk dan bijvoorbeeld aan “Beste {contactfield=firstname}” wat tijdens het versturen wordt omgezet naar “Beste Jan”.
In een e-mail kan je snel verbindingen maken met landingspagina’s en ander velden door het gebruik van variabelen, deze hebben de structuur van {component_naam=item} en door “{“-teken in te voeren wordt een dynamische drop-down zichtbaar met velden die beginnen met het alfanumerieke teken die je hebt ingevoerd en kan je naar de juiste variabele zoeken door de naam ervan verder te typen. Variabelen kunnen ook worden gebruikt voor de onderwerp-regel.
De e-mail bouwer bevat ook speciale variabelen zoals;
  1. {unsubscribe_text} – Creëert een link met de afmeldings-URL, met behulp van de tekst die is gedefinieerd in de Mautic-configuratie.
  2. {unsubscribe_url} – Creëert een URL die leidt naar de pagina Abonnement opzeggen, kan ook worden gebruikt als een href-kenmerk in de link.
  3. {webview_text} – Creëert een link met een webview URL , met de tekst gedefinieerd in de Mautic-configuratie
  4. {webview_url} – Creëert een URL die leidt naar de webview pagina, kan ook worden gebruikt als een href-kenmerk in de link

⁠4.2.2.3. Traceren van links

Als je koppelingen in jouw e-mail toevoegt, bijvoorbeeld een koppeling naar een pagina of pdf-bestand op jouw website, dan zet Mautic die automatisch om naar tracking links. Je hoeft daar niets zelf voor te doen.

⁠4.2.3. Aanmaken Campagne

Een Campagne in Mautic is een (marketing) activiteit gericht op specifieke doelgroepen. In Mautic zijn er vaak meerdere modules bij betrokken, zoals segmenten en kanalen. Dat hangt af van wat je wilt doen met jouw campagne. Voordat je een Campagne kunt uitvoeren, moet je eerst onderdelen bij segmenten en kanalen instellen.
  1. Ga naar “Campagnes” en klik op “Nieuw”.
  2. Geef jouw campagne een passende naam en een juiste categorie.
  3. Bedenk of je een Persoon meermaals door de campagne wilt laten gaan, of, in het geval van een nieuwsbrief, dat slechts eenmaal wilt laten gebeuren.
  4. Bedenk dan wanneer de campagne moet lopen en pas de publiceer- en depubliceerdatums daarop aan. Denk daarbij ook aan de datums bij de e-mail(s).
  5. Klik op knop “Start de Campagne Bouwer”.
  6. De Bouwer begint met de Persoon bron. Dit is in onze geval ons segment voor de nieuwsbrief.
  7. Klik op het potloodje en kies jouw Contactpersoon segment, klik in het veld “Persoon-segment”en selecteer daar jouw segment nieuwsbrief
  8. Klik op één van de grijze cirkel (de “connector”) van het vlakje om een volgende actie toe te voegen.
  9. Klik op “Voorwaarde knop” en kies dan optie “Heeft gevalideerd e-mailadres”, zodat de e-mails alleen naar gevalideerde e-mailadressen gaan.
  10. Klik links in die Voorwaarde op de groene cirkel. Klik op de Actie knop en kies dan “Verstuur e-mail”.
  11. In deze pop-up geef je een onderscheidende naam, wanneer de e-mail verstuurd wordt.
  12. Kies bij “E-mail om te verzenden” jouw e-mail van de nieuwsbrief en bij “Emailtype” de optie “Marketing mail”.
  13. Klik op “Toevoegen” om deze op te slaan.
  14. Klik rechts in die “Voorwaarde” op de oranje cirkel. Klik op de Actie knop en kies dan “Wijzig Personen tag”‘en voeg tag “Ongeldig-e-mail-adres” toe. Hiermee geef je aan dat ongeldige e-mailadressen direct als zodanig worden gemarkeerd. Daarvan heb je bij toekomstige acties profijt.
  15. Klik rechtsboven op “Toepassen”.
  16. Sluit de Builder via “Builder afsluiten”.
  17. Klik op “Opslaan & Sluiten”.
Hierna kom je op de statistiek pagina van deze Campagne. Controleer altijd hier of zo’n Campagne echt gepubliceerd is als dat moet.
Als de publiceerdatum is bereikt, zal de Campagne automatisch de e-mails bulksgewijs gaan versturen. Zijn het grote segmenten, dan kan het een aantal uur duren voordat alle ontvangers de e-mail hebben gekregen.

