Handleiding Alfresco

De benodigde gegevens om SugarCRM te gebruiken heb je in je welkomstbrief gekregen. Andere gegevens die je nodig kunt hebben zie je hieronder.

Alfresco kiest automatisch een taal, op basis van je browserinstellingen. Als je Alfresco in een andere taal wil gebruiken wijzig je dus de instellingen van je browser.

Binnen Alfresco werk je met Sites. Deze Sites bieden de mogelijkheid om activiteiten van elkaar te scheiden en de informatie en kennis te bundelen. Het is van belang een logisch indeling te maken met deze Sites, aangezien dit gevolgen heeft voor onder andere de rechtenstructuur en het toegang geven van personen tot informatie en kennis.

Voor het aanmaken van een nieuwe Site, dienen de volgende handelingen te worden verricht:

Standaard krijgt de Site een bepaalde indeling, waarbij zowel het Dashboard (het beginscherm) als de navigatiebalk (balk met gebruiksopties, bovenaan) een vaste inrichting hebben. Deze inrichting kan worden aangepast door degene die de Site heeft aangemaakt (de “Beheerder”), door rechtsboven in het scherm te klikken op “Dashboard wijzigen”.

In het volgende scherm deel je het Dashboard naar wens in door te kiezen voor:

Layout wijzigen. Pas het aantal kolommen aan door een andere indeling te selecteren.

Dashlets toevoegen. Voeg onderdelen aan het Dashboard toe of verwijr deze door middel van ‘klikken en slepen’.

Op het persoonlijke Dashboard is een lijst met Sites beschikbaar. Je kan deze Sites als favoriet markeren. Het toevoegen aan favorieten zorgt voor twee zaken:

Om een Site toe te voegen aan de lijst met favorieten, ga je naar je persoonlijke Dashboard (knop “Mijn Dashboard”). De lijst met Sites wordt weergegeven in een Dashlet, genaamd “Mijn Sites”. Klik binnen die lijst op het sterretje voor de betreffende Site. Als het sterretje geel is, is de Site toegevoegd aan de lijst met favorieten.

Snel navigeren naar de favorieten kan door in de balk bovenaan het scherm te klikken op “Sites”. Kies de gewenste Site uit de lijst door daarop te klikken.

Om te kunnen samenwerken binnen een Site dienen ook andere gebruikers toegang te hebben. Standaard heeft alleen de gebruiker die de Site heeft aangemaakt toegang. Voor het geven van toegang dien je een paar handelingen uit te voeren. Deze handelingen verschillen voor een gebruiker die al toegang heeft tot de samenwerkingsomgeving en voor nieuwe gebruikers.

Ga naar de betreffende Site toe en klik rechtsboven het scherm op de knop “Uitnodigen” . Je ziet deze knop alleen als je de rechten van Sitebeheerder hebt. In het volgende scherm voeg je bestaande gebruikers toe onder ‘1. Personen zoeken’:

De gebruikers die je toegevoegt aan de Site worden in het rechterscherm geplaatst. Voordat de gebruikers daadwerkelijk de uitnodiging per mail krijgen, dienen zij eerst de juiste rol voor die Site te krijgen. (Voor een uitleg van de rollen en bijbehorende rechten, zie bijlage “Rechtenmatrix”.)

Geef daarna de gebruiker(s) de juiste rol(len) door:

Deze uitnodigingen worden per email verzonden en kunnen door de uitgenodigden geaccepteerd of geweigerd worden.

Ook personen die nog niet bekend zijn binnen het systeem, zoals bijvoorbeeld nieuwe collega’s, klanten en externe medewerkers, kan je toevoegen als gebruiker van een Site. Dit gebeurt grotendeels op dezelfde wijze.

Van belang is het om eerst in het zoekscherm (stappen 1 en 2) een (gedeelte van) de naam in te geven om te zien of deze gebruiker al bestaat. Is dat het geval, dan kan deze direct worden toegevoegd (volg stappen 3 t/m 6) . Is dat niet het geval, dan dient deze als “Externe gebruiker” te worden toegevoegd.

