Why Alfresco?
With the Alfresco DMS you create order in the flow of documents. Daily you communicatie with your colleagues and customers. For some you use e-mail and, where possible, you store information in a structured CRM. But what about documents and other files? What about storing that in a structured way? How do you make sure documents follow the defined processes within the organization? How do you (automatically) add the right properties so you know the document followed the proper procedure? How do you know for sure you’ve got the right version of a file?
Do you use a (shared) file structure for storing documents of a closed systeem that doesn’t integrate with anything else? Then you know for sure that you’re missing out in functionality and shared information in your organisatie.
Thinking about privacy, how do you prevent employees using (private) Dropbox or other unmanaged accounts? What does that mean for your information security and GDPR compliance? Whose documents are those?
By implementing a good, user friendly solution within your organization, you can answer a lot of these questions. You start to add value for all users, improve the usage of procedures and the quality of document filing and prevent employees using alternatives that you don’t manage. Alfresco offers all you need to achieve that.
Why Alfresco document management?
Alfresco is an open and innovative ‘Enterprise Content Management’-system. Or you could say a Document Management System (DMS) with added possibilities.
The British organization Alfresco was founded by ex-employees of Documentum and Business Objects. Two of the biggest suppliers of traditional, closed ECM-software. Since the establishment in 2005, Alfresco grew to being the largest, most-used open source ECM-application and is seen as the biggest competitor of closed source offerings. We make use of the 100% open source version, also known as the Community-edition.
Improve your organization
Alfresco as a document management system, offers a solution to various issues you have within your organization.
- How do I make sure all employees share their knowledge?
- What do I do about the large flow of incoming data and information?
- How do I make sure I don’t lose any more information?
- How do I find “that one document about…”?
- How to give only the right people access to certain files?
- How do I keep the information within organization?
Effective management of information
In organizations, the extent of (digital) information keeps growing. Due to this being unstructured, the effective usage remains low.
- Full text search, categories, tags and other meta data
- Use work flow to work together effectively
- Add meta data (automatically)
- Provides user friendly Sites: separate access audiences
- Save knowledge in Wiki’s and discussion forums
Security
Data protection has a high priority. Not only for your own good, but also due to legal obligations like the GDPR.
- Only acces by secured connection
- Datacenters in The Netherlands, so Dutch laws apply
- Actively managed servers, quick to apply updates
- (Much!) safer than USB-sticks, NAS or external drives in the office
- Daily back-up, saved up to three months
- You are and stay owner of your own data
- Prevents use of private Dropbox and similar services
Extensive standard functionality
Alfresco offers a lot of usable functionality even without extra modules and extensions. So you can start lightweight without any extra set-up, configuration or customizations.
- Dashboards give you insight in what’s happening
- Use work flows to improve processes
- manage access and permissions yourself
- Powerful search engine providing full text search
- Always access to your files, also by mobile App
- Version management for all documents and files
Open and configurable
Alfresco is 100% open source and support multiple open standaards. That’s why you can configure the DMS to your needs and integrate it with other applications.
- Open source: configure to support your own needs
- Open standaards: store and retrieve files from the DMS
- Not just Windows, but Mac and Linux are supported as well
Grows with your needs
Our Alfresco offer is modular. So while we make it (financially) attainable for smaller organizations, we also offer the needed functionality and customizations for larger ones.
- Extendable with modules when needed
- Scalable storage and processing power
- We can help with customizations
- Extendable with third party modules
Read more about Alfresco?
We hadden te maken met een klassieke ‘silo’ situatie; klant- en prospectinformatie op diverse plekken opgeslagen of zelfs niet opgeslagen en alleen maar in de hoofden van buitendienst. We waren positief verrast dat ECM2 de CE versie kan aanbieden in hosted versie én met belangrijke aanvullingen én tegen flink lagere kosten dan de commerciële versie. ECM2 heeft professioneel synchronisatie tussen ons ERP systeem en de hosted SuiteCRM software gerealiseerd. Nu hebben mijn Sales mensen (binnen- & buitendienst) een integraal inzicht in klanten en prospects.
De Nederlandse transplantatiestichting gebruikt Alfresco voor het bewaren van belangrijke documenten van het donatieproces. Afgelopen jaar moest er een upgrade plaatsvinden van Alfresco. We hebben met een paar Alfresco partners gepraat, maar ECM2 onderscheidde zich door kennis van zaken en met name de praktische aanpak. We hadden te maken met een consultant die precies wist wat er moest gebeuren en de projectaanpak niet groter maakte dan nodig. We zijn netjes op tijd gemigreerd naar de nieuwste versie. Bij een eerst volgende vraag voor ondersteuning bij Alfresco nemen we zeker contact op met ECM2. Als informatiemanager bij de NTS vind ik het belangrijk om met een goede partner samen te werken.
