Hoe selecteer je een DMS?
Hoe kies je een DMS dat het beste bij jou past?
Wanneer je op zoek bent naar een Document Management Systeem of DMS merk je dat er veel aanbod is. Er zijn bekende systemen, bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint, HubSpot, PandaDoc of Alfresco A.C.S.. Uiteraard heb je ook alternatieven zoals; Zenya, M-Files of dStyle. Het kan zijn dat een DMS door een leverancier wordt aangeboden of direct door de ontwikkelaar zelf.
Een DMS is een middel om alle documenten van een Organisatie op een centrale plaats op te slaan en verder te beheren. Hierdoor zorg je er voor dat informatie goed vindbaar is en door het kiezen van een specifieke structuur behoud je het overzicht. Je kan hierdoor altijd de juiste versie van documenten pakken, gemakkelijk facturen beheren of samen documenten bewerken en delen.
1. Welke past?
Jouw DMS stroomlijnt alle communicatie en informatiestromen. Omdat een DMS veel invloed heeft op jouw organisatie moet je eerst goed onderzoeken wat je precies nodig hebt. Elk systeem heeft zijn eigen voordelen, nadelen en specialisaties. Soms is de software zelfs specifiek gericht op een bepaalde niche.
Welke functionaliteit is belangrijk en wat niet? Door dat te onderzoeken krijg je een beeld van welk DMS goed bij je past en welke juist niet. Het doel is een systeem dat je helpt bij efficiënt en effectief werken en uiteraard kosten besparen.
2. Hoe maak je een keuze?
Als je besluit voor een bepaalde DMS te gaan heb je waarschijnlijk al een doel voor ogen. Je wilt specifieke werkprocessen stroomlijnen en daarbij horende fouten voorkomen. Omdat jouw DMS veel invloed heeft op die werkprocessen heeft dit project een hoge prioriteit. Daarom leg je jouw belangrijkste selectiecriteria vast. Je wilt weten welke functionaliteit belangrijk is, wat mooi is om te hebben, maar niet noodzakelijk en wat heb je niet nodig.
- Welke vragen kun je gaan stellen?
- Waarom wilt de organisatie een DMS?
- Wie en welke afdelingen gaan daarmee werken? Zijn dat Productie, Legal, Sales of Marketing?
- Welke bedrijfsactiviteiten zijn er allemaal en hoe worden deze uitgevoerd?
- Welke werkprocessen wil je vast gaan leggen in jouw DMS-software en worden deze geautomatiseerd?
- Welke functionaliteit heb je minimaal nodig om het werk gedaan te krijgen.
- Welke functionaliteit is handig om te hebben, maar niet noodzakelijk.
- Wil je het DMS ook gebruiken op de mobiel, tablet of op de laptop voor onderweg? Welke applicaties maken dat mogelijk?
- Veiligheid is belangrijk, hoe ga je werken met autorisatie & authenticatie en een tweede factor voor inloggen?
- Kan je jouw DMS laten koppelen met externe applicaties en op welke manier wordt dat gerealiseerd?
3. Welke selectiecriteria zijn voor jou belangrijk?
Wanneer je bezig bent met het opstellen van die criteria onderzoek je wat jouw minimumgeschiktheidseisen zijn. Heb je bedacht wat de noodzaak is en de draagwijdte van de door jouw gestelde minimumeisen? Zijn deze willekeurig of uit een automatisme meegenomen?
Kwamen deze voort uit een oude aanbesteding toen dergelijke eisen ook werden gesteld. Is er een duidelijke relatie tussen de eisen en de onzekerheid die met het stellen van deze eisen tegen worden gegaan. Zijn de eisen ook proportioneel en is er voldoende verband gehouden met de opdracht?
Houd met het bovenstaande rekening en leg kort en bondig vast wat je in een DMS zoekt en wat je van de leverancier verwacht. Vorm een projectteam met belangrijke interne belanghebbende. Schrijf die voor- en nadelen op en sorteer die punten op belang. Dat zijn jouw criteria. Per traject verschillen deze criteria.
4. Wat kan je minimaal verwachten in een DMS?
Jouw toekomstige DMS moet over de juiste functies beschikken zodat deze jouw specifieke taken helpt uitvoeren en idealiter automatiseert. Een DMS is vaak modulair opgezet met bepaalde standaard functionaliteit, maar die inhoud verschilt wel per aanbieder. Dat heeft te maken met de achtergrond van de ontwikkelaar, het doel dat zij nastreven en in welke niche ze opereren.