Dit gebeurt linksonder op de uitnodigingspagina, onder “…Externe gebruiker toevoegen”. Vul de volledige gegevens (Voor- en achternaam en correct emailadres) van de externe gebruiker in en klik op “Toevoegen”. De gebruiker verschijnt in het rechterdeel van het scherm. Volg daarna stappen 4 t/m 6.

Indien een Site niet meer van belang is, kan je deze volledig verwijderen. Na het verwijderen van de Site is alle informatie binnen die Site ook verwijderd. Zorg er dus voor dat te bewaren informatie hebt veiliggesteld voor het verwijderen van de Site.

Alleen de Beheerder van een Site kan een Site verwijderen.

Verwijder de Site als volgt:

Het bekijken van documenten en informatie binnen de web interface van Alfresco kan op twee verschillende manieren.

De eerste manier is gebruikmaken van de zoekfunctie. Deze is in elk scherm rechtsboven te vinden. Geef hier de gewenste termen in en druk op Enter. Als resultaat wordt een lijst met alle relevante resultaten weergegeven.

Is de lijst met zoekresultaten te lang, dan kun je er in het resultaatvenster voor kiezen om alleen in een bepaalde Site te zoeken. Wil je de zoekresultaten nog verder verfijnen, dan gebruik je “Geavanceerd zoeken”. Deze optie is ook altijd bereikbaar:

De tweede manier is het handmatig doorzoeken van een Site. Ga hiervoor naar de betreffende Site toe en klik in de navigatiebalk op “Documentenbibliotheek” (1). Dit levert een overzicht op van alle bestanden en mappen in de Site (2). Gebruik dit als bestandsoverzicht, vergelijkbaar met een standaard bestandsverkenner van bijvoorbeeld Windows.

Klikken op een map opent de map en laat de inhoud daarvan zien.

Klikken op een bestand opent het detailoverzicht, waar zaken als metadata en commentaar worden weergegeven en kunnen worden aangepast of toegevoegd.

Om bestanden te bekijken zijn er verschillende mogelijkheden.

De eerste mogelijkheid is het openen van de detailweergave. Bij deze detailweergave wordt van bestanden (documenten en afbeeldingen) een voorbeeldweergave gegenereerd. Deze bestanden zijn daardoor direct vanuit de browser te bekijken, zonder dat deze hoeven te worden gedownload.

De tweede mogelijkheid is het downloaden van een bestand naar je computer. Dit is bijvoorbeeld handig om het bestand onderweg mee te nemen, of op plekken waar geen internetverbinding is te kunnen bekijken. Ook kan in dit geval de standaardapplicatie voor het bestandsformaat worden gebruikt, bijvoorbeeld Word, waardoor alle mogelijkheden van die applicatie beschikbaar zijn.

Het downloaden van een bestand kan vanaf de detailweergave (klik op “Download”), maar ook direct vanuit de Documentenbibliotheek. Ga daarvoor met de muis naar het betreffende bestand, zodat rechts in het scherm een menu verschijnt. Kies daar voor “Download”. Als je in plaats van “Download” kiest voor “Offline bewerken”, wordt het document gedownload en daarnaast ook geblokkeerd voor bewerken door andere gebruikers. Als je vervolgens klaar bent met bewerken klik je op ‘nieuwe versie uploaden’ en sla je de bewerkte versie weer op in Alfresco. Als je geen nieuwe versie wil uploaden kies je voor ‘Bewerken annuleren’.

Indien je gebruikmaakt van ons MKB-pakket, dan is er nog een derde mogelijkheid, een rechtstreekse verbinding vanuit Alfresco naar MS Office applicaties. Ga via de Web interface naar het betreffende bestand toe en klik aan de rechterkant van het scherm op “Meer” en daarna op “Online bewerken”. De bijbehorende Office applicatie wordt automatisch opgestart en het document wordt geopend. Als je het document bewerkt en opslaat staat de nieuwe versie direct in Alfresco.

Om nieuwe documenten in de Documentenbibliotheek te plaatsen, volg deze stappen:

Een belangrijk uitgangspunt voor het gebruik van een professionele samenwerkingsomgeving, is het kunnen samenwerken aan bestanden. Het gevaar bij het samenwerken aan hetzelfde bestand is dat dit door twee of meer personen tegelijkertijd gebeurt. Daarom zit er in Alfresco de optie om, als gebruiker, bestanden te reserveren.