Als Online Marketing bureau gebruikten we al geruime tijd SuiteCRM als relatiebeheersysteem. Hiervoor hadden we ook met Salesforce gewerkt, maar SuiteCRM sloot beter aan op onze wensen. In het begin werd dit door onze eigen medewerkers beheerd. Dat bleek tijdsintensief. Met de hulp van ECM2 hebben we nu een beheerde SuiteCRM oplossing met de juiste modules en vooral ook een paar specialisten die we kunnen bellen voor support. We hebben in samenwerking met ECM2 ook enkele maatwerkaanpassingen gedaan zodat we nog efficiënter met onze tijd kunnen omgaan.
Er werd gewerkt met Dynamics, maar de beschikbaarheid van dat systeem voor Mediawijzer.net liep binnen enkele weken af. Wij vonden in SuiteCRM een goed alternatief en gingen op zoek naar een partner voor aankoop en migratiebegeleiding.
Ondanks het feit dat we veel te weinig tijd hadden (slechts 2 weken) heeft ECM2 het proces zeer professioneel en relaxed begeleid, met als gevolg dat er een vlekkeloze omzetting heeft plaatsgevonden. Daarnaast is de nazorg goed te noemen.
Tijdens de start van een bedrijf met meerdere vennoten is het noodzakelijk om te kunnen samenwerken, overzicht te houden en snel te kunnen handelen. Ons probleem was dat er totaal geen overzicht was en we onszelf niet professioneel konden presenteren zonder eigen e-mail-adres, opslag voor bestanden, en het beheren van ons netwerk en leads. De oplossing bleek om vanuit één systeem te werken. Dat geeft overzicht, voegt content samen, verhoogt de professionaliteit en helpt ons bij de snelle groei. E-mail, Documentbeheer en CRM zijn een must voor ieder bedrijf.
ECM2 is daarnaast super accuraat in het oplossen en beantwoorden van vragen. Zeer professioneel.
Voorheen maakten we gebruik van een eigen CRM. Echter liepen we steeds vaker tegen beperkingen op en was er te weinig tijd voor doorontwikkelen en beheer. Na overstappen zijn we daar nu geen tijd meer aan kwijt. Belangrijker is dat we nu werken met een echt CRM. Bij inrichting bleek al snel dat we aanpassingen op veldniveau en in scherm lay-out gemakkelijk zelf kunnen uitvoeren. Inmiddels versturen we maandelijks via het CRM een nieuwsbrief via e-mail, worden contactaanvragen via de website automatisch als Lead opgenomen en heb ik een dashboard met actuele verkoopcijfers. En dat in een tijdsbestek van nog geen half jaar, met natuurlijk hulp van de helpdesk van ECM2 op de achtergrond.
De leden van de beroepsvereniging voor Mesologie (NVVM) wilden een betere manier om informatie onderling te delen en te vinden; het bestaande intranet voldeed niet meer. Uit onderzoek bleek dat een DMS onze behoefte kon vervullen en hierbij kwamen we op Alfresco uit. Aangezien we therapeuten zijn en geen techneuten, wilden we een gehoste versie van Alfresco. ECM2 zorgt voor de hard- en de software en wij zorgen zelf voor inrichting en functioneel beheer. Wat ons betreft een goed werkende combinatie.
We werkten al in een CRM omgeving, maar we konden de punten niet op de 'i' zetten. ECM2 heeft inzicht gegeven in alle mogelijkheden binnen het CRM en heeft gezorgd voor een heel goed werkend systeem speciaal ontworpen voor Viscon. Verder zijn we erg tevreden over de snelle en bovenal goede support vanuit ECM2.
De Gemeente Roermond werkt met 6 andere gemeenten samen op het sociale domein. Door deze samenwerking hadden we sterke behoefte om informatie op één plek ter beschikking te hebben en gezamenlijk te kunnen bewerken. Daarvoor was een samenwerkingsomgeving nodig die snel opgeleverd kon worden. Alfresco MKB blijkt een goed gereedschap te zijn om dat te realiseren. ECM2 heeft ons goed ondersteund bij het opzetten van de omgeving. Ook de nazorg verloopt heel positief: een goed bereikbare helpdesk met deskundige mensen.
Toen ik bij Diningcity kwam werken werkten wij al met ECM2. Wij (Diningcity) maken al jaren gebruik van de support en service van ECM2 en dat is niet voor niets. Voor ons is maatwerk erg belangrijk. Doordat onze markt snel verandert, dienen wij snel mee te kunnen veranderen. Hierdoor moeten onze salesprocessen dus ook snel kunnen worden aangepast. Wij hebben een CRM nodig dat deze snelle veranderingen aan kan. Met de support en service van ECM2 is dit mogelijk. ECM2 is altijd bereikbaar en helpt direct bij vragen. De oplossingen die zij aan ons hebben gegeven hebben onze workflow goed geholpen. De efficiëntie van onze salesprocessen is daardoor een stuk hoger.