De volgende functionaliteit is populair; notities maken, documenten management met gelijktijdig aan een versie werken, versiebeheer, centrale opslag, autorisatie & authenticatie, zoekfunctie & indexering, werken in de Webbrowser, toegang via WebDAV. Uiteraard is het ook mogelijk dat er geavanceerdere functies aanwezig zijn, zoals groepsmachtigingen of individuele toegangsniveaus, integraties met derde applicaties, Work Flow Management, monitoring wanneer gewenst, documenten delen en gebruikers uitnodigen. Dus die inhoud verschilt per pakket en aanbieder.
5. Kan een DMS aangepast worden aan werkprocessen van de organisatie?
Bij het kiezen van een DMS houd je in de gaten welke het beste bij je past qua functionaliteit, maar kan men dat DMS later aanpassen aan de toekomstige werkprocessen van jouw organisatie? Hoe en op welke manier wordt dat maatwerk toegepast? Het is handig om een flexibel systeem te hebben, bekijk wel op welke manier dat aanpassen werkt. Gebeurt dat op een arbeidsintensieve manier en is dat dus kostbaar of heeft het DMS-systeem al functionaliteit in zich waardoor daar al rekening mee is gehouden en uitbreiden sneller en makkelijker gaat. Is er bijvoorbeeld een Workflow Engine aanwezig waarmee je sneller kan automatiseren of moet alles d.m.v. custom code mogelijk worden gemaakt.
6. Kan je het DMS integreren met andere systemen?
Wanneer je werkt met een DMS wil je graag informatie uitwisselen. Kan jouw DMS dat en op welke manier. Wanneer gebeurt dat en hoe? Zulke informatie uitwisseling kan met personen op verschillende manieren zoals e-mail, uitnodigingen of chats. Maar dat moet vaak ook automatisch gebeuren met interne en externe software systemen. Denk daarbij aan een boekhoudsysteem, een ERP-systeem, een CRM-systeem of e-mail programma. In sommige gevallen beschikt een systeem al over dergelijke functionaliteit. Anders kan je apart plug-ins aanschaffen die specifieke verbindingen of integraties mogelijk maken. Een kant en klare connector kan tijd, kosten besparen en heeft zich vaak al bewezen. Bestaat er geen plug-in of wil je zelf iets ontwikkelen? Heeft jouw DMS dan een REST-API? Heeft deze inderdaad een API, dan kan men zelf een connector ontwikkelen die bepaalde systemen met elkaar kan laten communiceren. In het laatste geval moet je goed alle randvoorwaarde onderzoeken om een dergelijke systeem goed en veilig te ontwikkelen.
7. Voorkom veel voorkomende fouten
Wanneer je bezig bent met het selecteren, dan kan het zijn dat je door jouw focus bepaalde punten uit het oog verliest. Onderzoek wat de leverancier werkelijk aanbiedt, onder welke omstandigheden en voorkom missers zoals hieronder zijn weergegeven.
- Met het verkeerde budget een net passende pakket van de leverancier selecteren waardoor je snel moet upgraden
- Jouw interessante aanbieder is niet actief in de niche waar jij werkt.
- Alle mogelijkheden laten zien maar niet de daarbij horende versie en kosten.
- Te weinig opslagruimte aanbieden zodat je snel moet upgraden.
- Google track functionaliteit is geïntegreerd in de oplossing.
- Aanbieder doet actief mee aan up-selling.
- De leverancier mag jouw gegevens ook voor eigen doelen gebruiken of mag delen met (lees: verkopen aan) derde partijen.
- Het DMS is niet meer uit te breiden.
8. Hoe zit het met ondersteuning vanuit de leverancier?
De meeste DMS-systemen zijn redelijk compleet aangekleed en vaak kan je het nog aanpassen met specifieke functionaliteit. Daarom is het handig om voor de ingebruikname van jouw pakket een training te krijgen en te beschikken over een handleiding, want het kost tijd om te leren werken met jouw DMS. Waar kan je terecht met jouw vragen? Hoe communiceer je eventuele issues of hoe kan je een training afnemen?
Niet iedere aanbieder levert hetzelfde soort support met de daarbij horende SLA. Als je goedkoop hebt ingekocht kan het duurkoop worden omdat de kans bestaat dat er geen of beperkte trainingsmogelijkheden zijn. Of dat je er actief aan up-selling gedaan wordt en dat je pas na een upgrade de juiste support krijgt. Kijk goed welke service er is afgenomen en welke prioriteit jouw aanvragen krijgen wanneer je support nodig hebt.
Software wordt vaak aangekocht i.c.m. een SLA, daarom onderzoek je ook welke werkzaamheden onder welk type SLA vallen. Kijk naar wat de daarbij horende kosten zijn en op welke manier jouw aanvraag wordt behandeld. Wat voor mogelijkheden biedt de leverancier nog meer aan? Kan je een omgeving laten inrichten of een migratie laten uitvoeren. Zit dat in een SLA inbegrepen of wordt dat apart berekend. Wat zijn dan de kosten, wanneer wordt het uitgevoerd en hoe lang duurt zo’n project?.
