SuiteCRM: De basis voor verkopers

SuiteCRM wordt voor uiteenlopende doelen gebruikt, maar is in de basis bedoeld om het salesproces van een bedrijf te ondersteunen en de resultaten inzichtelijk te maken. Niet iedereen gebruikt SuiteCRM alleen voor verkoop (en terecht). Soms zorgt dat ervoor dat de mogelijkheden juist voor die verkoop niet meer optimaal worden benut. We schrijven deze blogpost om de basishandelingen weer eens onder de aandacht te brengen bij verkopers.

Targets

Het salesproces begint bij het importeren van gegevens in de module Targets. Dit kan een Excellijst zijn met klanten uit een ander systeem, een aangekocht bestand, of een andere bron. SuiteCRM heeft een importwizard die dit gemakkelijk maakt. Aan het eind van de wizard zijn alle zojuist geimporteerde Targets beschikbaar in het CRM. Om de (verkoop)resultaten van deze Targets te volgen, maak je een Campagne aan en voeg je de Targets daaraan toe.

Campagne

Maak een Campagne aan, en voeg alle Targets toe aan de Targetlijst van het type ‘Standaard’. In de Campagne zeg je wat je met de gegevens gaat doen (bellen, emailen, post versturen), wat het doel van de actie is, en wat de resultaten zijn. Als je Campagne een e-mailcampagne vanuit SuiteCRM is, of is gebaseerd op een web-to-lead formulier van SuiteCRM, worden de resultaten geregistreerd in de vorm van Leads.

Ook is de Campagne de plek waar je medewerkers bij de actie betrekt. Als ze aan cold-calling doen of op een andere manier een target contacteren buiten SuiteCRM om, zoeken ze hier het Target op. Bij het Target registreren ze hun actie (in de modules Telefoongesprekken of Afspraken). Als de actie succesvol is, en het Target heeft interesse (wordt iets ‘warmer’), dan converteren ze het Target naar een Lead.

Leads

Leads zijn vaak het resultaat van een Campagne. Het zijn personen die op een campagne hebben gereageerd, maar ze zijn nog geen klant. Een Lead verdient meer aandacht en analyse dan een Target. In een grotere organisatie wordt een Lead vaak door een andere, meer gespecialieerde medewerker behandeld dan een Target. De salesmedewerkers gaan de Leads benaderen en proberen interesse te kweken voor een product of dienst. Zodra een Lead interesse toont in een bepaald product of dienst en bijvoorbeeld heeft gevraagd om een offerte, dan converteert de salesmedewerker de lead naar de volgende modules: Organisaties, Personen en Opportunities. Op dit moment ontstaat er dus een scheiding tussen de persoon en de organisatie waar hij/zij van is en kan je meer en uitgebreidere informatie gaan toevoegen.

Leads kunnen natuurlijk ook direct als Lead binnenkomen. Bijvoorbeeld als je iemand hebt gesproken op een beurs en het contact dus al een niveau verder is. Vergeet deze Leads dan ook niet toe te voegen aan een eigen Campagne om de resultaten van dergelijke Leads te volgen.

Piramide, trechter of funnel

Bij een goed ingericht salesproces vormen de bovenstaande modules een piramide (of trechter of funnel): in het begin (in Targets) bevindt zich de grootste hoeveelheid aan entiteiten, maar de minste hoeveelheid aan informatie per entiteit. Naarmate het salesproces vordert, neemt deze hoeveelheid entiteiten af en de beschikbare informatie per entiteit jusit toe. In het midden van dit proces bevinden zich de Leads. Aan het eind bevinden zich de Organisaties, Personen en Opportunities. Hoe verder je in dit proces komt, des te hoger de sales-potentie.

Binnen de drie stadia (Targets, Leads, Organisates/Personen/Opportunities) zijn statusvelden beschikbaar, waarmee je binnen deze modules de slagingskans en verkoopstadia op een fijner niveau kunt bepalen.

Resultaat

Het grote voordeel van het nauwgezet registreren van het salesproces in een CRM, is dat je heel veel informatie gaat verzamelen waarmee je je proces en je resultaten kunt verbeteren. Met behulp van grafieken en rapportages maak je inzichtelijk waar je het meeste potentiële klanten verliest en waar je de meeste wint.

Vervolgens kun je, als je die gebruikt, gaan kijken in de modules Telefoongesprekken, Afspraken en Notities terugvinden wat er op op welk moment is gebeurd. Je vormt gaandeweg een klantendossier.

Je ziet ook welke medewerker er op dat moment verantwoordelijk was. Je bent nu in staat op basis van feiten je salesproces te veranderen, focus aan te brengen, en je medewerkers aan te sturen.

Gedetailleerde en volledig aanpasbare rapportages, die je periodiek automatisch in je e-mail ontvangt of ‘live’ draait, maken het mogelijk om al deze informatie inzichtelijk te maken. Van ‘mensen, de verkoop gaat niet goed’ naar gedetailleerde gegevens per klant, per medewerker, per dag en per stadium.