Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen


Jouw gegevens wijzig je in het adresboek via het Beheerportaal. Log daarop in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Open het adresboek in Outlook of Kopano WebApp om de wijziging te zien, of log uit WebApp en log weer in om de wijziging ook in het WebApp-scherm zelf te zien.

De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.

Voor alle diensten van ECM2 wijzig je je wachtwoord in het Beheerportaal.

Hier wijzig je ook je gegevens in het adresboek van Kopano E-mail. De persoonlijke gegevens voor de andere applicaties pas je in de betreffende applicatie zelf aan.

Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Voor de Budget en Pro diensten gelden standaard webadressen. Deze kan je niet wijzigen. Bij een 'MKB'-pakket is het wel mogelijk om de dienst te koppelen aan je eigen domeinnaam. Neem daarvoor contact met de helpdesk op. Kies je hier niet voor, dan zal je jouw dienst kunnen bereiken onder mail.ecm2.nl

Om jouw domeinnaam te kunnen koppelen dien je zelf ook enkele handelingen uit te (laten) voeren aan het DNS van je domeinnaam. Je krijgt daarvoor van ons de benodigde instructies. Voor de mailadressen gebruik je uiteraard wel je eigen domeinnaam. Je kunt van meer dan één domeinnaam gebruikmaken zonder extra kosten.

Je dient de dienst minimaal 1 kalendermaand voor het aflopen van de contractperiode op te zeggen per e-mail. Zet in de opzeggingsbrief je contactgegevens en welke dienst je wilt opzeggen en bij voorkeur de reden. Dan kunnen wij daar misschien nog wat van leren. Nadat wij de opzegging hebben ontvangen zullen wij je daarvan een bevestiging toesturen. Je kunt de opzegging e-mailen naar administratie@ecm2.nl.

De volledige infrastructuur is te complex om weer te geven.
Op hoofdlijnen hanteren we een via het publieke internet benaderbare voorkant. Die voorkant haalt via een van het internet afgescheiden netwerk de gegevens op bij de applicatieservers. Die applicatieservers maken weer gebruik van database servers, authenticatieservers, mailservers en meer.

Verder maken we gebruik van twee datacenters die via een van het internet afgescheiden netwerk met elkaar in verbinding staan. Zijn er dus problemen in het ene datacenter, dan kunnen we overschakelen op het andere. Dat geldt overigens niet voor alle diensten. dus vraag ons naar hoge beschikbaarheid indien dat belangrijk is voor jouw organisatie.

Zie hieronder voor een weergave daarvan:

ECM2 infrastructuur
ECM2 infrastructuur

Indien je e-mails met jouw domein wilt versturen bij het gebruik van onze diensten, dan is het van belang om aan te geven aan de ontvanger welke servers dat mogen.Het is verstandig onderstaande uit te voeren als je bijvoorbeeld Kopano e-mail afneemt, nieuwsbrieven verstuurt via het CRM of gebruikmaakt van workflows in het DMS: die zorgen allemaal voor e-mailverkeer.

Om een hoge spamscore te voorkomen, voeg je een sogenaamde SPF-record toe aan het DNS van jouw domeinnaam. Die kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

v=spf1 a mx include:_spf.ecm2.nl ~all

Indien je al een SPF record hebt, gaat het erom dat je daar in ieder geval dit onderdeel "include:_spf.ecm2.nl" aan toevoegt. Dat zorgt ervoor dat email die vanaf jouw domein komt via onze servers verstuurd mag worden.

Wil je meer weten voordat je iets toevoegt of aanpast, neem dan contact met ons op, of kijk bij de organisatie die over de SPF-records gaat voor uitgebreide informatie over alle instellingen.

Laat bij voorkeur je DNS aanpassen door een professionele partij. Als je zelf je DNS aanpast, let dan op de Time To Live waarde (TTL) in je DNS configuratie. Noteer de huidige TTL, bijvoorbeeld 3 uur, of 10800 seconden. Wijzig deze naar 1 minuut. Wacht nu de tijd van de oude TTL (bijvoorbeeld 3 uur).

Je kunt je wachtwoord resetten via het Beheerportaal.

Klik op de pagina die opent op de link onder de invulvelden, genaamd 'Wachtwoord vergeten?' en vul je gebruikersnaam in. Wij versturen dan een e-mail naar dat emailadres. Volg de instructies in die e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Let op dat dat wachtwoord voor alle diensten ven ECM2 geldt, dus pas applicaties of mobiele Apps die je gebruikt navenant aan.

Als je in een PDF template een afbeelding wil plaatsen, doe dit dan niet door deze rechtstreeks te plakken in de tekst. Hij zal dan niet worden getoond. De goede manier om een afbeelding in te voegen is om deze eerst ergens op internet te plaatsen, bijvoorbeeld op https://img.ecm2.nl/. Vervolgens kopieër en plak je de locatie van de afbeelding in 'Insert/edit image'>Image URL.

Als veiligheidsmaatregel worden de bestanden niet direct verwijderd, maar in een archief geplaatst. Neem contact op met de helpdesk om de bestanden definitief te laten verwijderen.

Maak eerst de map 'Verwijderde Items' leeg. Is dat onvoldoende, klik dan rechts op het Postvak In > Herstel verwijderde items. Verwijder hier permanent zoveel items als nodig. Een andere mogelijkheid is om een groter account te nemen. Neem hiervoor contact op met de helpdesk.