Met het Alfresco DMS schep je orde in de documentenstroom. Een groot deel van de communicatie met collega’s en klanten verloopt via e-mail en klantgegevens plaats je in een gestructureerd CRM. Maar hoe gaat dat met documenten en andere bestanden? Hoe zit het met de structuur? Hoe doorlopen documenten de juiste processen binnen de organisatie? Hoe voeg je (automatisch) de juiste kenmerken toe, zodat je weet dat het document de juiste procedure heeft gevolgd? Hoe weet je zeker dat je de juiste versie van een bestand gebruikt?
Maak je voor jullie documenten gebruik van een mappenstructuur of een gesloten systeem dat verder nergens mee communiceert, dan is dat is een groot gemis en risico voor de organisatie. Want hoe kan je al die gegevens goed en effectief inzetten?
Als je ontdekt dat er documenten binnen een (privé) Dropbox of ander onbeheerd account worden opgeslagen, wat betekent dat voor de veiligheid en AVG je dan? Van wie zijn die documenten dan eigenlijk?
Door ervoor te zorgen dat je als organisatie een goede oplossing biedt, voeg je waarde toe voor alle betrokkenen, verbeter je het gebruik van de procedures en daarmee de kwaliteit van documenten en temper je het gebruik van IT-middelen die niet onder jouw controle staan. Alfresco biedt daarvoor de mogelijkheden die je nodig hebt.
Waarom documentenbeheer met Alfresco?
Alfresco is een open en vooruitstrevend ‘Enterprise Content Management’-systeem, ofwel een Document Management System (DMS) met meer mogelijkheden.
Het Britse bedrijf Alfresco is opgericht door oud-werknemers van Documentum en Business Objects, twee van de grootste leveranciers van traditionele, gesloten ECM-software. Sinds de oprichting in 2005 is Alfresco uitgegroeid tot het meestgebruikte open source ECM-pakket en wordt dit gezien als belangrijkste concurrent voor de gesloten pakketten. Wij maken gebruik van de 100% open source versie, ook wel de Community-edition genoemd.
Uitdagingen binnen jouw organisatie
Alfresco als document management system biedt een oplossing voor verschillende vragen die binnen jouw organisatie spelen.
- Hoe zorg ik ervoor dat alle medewerkers hun kennis delen?
- Hoe ga ik om met de stroom aan kennis en informatie?
- Hoe zorg ik ervoor dat ik geen data meer kwijtraak?
- Hoe vind ik “dat ene document over…”?
- Hoe geef ik de juiste personen toegang tot de bestanden?
- Hoe hou ik de gegevens binnen de organisatie?
Effectief informatie beheren
De hoeveelheid (digitale) informatie blijft toenemen in organisaties, maar wordt vaak beperkt benut omdat dit ongestructureerde informatie betreft.
- Zoeken op volledige tekst, categorieen en meta data
- Effectief samenwerken door werkstromen
- (Automatisch) meta data koppelen
- Handige indeling in Sites: scheiding van gegevens
- Kennis opslaan in o.a. Wiki’s en discussieforums
Veiligheid
Beveiliging van gegevens heeft een hoge prioriteit. Niet alleen voor de eigen gemoedsrust, nu ook in het kader van de AVG.
- Toegang uitsluitend via een beveiligde verbinding
- Nederlandse datacenters, dus Nederlandse wetgeving
- Actief beheerde servers, snel toepassen van updates
- Veiliger dan USB-sticks, NAS op kantoor en externe schijven
- De dagelijkse back-up blijft tot drie maanden bewaard
- Je bent en blijft eigenaar van je eigen data
- Voorkomt verdekt gebruik van privé Dropboxen e.d.
Veel standaardfunctionaliteit
Alfresco biedt zonder uitbreidingen al veel bruikbare functionaliteit. Dat betekent dat je met een standaardinstallatie goed van start zou kunnen gaan, ook zonder maatwerk en inrichting.
- Dashboards geven inzicht in wat er gebeurt
- Verbeter werkprocessen met workflows
- Zelf toegang verlenen en rechten instellen
- Krachtige zoekmachine die alle tekst doorzoekt
- Altijd toegang tot je documenten, ook via mobiele App
- Versiebeheer voor alle documenten en bestanden
Open en aan te passen
Alfresco is 100% open source en ondersteunt verschillende open standaarden. Daarom is het DMS volledig aan te passen naar eigen wens en kan je deze in veel gevallen koppelen met andere applicaties.
- Open source: aan te passen aan eigen eisen en wensen
- Open standaarden: gebruik de gegevens vanuit het DMS
- Gebruik Alfresco als back-end voor een andere applicatie
- Niet alleen Windows, maar ook via Mac en Linux
Groeit met jou mee
We hebben ons Alfresco-aanbod modulair opgezet. Daarmee is dit (financieel) bereikbaar voor kleinere organisaties, maar bieden we ook de benodigde functionaliteit voor grotere organisaties.
- Naar wens uitbreidbaar met extra modules
- Schaalbaar met extra opslag en snelheid
- Met maatwerk precies passend te maken
- Uitbreidbaar met modules van derde partijen