9. Algemene Functionaliteit
| Algemene Functionaliteit | Aanwezig |
|---|---|
| 2FA (2e factor) | ✔ |
| API (REST & CMIS) | ✔ |
| Archiveren en retentie | ✔ |
| Auditbeheer | ✔ |
| Audit trail | ✔ |
| Autorisatie & authenticatie | ✔ |
| Back-up | ✔ |
| Bestandsbeheer | ✔ |
| Beveiligde gegevensopslag | ✔ |
| Compliancebeheer | ✔ |
| Contentbeheer | ✔ |
| Controle van goedkeuringsbeheer | ✔ |
| Dashboard met apps | ✔ |
| Documentbeheer | ✔ |
| Documenten opslaan | ✔ |
| Drag & Drop | ✔ |
| E-mailbeheer | ✔ |
| Eenmalige aanmelding | ✔ |
| Elektronische handtekening | ✔ |
| Encryptie | ✔ |
| Gebruikersbeheer | ✔ |
| Gegevenssynchronisatie | ✔ |
| Huisstijl toepassen in DMS | ✔ |
| Integraties | ✔ |
| LDAP synchronisatie | ✔ |
| Kalenderbeheer | ✔ |
| Markeren | ✔ |
| Messaging | ✔ |
| Mobiele toegang | ✔ |
| Monitoring | ✔ |
| Online Editor | ✔ |
| Rollen | ✔ |
| Notities | ✔ |
| Rapportage en statistieken | ✔ |
| Realtime meldingen | ✔ |
| Realtime synchronisatie | ✔ |
| SSL-beveiliging | ✔ |
| Samenwerkingstools | ✔ |
| Single Sign On (SAML 2.0) | ✔ |
| Taakbeheer | ✔ |
| Toegangsopties | ✔ |
| Versiebheer | ✔ |
| Werk via browser | ✔ |
| Werken via WebDAV | ✔ |
| Workflowbeheer | ✔ |
| Zoek functionaliteit | ✔ |
Uit alle voorgaande informatie kan je stellen dat een DMS een middel is die jouw organisatie verder helpt in het stroomlijnen van bepaalde bedrijfsprocessen. Om tot de juiste keuze te komen moet je wel doelgericht aan de slag. Je kan kiezen voor een specifieke oplossing of gaan voor een standaard oplossing. Dat hang geheel af van de aanwezige behoeften, de keuzes die men wil maken en welk budget men er voor heeft gereserveerd. In sommige gevallen kan je jouw systeem ook achteraf uitbreiden met bepaalde mogelijkheden. Bij het uitkiezen kan je ook rekening houden met gebruiksvriendelijkheid voor de gebruiker en hoe snel iets geleverd kan worden.
10. Interesse om dit verder te verkennen?
Neem dan contact met ons op en wij helpen je verder!
Meer lezen over Alfresco?
We hadden te maken met een klassieke ‘silo’ situatie; klant- en prospectinformatie op diverse plekken opgeslagen of zelfs niet opgeslagen en alleen maar in de hoofden van buitendienst. We waren positief verrast dat ECM2 de CE versie kan aanbieden in hosted versie én met belangrijke aanvullingen én tegen flink lagere kosten dan de commerciële versie. ECM2 heeft professioneel synchronisatie tussen ons ERP systeem en de hosted SuiteCRM software gerealiseerd. Nu hebben mijn Sales mensen (binnen- & buitendienst) een integraal inzicht in klanten en prospects.
De Nederlandse transplantatiestichting gebruikt Alfresco voor het bewaren van belangrijke documenten van het donatieproces. Afgelopen jaar moest er een upgrade plaatsvinden van Alfresco. We hebben met een paar Alfresco partners gepraat, maar ECM2 onderscheidde zich door kennis van zaken en met name de praktische aanpak. We hadden te maken met een consultant die precies wist wat er moest gebeuren en de projectaanpak niet groter maakte dan nodig. We zijn netjes op tijd gemigreerd naar de nieuwste versie. Bij een eerst volgende vraag voor ondersteuning bij Alfresco nemen we zeker contact op met ECM2. Als informatiemanager bij de NTS vind ik het belangrijk om met een goede partner samen te werken.
