Met het Alfresco DMS schep je orde in de documentenstroom. Een groot deel van de communicatie met collega’s en klanten verloopt via e-mail en klantgegevens plaats je in een gestructureerd CRM. Maar hoe gaat dat met documenten en andere bestanden? Hoe zit het met de structuur? Hoe doorlopen documenten de juiste processen binnen de organisatie? Hoe voeg je (automatisch) de juiste kenmerken toe, zodat je weet dat het document de juiste procedure heeft gevolgd? Hoe weet je zeker dat je de juiste versie van een bestand gebruikt?
Maak je voor jullie documenten gebruik van een mappenstructuur of een gesloten systeem dat verder nergens mee communiceert, dan is dat is een groot gemis en risico voor de organisatie. Want hoe kan je al die gegevens goed en effectief inzetten?
Als je ontdekt dat er documenten binnen een (privé) Dropbox of ander onbeheerd account worden opgeslagen, wat betekent dat voor de veiligheid en AVG je dan? Van wie zijn die documenten dan eigenlijk?
Door ervoor te zorgen dat je als organisatie een goede oplossing biedt, voeg je waarde toe voor alle betrokkenen, verbeter je het gebruik van de procedures en daarmee de kwaliteit van documenten en temper je het gebruik van IT-middelen die niet onder jouw controle staan. Alfresco biedt daarvoor de mogelijkheden die je nodig hebt.
Waarom documentenbeheer met Alfresco?
Alfresco is een open en vooruitstrevend ‘Enterprise Content Management’-systeem, ofwel een Document Management System (DMS) met meer mogelijkheden.
Het Britse bedrijf Alfresco is opgericht door oud-werknemers van Documentum en Business Objects, twee van de grootste leveranciers van traditionele, gesloten ECM-software. Sinds de oprichting in 2005 is Alfresco uitgegroeid tot het meestgebruikte open source ECM-pakket en wordt dit gezien als belangrijkste concurrent voor de gesloten pakketten. Wij maken gebruik van de 100% open source versie, ook wel de Community-edition genoemd.
Uitdagingen binnen jouw organisatie
Alfresco als document management system biedt een oplossing voor verschillende vragen die binnen jouw organisatie spelen.
- Hoe zorg ik ervoor dat alle medewerkers hun kennis delen?
- Hoe ga ik om met de stroom aan kennis en informatie?
- Hoe zorg ik ervoor dat ik geen data meer kwijtraak?
- Hoe vind ik “dat ene document over…”?
- Hoe geef ik de juiste personen toegang tot de bestanden?
- Hoe hou ik de gegevens binnen de organisatie?
Effectief informatie beheren
De hoeveelheid (digitale) informatie blijft toenemen in organisaties, maar wordt vaak beperkt benut omdat dit ongestructureerde informatie betreft.
- Zoeken op volledige tekst, categorieen en meta data
- Effectief samenwerken door werkstromen
- (Automatisch) meta data koppelen
- Handige indeling in Sites: scheiding van gegevens
- Kennis opslaan in o.a. Wiki’s en discussieforums
Veiligheid
Beveiliging van gegevens heeft een hoge prioriteit. Niet alleen voor de eigen gemoedsrust, nu ook in het kader van de AVG.
- Toegang uitsluitend via een beveiligde verbinding
- Nederlandse datacenters, dus Nederlandse wetgeving
- Actief beheerde servers, snel toepassen van updates
- Veiliger dan USB-sticks, NAS op kantoor en externe schijven
- De dagelijkse back-up blijft tot drie maanden bewaard
- Je bent en blijft eigenaar van je eigen data
- Voorkomt verdekt gebruik van privé Dropboxen e.d.
Veel standaardfunctionaliteit
Alfresco biedt zonder uitbreidingen al veel bruikbare functionaliteit. Dat betekent dat je met een standaardinstallatie goed van start zou kunnen gaan, ook zonder maatwerk en inrichting.
- Dashboards geven inzicht in wat er gebeurt
- Verbeter werkprocessen met workflows
- Zelf toegang verlenen en rechten instellen
- Krachtige zoekmachine die alle tekst doorzoekt
- Altijd toegang tot je documenten, ook via mobiele App
- Versiebeheer voor alle documenten en bestanden
Open en aan te passen
Alfresco is 100% open source en ondersteunt verschillende open standaarden. Daarom is het DMS volledig aan te passen naar eigen wens en kan je deze in veel gevallen koppelen met andere applicaties.
- Open source: aan te passen aan eigen eisen en wensen
- Open standaarden: gebruik de gegevens vanuit het DMS
- Gebruik Alfresco als back-end voor een andere applicatie
- Niet alleen Windows, maar ook via Mac en Linux
Groeit met jou mee
We hebben ons Alfresco-aanbod modulair opgezet. Daarmee is dit (financieel) bereikbaar voor kleinere organisaties, maar bieden we ook de benodigde functionaliteit voor grotere organisaties.
