SuiteCRM

De volledige infrastructuur is te complex om weer te geven.
Op hoofdlijnen hanteren we een via het publieke internet benaderbare voorkant. Die voorkant haalt via een van het internet afgescheiden netwerk de gegevens op bij de applicatieservers. Die applicatieservers maken weer gebruik van database servers, authenticatieservers, mailservers en meer.

Verder maken we gebruik van twee datacenters die via een van het internet afgescheiden netwerk met elkaar in verbinding staan. Zijn er dus problemen in het ene datacenter, dan kunnen we overschakelen op het andere. Dat geldt overigens niet voor alle diensten. dus vraag ons naar hoge beschikbaarheid indien dat belangrijk is voor jouw organisatie.

Zie hieronder voor een weergave daarvan:

ECM2 infrastructuur
ECM2 infrastructuur

Indien je e-mails met jouw domein wilt versturen bij het gebruik van onze diensten, dan is het van belang om aan te geven aan de ontvanger welke servers dat mogen.Het is verstandig onderstaande uit te voeren als je bijvoorbeeld Kopano e-mail afneemt, nieuwsbrieven verstuurt via het CRM of gebruikmaakt van workflows in het DMS: die zorgen allemaal voor e-mailverkeer.

Om een hoge spamscore te voorkomen, voeg je een sogenaamde SPF-record toe aan het DNS van jouw domeinnaam. Die kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

v=spf1 a mx include:_spf.ecm2.nl ~all

Indien je al een SPF record hebt, gaat het erom dat je daar in ieder geval dit onderdeel "include:_spf.ecm2.nl" aan toevoegt. Dat zorgt ervoor dat email die vanaf jouw domein komt via onze servers verstuurd mag worden.

Wil je meer weten voordat je iets toevoegt of aanpast, neem dan contact met ons op, of kijk bij de organisatie die over de SPF-records gaat voor uitgebreide informatie over alle instellingen.

Laat bij voorkeur je DNS aanpassen door een professionele partij. Als je zelf je DNS aanpast, let dan op de Time To Live waarde (TTL) in je DNS configuratie. Noteer de huidige TTL, bijvoorbeeld 3 uur, of 10800 seconden. Wijzig deze naar 1 minuut. Wacht nu de tijd van de oude TTL (bijvoorbeeld 3 uur).

Wij draaien dagelijkse back-ups en bewaren die tot drie maanden. Deze back-ups zijn bedoeld voor noodgevallen, niet voor alledaags gebruik.

In zowel Alfresco, NLCloudOpslag als Kopano kan je zelfstandig bestanden danwel e-mails teugzetten uit de prullenbak. Kijk daarvoor in de betreffende handleiding. Voor SuiteCRM is een dergelijke functionaliteit echter niet beschikbaar. Daarvoor kunnen wij op een ander niveau nog verwijderde gegevens terughalen. Dat geldt echter niet voor gewijzigde gegevens.

In gevallen waarbij het terugzetten van een back-up noodzakelijk is, zullen wij de tijd die we daaraan kwijt zijn doorberekenen tegen ons dan geldende uurtarief.

Je kunt je wachtwoord resetten via het Beheerportaal.

Klik op de pagina die opent op de link onder de invulvelden, genaamd 'Wachtwoord vergeten?' en vul je gebruikersnaam in. Wij versturen dan een e-mail naar dat emailadres. Volg de instructies in die e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Jouw gegevens wijzig je in het adresboek via het Beheerportaal. Log daarop in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Open het adresboek in Outlook of Kopano WebApp om de wijziging te zien, of log uit WebApp en log weer in om de wijziging ook in het WebApp-scherm zelf te zien.

De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.