Als Online Marketing bureau gebruikten we al geruime tijd SuiteCRM als relatiebeheersysteem. Hiervoor hadden we ook met Salesforce gewerkt, maar SuiteCRM sloot beter aan op onze wensen. In het begin werd dit door onze eigen medewerkers beheerd. Dat bleek tijdsintensief. Met de hulp van ECM2 hebben we nu een beheerde SuiteCRM oplossing met de juiste modules en vooral ook een paar specialisten die we kunnen bellen voor support. We hebben in samenwerking met ECM2 ook enkele maatwerkaanpassingen gedaan zodat we nog efficiënter met onze tijd kunnen omgaan.
Er werd gewerkt met Dynamics, maar de beschikbaarheid van dat systeem voor Mediawijzer.net liep binnen enkele weken af. Wij vonden in SuiteCRM een goed alternatief en gingen op zoek naar een partner voor aankoop en migratiebegeleiding.
Ondanks het feit dat we veel te weinig tijd hadden (slechts 2 weken) heeft ECM2 het proces zeer professioneel en relaxed begeleid, met als gevolg dat er een vlekkeloze omzetting heeft plaatsgevonden. Daarnaast is de nazorg goed te noemen.
Tijdens de start van een bedrijf met meerdere vennoten is het noodzakelijk om te kunnen samenwerken, overzicht te houden en snel te kunnen handelen. Ons probleem was dat er totaal geen overzicht was en we onszelf niet professioneel konden presenteren zonder eigen e-mail-adres, opslag voor bestanden, en het beheren van ons netwerk en leads. De oplossing bleek om vanuit één systeem te werken. Dat geeft overzicht, voegt content samen, verhoogt de professionaliteit en helpt ons bij de snelle groei. E-mail, Documentbeheer en CRM zijn een must voor ieder bedrijf.
ECM2 is daarnaast super accuraat in het oplossen en beantwoorden van vragen. Zeer professioneel.
Voorheen maakten we gebruik van een eigen CRM. Echter liepen we steeds vaker tegen beperkingen op en was er te weinig tijd voor doorontwikkelen en beheer. Na overstappen zijn we daar nu geen tijd meer aan kwijt. Belangrijker is dat we nu werken met een echt CRM. Bij inrichting bleek al snel dat we aanpassingen op veldniveau en in scherm lay-out gemakkelijk zelf kunnen uitvoeren. Inmiddels versturen we maandelijks via het CRM een nieuwsbrief via e-mail, worden contactaanvragen via de website automatisch als Lead opgenomen en heb ik een dashboard met actuele verkoopcijfers. En dat in een tijdsbestek van nog geen half jaar, met natuurlijk hulp van de helpdesk van ECM2 op de achtergrond.
De leden van de beroepsvereniging voor Mesologie (NVVM) wilden een betere manier om informatie onderling te delen en te vinden; het bestaande intranet voldeed niet meer. Uit onderzoek bleek dat een DMS onze behoefte kon vervullen en hierbij kwamen we op Alfresco uit. Aangezien we therapeuten zijn en geen techneuten, wilden we een gehoste versie van Alfresco. ECM2 zorgt voor de hard- en de software en wij zorgen zelf voor inrichting en functioneel beheer. Wat ons betreft een goed werkende combinatie.
We werkten al in een CRM omgeving, maar we konden de punten niet op de 'i' zetten. ECM2 heeft inzicht gegeven in alle mogelijkheden binnen het CRM en heeft gezorgd voor een heel goed werkend systeem speciaal ontworpen voor Viscon. Verder zijn we erg tevreden over de snelle en bovenal goede support vanuit ECM2.
De Gemeente Roermond werkt met 6 andere gemeenten samen op het sociale domein. Door deze samenwerking hadden we sterke behoefte om informatie op één plek ter beschikking te hebben en gezamenlijk te kunnen bewerken. Daarvoor was een samenwerkingsomgeving nodig die snel opgeleverd kon worden. Alfresco MKB blijkt een goed gereedschap te zijn om dat te realiseren. ECM2 heeft ons goed ondersteund bij het opzetten van de omgeving. Ook de nazorg verloopt heel positief: een goed bereikbare helpdesk met deskundige mensen.
Toen ik bij Diningcity kwam werken werkten wij al met ECM2. Wij (Diningcity) maken al jaren gebruik van de support en service van ECM2 en dat is niet voor niets. Voor ons is maatwerk erg belangrijk. Doordat onze markt snel verandert, dienen wij snel mee te kunnen veranderen. Hierdoor moeten onze salesprocessen dus ook snel kunnen worden aangepast. Wij hebben een CRM nodig dat deze snelle veranderingen aan kan. Met de support en service van ECM2 is dit mogelijk. ECM2 is altijd bereikbaar en helpt direct bij vragen. De oplossingen die zij aan ons hebben gegeven hebben onze workflow goed geholpen. De efficiëntie van onze salesprocessen is daardoor een stuk hoger.