Ga in de Documentenbibliotheek naar het betreffende bestand en klik in het menu dat aan de rechterkant van het scherm verschijnt op “Meer” (1) en dan voor “Offline bewerken” (2).

Kies ervoor om het bestand op te slaan en bewaar de aangeboden download (de “working copy”) op een bekende locatie op de lokale schijf.

Dit bestand is nu gereserveerd in Alfresco en kan alleen door jou worden bewerkt. Andere gebruikers krijgen te zien wie het bestand in gebruik heeft en kunnen geen nieuwe versie plaatsen. Wel kunnen zij de laatste versie downloaden of bekijken.

Om een overzicht te krijgen van bestanden die in gebruik zijn door jou of anderen, kies linksboven in de Documentenbibliotheek voor de optie “Ik bewerk” of “Anderen bewerken”.

Om de bewerkte (nieuwe) versie terug te zetten en het bestand vrij te geven, voer de volgende stappen uit:

Na deze handelingen is het bestand weer vrijgegeven en is de versienummering opgehoogd. De oude versie is bewaard gebleven en kan (indien nodig) altijd weer worden opgevraagd.

Het is daarom niet nodig (of aan te bevelen) om versienummering in de bestandsnamen te gebruiken. Deze functionaliteit zit in Alfresco document management verwerkt. Als je toch versienummers gebruikt, dan is het bestand meerdere keren beschikbaar en zal ook bij de zoekresultaten meerdere keren worden getoond.

Wanneer je een bestand met een collega of externe partij wilt delen, doe je dit nu vaak per email. Door van een samenwerkingsomgeving gebruik te maken, waarin bestanden veilig en beschermd worden opgeslagen en waarin versiebeheer plaatsvindt, heeft het echter de voorkeur om geen bestanden meer met een mail mee te sturen als de andere partij ook toegang heeft tot de samenwerkingsomgeving. In die gevallen kan er beter een verwijzing naar het bestand worden meegezonden, zodat de andere partij altijd de meest recente versie van het bestand ophaalt.

Om de juiste verwijzing toe te voegen, doe het volgende:

Als je gebruikmaakt van Internet Explorer, staat er een knop “Kopieer” naast het veld. Klik daarop om het adres naar het plakbord te kopieren.

Om bestanden met anderen te delen zijn er twee mogelijkheden:

Het delen van een bestand m.b.v. een publieke link doe je als volgt:

Wil je het bestand niet meer delen, dan klik je op ‘Shared’ en daarna op ‘Unshare’. De link werkt daarna niet meer.

Om het Bestand opnieuw beschikbaar te maken volg je stappen 1 t/m 4.

Omdat met zo min mogelijk klikken zo snel mogelijk bij de gewenste informatie te komen, is het mogelijk om de zoekmachine binnen Alfresco direct vanuit het zoekscherm van Firefox of Chrome te gebruiken. Internet Explorer ondersteunt deze functionaliteit helaas niet.

Het toevoegen van de Alfresco zoekmachine aan Firefoxis eenvoudig. Volg onderstaande stappen en je kan direct gaan zoeken:

Voor Google Chrome gaat het net iets anders. Daarbij dien je de zoekmachine handmatig toe te voegen. Volg daarvoor onderstaande stappen:

In een Site kan je een regel instellen die bij nieuwe en/of gewijzigde bestanden een e-mailnotificatie verstuurt naar geselecteerde personen en/of groepen. Deze notificatie kan je instellen per map, maar ook in één keer voor alle submappen (en daarmee voor een gehele Site).

Na het instellen van deze functionaliteit verstuurt Alfresco een e-mail zodra iemand een document toevoegt en/of wijzigt. Het is daardoor niet meer nodig om de betreffende Sites actief in de gaten te houden, of elkaar een e-mail te sturen bij wijzigingen.

Volg de volgende stappen:

Naam: (a) – Geef hier een duidelijke beschrijvende naam van de regel

Beschrijving: – Geef hier eventueel een duidelijke beschrijving van de regel.

Als: (b) – Geef aan wanneer deze regel moet worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld als “Items are created or enter this folder” om bij nieuwe bestanden bericht te krijgen en/of “Items are updated” om bij nieuwe versies van bestaande bestanden bericht te krijgen.