- Naar wens uitbreidbaar met extra modules
- Schaalbaar met extra opslag en snelheid
- Met maatwerk precies passend te maken
- Uitbreidbaar met modules van derde partijen
Meer lezen over Alfresco?
We hadden te maken met een klassieke ‘silo’ situatie; klant- en prospectinformatie op diverse plekken opgeslagen of zelfs niet opgeslagen en alleen maar in de hoofden van buitendienst. We waren positief verrast dat ECM2 de CE versie kan aanbieden in hosted versie én met belangrijke aanvullingen én tegen flink lagere kosten dan de commerciële versie. ECM2 heeft professioneel synchronisatie tussen ons ERP systeem en de hosted SuiteCRM software gerealiseerd. Nu hebben mijn Sales mensen (binnen- & buitendienst) een integraal inzicht in klanten en prospects.
Als Online Marketing bureau gebruikten we al geruime tijd SuiteCRM als relatiebeheersysteem. Hiervoor hadden we ook met Salesforce gewerkt, maar SuiteCRM sloot beter aan op onze wensen. In het begin werd dit door onze eigen medewerkers beheerd. Dat bleek tijdsintensief. Met de hulp van ECM2 hebben we nu een beheerde SuiteCRM oplossing met de juiste modules en vooral ook een paar specialisten die we kunnen bellen voor support. We hebben in samenwerking met ECM2 ook enkele maatwerkaanpassingen gedaan zodat we nog efficiënter met onze tijd kunnen omgaan.
Er werd gewerkt met Dynamics, maar de beschikbaarheid van dat systeem voor Mediawijzer.net liep binnen enkele weken af. Wij vonden in SuiteCRM een goed alternatief en gingen op zoek naar een partner voor aankoop en migratiebegeleiding. Ondanks het feit dat we veel te weinig tijd hadden (slechts 2 weken) heeft ECM2 het proces zeer professioneel en relaxed begeleid, met als gevolg dat er een vlekkeloze omzetting heeft plaatsgevonden. Daarnaast is de nazorg goed te noemen.
Tijdens de start van een bedrijf met meerdere vennoten is het noodzakelijk om te kunnen samenwerken, overzicht te houden en snel te kunnen handelen. Ons probleem was dat er totaal geen overzicht was en we onszelf niet professioneel konden presenteren zonder eigen e-mail-adres, opslag voor bestanden, en het beheren van ons netwerk en leads. De oplossing bleek om vanuit één systeem te werken. Dat geeft overzicht, voegt content samen, verhoogt de professionaliteit en helpt ons bij de snelle groei. E-mail, Documentbeheer en CRM zijn een must voor ieder bedrijf. ECM2 is daarnaast super accuraat in het oplossen en beantwoorden van vragen. Zeer professioneel.
Voorheen maakten we gebruik van een eigen CRM. Echter liepen we steeds vaker tegen beperkingen op en was er te weinig tijd voor doorontwikkelen en beheer. Na overstappen zijn we daar nu geen tijd meer aan kwijt. Belangrijker is dat we nu werken met een echt CRM. Bij inrichting bleek al snel dat we aanpassingen op veldniveau en in scherm lay-out gemakkelijk zelf kunnen uitvoeren. Inmiddels versturen we maandelijks via het CRM een nieuwsbrief via e-mail, worden contactaanvragen via de website automatisch als Lead opgenomen en heb ik een dashboard met actuele verkoopcijfers. En dat in een tijdsbestek van nog geen half jaar, met natuurlijk hulp van de helpdesk van ECM2 op de achtergrond.
De leden van de beroepsvereniging voor Mesologie (NVVM) wilden een betere manier om informatie onderling te delen en te vinden; het bestaande intranet voldeed niet meer. Uit onderzoek bleek dat een DMS onze behoefte kon vervullen en hierbij kwamen we op Alfresco uit. Aangezien we therapeuten zijn en geen techneuten, wilden we een gehoste versie van Alfresco. ECM2 zorgt voor de hard- en de software en wij zorgen zelf voor inrichting en functioneel beheer. Wat ons betreft een goed werkende combinatie.
We werkten al in een CRM omgeving, maar we konden de punten niet op de 'i' zetten. ECM2 heeft inzicht gegeven in alle mogelijkheden binnen het CRM en heeft gezorgd voor een heel goed werkend systeem speciaal ontworpen voor Viscon. Verder zijn we erg tevreden over de snelle en bovenal goede support vanuit ECM2.
De Gemeente Roermond werkt met 6 andere gemeenten samen op het sociale domein. Door deze samenwerking hadden we sterke behoefte om informatie op één plek ter beschikking te hebben en gezamenlijk te kunnen bewerken. Daarvoor was een samenwerkingsomgeving nodig die snel opgeleverd kon worden. Alfresco MKB blijkt een goed gereedschap te zijn om dat te realiseren. ECM2 heeft ons goed ondersteund bij het opzetten van de omgeving. Ook de nazorg verloopt heel positief: een goed bereikbare helpdesk met deskundige mensen.