Als je een nieuwsbrief verzendt vanuit de SuiteCRM module campagnes, kunnen de emails soms blijven hangen in het verzendproces. Je kunt de zien in Beheer>E-mail wachtrij. Dat emails blijven hangen, heeft te maken met een niet-bestaande of verkeerd geconfigureerde mailserver waar je naar probeert te verzenden. Je voorkomt dit door in de eerste plaats de 'datakwaliteit' van CRM hoog te houden. Dit doe je door gewijzigde gegevens altijd door te voeren in het CRM, en bij een melding van een niet-bestaand email adres dit bij de contactpersoon als 'ongeldig' aan de vinken of te verwijderen. Als er toch emails blijven hangen, los je dit als volgt op.

1. Ga naar Beheer>E-mail wachtrij
2. Heb je de nieuwsbrief verstuurd aan veel contactpersonen en staat nog maar een klein gedeelte staan in de wachtrij? Het kan zijn dat al deze emailadressen problematisch zijn en verwijderd moeten worden. Controleer dit steeksproefgewijs. Verwerk in de module Contactpersonen dat deze adressen ongeldig zijn, om de problemen een volgende keer te voorkomen!
3. Als er meer emails zijn blijven staan, kopieer dan van de bovenste email in de rij het gedeelte van het emailadres achter het @. Bijvoorbeeld: domein.com.
4. Op mxtoolbox.com/ voer je het adres in en klik je op MX lookup.
5. Als je een tabel met één of meer rijen en de koppen Pref, Hostname en TTL te zien krijgt, is er niets aan de hand. De meeste andere meldingen betekenen dat er iets mis is met de server. Verwijder deze email uit de wachtrij. Verwerk in de module Contactpersonen dat dit adres ongeldig is, om de problemen een volgende keer te voorkomen!
6. Ga zo door, tot je bij een probleemloze email komt.
7. Selecteer alle emails met 'Select 20+', klik op 'Massaal wijzigen', en zet 'In process' op 'Nee'. Klik op 'Verzend e-mails in wachtrij'. In het beste geval worden nu alle emails verzonden. Het kan ook dat je deze stap een aantal keer moet herhalen. Wil je dat wij dit probleem voor je oplossen, heb je regelmatig problemen bij het verzenden van Campagnes, of wil je een lijst emailadressen valideren? ECM2 kan hierbij helpen. Neem dan contact op met de helpdesk.

Je kunt de SuiteCRM agenda openen in een andere Agenda-applicatie.
1. In SuiteCRM, ga naar je eigen profiel toe door op je naam rechtsboven in het scherm te klikken.
2. Ga naar het tabblad 'Advanced'.
3. Geef onder 'Calendar Options' achter 'Publish key' een willekeurige reeks tekens op. Zie deze reeks als het wachtwoord, dus gebruik minimaal 8 verschillende letters en cijfers.
4. Klik op 'Save' om de key op te slaan en ga terug naar dit tabblad.
5. Kopieer de tekst achter 'iCal integration URL' naar het plakbord.
6. Ga naar de andere kalenderapplicatie en kies voor het toevoegen van een nieuwe agenda. Binnen kalenderapplicaties worden voor dit formaat kalender termen als 'iCal', 'Subscribe' of 'Internetkalender' gebruikt. Als URL voeg je de URL uit punt 5 in, een inlognaam en wachtwoord zijn niet nodig. Die zitten in de URL verwerkt. Geef de URL dus nooit aan iemand die geen toegang tot jouw kalender moet hebben!

In principe stellen wij geen limiet aan de hoeveelheid mail die onze klanten op die manier willen verzenden. Uitzonderingen daarbij zijn klanten die de dienst misbruiken om spam te versturen en/of als maildienst met (naar onze maatstaven) te hoge volumes. Wij blokkeren in dergelijke gevallen de uitgaande mail van de betreffende SuiteCRM-installatie. In Nederland is duidlijke wetgeving voor spam. Wij gaan ervan uit dat onze klanten zich hier ook aan houden. Lees bij de ACM meer over de geldende regels.

Ja. Wij hebben een online handleiding beschikbaar. Ook is er een uitgebreide, algemene online handleiding in het Engels beschikbaar van de maker.