Het is mogelijk beide opties tegelijk toe te voegen, door rechts van de regel op de “+” (c) te klikken.

Actie uitvoeren: (d) – Geef hier aan wat er moet gebeuren als er aan de voorwaarden is voldaan.

In dit geval “Send email”.

Kies ervoor om de “Regel in de achtergrond” (e) te laten uitvoeren.

Kies er eventueel voor om de notificatie ook te laten gelden voor de submappen, door “Regel toepassen op subfolders” (f) aan te vinken.

Als laatste dient er een notificatiebericht te worden toegevoegd. Doe dit door naast “Send email” te klikken op de knop “bericht” (g).

Voor het toevoegen van het bericht, volg onderstaande stappen in het nieuwe scherm:

a. Selecteer de gebruikers die het bericht moeten ontvangen

b. Vul de onderwerpregel in.

c. Selecteer een standaardbericht, of geef zelf de inhoud van het bericht op.

d. Klik op “OK” om het scherm te sluiten.

Klik in het volgende scherm op “Aanmaken” om de regel op te slaan en actief te maken.

Met een tool als CmisSync maak je gebruik van het CMIS-protocol om bestanden op te halen uit en weg te schrijven naar Alfresco. Deze tool maakt lokaal een map aan waarin alle bestanden van de aangewezen Alfresco-Site worden opgeslagen en die automatisch synchroniseert bij wijzigingen op één van beide plekken. Op een vergelijkbare wijze als je misschien gewend bent van DropBox. Belangrijk om te bedenken, is dat deze tool alle bestanden uit de geselecteerde Site(s) op je computer opslaat. Dat betekent dat je offline kunt werken, maar ook dat bij verlies de bestanden op straat kunnen liggen. Of dit een voor- of nadeel is, kun je zelf beoordelen.

Alfresco is ook te koppelen als ‘netwerkschijf’ via het zogenaamde WebDAV-protocol. In Windows, Mac OS X en Linux zit daar standaard ondersteuning voor. Het voordeel van WebDAV is dat je de bestanden rechtstreeks op de server bewerkt en dat die tijdens bewerking ook worden vergrendeld voor andere gebruikers. Bij verlies van je apparatuur ben je geen bestanden kwijt, maar je hebt natuurlijk wel altijd een internetverbinding nodig om bestanden te openen of op te slaan.

Met CMIS kunt u Alfresco koppelen aan een tekstverwerkingsprogramma. In dit voorbeeld gebruiken we LibreOffice onder Windows 7.

Naast de gegevens benaderen via een browser, gedeelde netwerkschijf of rechtstreeks vanuit een Office pakket, kan je ook geb ruikmaken van een applicatie op je smartphone of tablet. Daarvoor is een aantal applicaties beschikbaar voor zowel Apple iOS als Google Android.

ECM2 ondersteunt de de officiële Alfresco app, te herkennen aan het Alfresco logo:

Alfresco App voor Apple iOS

Alfresco App voor Google Android (werkt alleen op Android 4.0 en nieuwer)

In onderstaande tabel staan de standaardgegeven voor het inloggen. Let op dat er andere waardes kunnen staan in de welkomstbrief die je hebt ontvangen: vul die gegevens in:

In deze app dien je de volgende stappen te volgen om je account in te stellen:

In de Apps zien de instellingen er als volgt uit:

De Alfresco app voor iOS en Android bestaat uit vijf schermen: Activities, Documents, Tasks, Favorites en More. We richten ons hier op het Documents scherm. Je ziet dire tabbladen met sites: All Sites, Favorite Sites en My Sites (die waar je lid van bent). Om een site favorite te maken druk je op het vinkje rechts. Binnen de site zie je de documenten en bestanden zoals je ook zou zien in de documentenbibliotheek van de Alfresco browseromgeving. Om de inhoud van een site of submap te verversen sleep je met je duim naar beneden zoals op mobiele apparaten gebruikelijk is.

Library actions and functionality relating to both folders and content items:

(1) A user with the role Consumer can copy a folder or content item to another site as long as the user performing the action has the role of Manager, Collaborator, or Contributor in the target site.

Calendar

Wiki

Discussions

Blog

Links

Data Lists