⁠4.3. Bekijken en verwerken resultaten

⁠4.3.1. Beoordelen van resultaten

Zodra een Campagne begint met het versturen van de e-mails, kan je de prestaties inzien bij de e-mail en de campagne. Let wel op dat het een aantal uur of dagen kan duren voordat er voldoende bruikbare informatie beschikbaar is i.v.m. de uitgevoerde acties van de Personen.
Open de campagne en kijk bij de tab “Acties”. Daar zie je voor elke handeling staan wat er heeft plaatsgevonden en wat er nog moet gebeuren.
Bij de e-mail(s) kan je zien waarop is geklikt. Ga onder “Kanalen > E-mails > naar de juiste e-mail”. Heb je die geopend dan staat onder “Click Counts” het overzicht van alle url’s met de daarbij horende Tracking ID en hoeveel clicks er waargenomen zijn en hoeveel daarvan uniek zijn. Ook zie je informatie staan over de gebruikte apparaten om de e-mail te openen.
De meest gedetailleerde informatie over uitgevoerde acties vind je bij de Personen zelf. Ga naar tab Personen > “zoek jouw contact” > Jouw Persoon – geschiedenis. Hier zie je de volgende informatie: “E-mail verstuurd”, “Campagne actie geactiveerd”, “E-mail gelezen”, “Benaderd van IP”, “Pagina hit”.

⁠4.3.2. Automatisch aanpassen van segmenten

Hoe zorg je er voor dat de inhoud van segmenten automatisch worden aangepast zodat jij de juiste Personen eruit kan filteren? In een segment maak je gebruik van filters. Deze functionaliteit helpt jou bij het automatisch toewijzen van de juist Persoon aan het segment.
  1. Klik op jouw segment en dan op “Bewerk”.
  2. Klik op de tab “Filters”.
  3. Klik op “Maak een keuze” en kies uit de drop-down op welk Mautic-veld er gefilterd moet gaan worden
  4. Je kunt filteren op vaste velden of op tags.
  5. Filter op bijvoorbeeld op “Stad” EN “Laatste actie”
  6. Op basis van deze informatie kan je alle actieve mensen uit Amsterdam vinden
  7. Doe dan “Opslaan & Sluiten” om deze aanpassingen te gebruiken en wacht dan totdat er gebruikers zijn toegewezen aan deze groep.

⁠4.3.3. Automatisch verwerken van uitschrijvingen

Hoe kan je kijken of Personen ook zijn uitgeschreven? Er zijn drie type uitschrijvingen. De eerste is handmatig uitschrijven, de tweede heeft zichzelf definitief uitgeschreven via een uitschrijf-link en de laatste heeft zichzelf alleen verwijderd uit een segment maar is niet definitief uitgeschreven.

Hoe verzamel je type 1 en 2? Maak een segment aan en geef deze de naam “Geen contact opnemen”. Voeg de volgende filters toe:

  • “Unsubscribed Manual- Email equals Ja”
  • “EN (AND)” “E-mail not empty”
  • “OF (OR)” “Unsubscribed- Email equals Ja”
  • “EN (AND)” “E-mail not empty”.
⁠Hoe selecteer je Personen die zicht alleen hebben uitgeschreven via een doelenlijst en niet definitief zijn uitgeschreven (type 3)? Deze Personen kan je wel mailen voor andere (e-mail) campagnes. We voegen daarvoor enkele extra velden toe in SuiteCRM en Mautic.
Maak een drop-down met de naam Marketing Segment in SuiteCRM en Mautic. In SuiteCRM kan de beheerder dat alleen via “Beheer > Studio > juiste module > velden”. In Mautic gebeurt dat via “Instellingen > Custom velden > Nieuw”. Voeg waarden toe aan deze drop-down die duidelijk jouw segmenten omschrijven, een voorbeeld kan zijn SuiteCRM. Geef in SuiteCRM dat veld de mogelijkheid om een Bulk update te doen in LijstOverzicht.
Geef de geselecteerde records van de doelenlijst de juiste waarde en door deze verandering aan het veld zal Mautic opnieuw deze gegevens downloaden en die verandering weergeven.
In Mautic maak je een segment aan met een passende naam zoals SuiteCRM. Geef aan dat segment de volgende filters mee; filter op “Marketing Segment- including SuiteCRM” “EN (AND) “Unsubscribed- Email equals Nee” “EN (AND)” “Unsubscribed Manual- Email equals Nee” “EN (AND)” “Bounced- Email equals Nee” “Nieuwsbrief SuiteCRM- equals Nee”. Hierdoor ga je zo’n segment vullen met alleen Personen die van die specifieke doelenlijst komen.
Als je mensen wilt selecteren die jouw SuiteCRM nieuwsbrief willen ontvangen moet je er voor zorgen dat zij in het CRM bij veld Nieuwsbrief SuiteCRM op ja staat en in het passende segment de volgende filters gebruikt; filter op “Marketing Segment- including SuiteCRM” “EN (AND)” “Unsubscribed- Email equals Nee” ” EN (AND)” “Unsubscribed Manual- Email equals Nee” “EN (AND)” “Bounced- Email equals Nee” “Nieuwsbrief SuiteCRM- equals ja”.
Je hebt nu een nieuw segment met filters. Hierdoor ga je zo’n segment vullen met alleen Personen die van die specifieke doelenlijst komen. Als je mensen wilt selecteren die wel jouw SuiteCRM willen ontvangen moet er voor zorgen dat zij in het CRM bij veld Nieuwsbrief SuiteCRM op ja staat en in het passende segment de juiste filters actief zijn. Voor de andere uitschrijflijsten / doelenlijsten gebruik je diezelfde constructie en krijg je meerdere segmenten elk voor een specifieke lijst.

⁠4.3.4. Automatisch verwerken van Bounces

Het verwerken van bounced e-mails is belangrijk i.v.m. spamscores en het vooraf inzichtelijk hebben van de verwachte hoeveelheid ontvangers. Toch gebeurt dit vaak niet. In Mautic kan je dit echter automatiseren:
Maak een segment aan voor alle gebruikers die zijn gebounced bij een campagne. Doe; Ga naar “Instellingen > Configuratie > E-mail Instellingen > Bewaakte Inbox Instellingen”. Voer hier de gegevens in van een e-mailadres die jij gaat gebruiken voor Bounced e-mails. Maak nu weer een nieuw segment aan, zo iets als “Bounced”. Pas een filter toe met de waarde “Bounced – E-mail equals Ja”, wanneer je dit segment gaat gebruiken kan je snel achterhalen wie en hoeveel er zijn gebounced. Deze informatie kan je dan in verdere campagnes en acties gebruiken.
Een andere optie is om jouw Campagnes uit te breiden met extra functionaliteit. Voeg “Voorwaarde” toe; “Heeft gevalideerd e-mailadres”. Als je deze optie gebruik voordat er e-mails worden verstuurd in jouw campagne checkt Mautic automatisch of het e-mailadres valide is. Hierdoor verminder je al het aantal bounced e-mails voor jouw campagne. Eventueel kan je ook nog een tag toevoegen aan dit type Persoon wanneer het e-mailadres niet valide is. Hierdoor kan je deze bounced Personen terug vinden d.m.v. een segment. eventueel later kan verwijderen of iets anders. Het is ook mogelijk om Mautic automatisch jouw Persoon te laten verwijderen in een campagne door een Actie, maar pas hiermee op omdat het definitief is.
Door integratie van IMAP kan je in de gaten houden welke e-mails onbestelbare zijn en het aantal bounces detecteren en afmeldingsverzoeken beheren. Sommige e-mailproviders overschrijven de koptekst van het retouradres met die van de accountmail (bijvoorbeeld Gmail). In die gevallen werkt bounce monitoring niet. Als je in één oogopslag wilt zien wie alle Personen zijn die e-mails hebben afgewezen maak je een segment aan voor bounce-e-mails. Je kunt dan zo’n selectie uit de contactenlijst verwijderen voor opschonen.