Data Analytics met vRapportages in SuiteCRM

Data analytics / gegevensanalyse

Als je werkt met een CRM wil je er niet alleen informatie in stoppen om er daarna niets, of alleen een veredelde kaartenbak, voor terug te krijgen. Dat kan je niet verkopen aan jezelf of jouw medewerkers, waardoor jouw CRM-project gegarandeerd een mislukking wordt. Je moet daarom kunnen aantonen dat een CRM meer oplevert dan het aan investering in tijd en geld kost. “Data Analytics” (of in het Nederlands: “gegevensanalyse”) kan je daarbij helpen.

Met gegevensanalyse ben je procesmatig bezig met het onder de loep nemen en houden van “ruwe data” of “onbewerkte gegevens” uit een databron. In dit geval is dat de database van jouw SuiteCRM. Het doel is het vinden van bepaalde tendenties die belangrijk zijn voor (afdelingen in) jouw organisatie.

Je kunt door het gebruik van vaste methodes om gegevens (data) met elkaar te combineren specifieke vragen gaan beantwoorden. Want je wilt een duidelijk beeld krijgen van wat jouw positie eerst was, waar je nu bent en waar je naar op weg bent. Aan de hand van deze informatie trek je conclusies, die verder gebruikt worden voor het beleid van jouw organisatie als geheel.

CRM en gegevensanalyse mogelijk maken

Toen je met SuiteCRM startte richtte je het systeem in aan de hand van jouw bedrijfsprocessen. Idealiter gebruik je alleen de modules die nodig zijn en wat niet nodig is verberg je. De gebruikte modules zijn ook zo ingericht dat ze zelf alleen de velden bevatten die van belang zijn, andere velden worden uit het overzicht verwijderd.

Hierdoor ben je al bezig met het vergroten van jouw datakwaliteit, mede omdat je de handelingen reduceert die jij en jouw medewerkers moeten uitvoeren, waardoor die beter en consistenter gebeuren. Je hebt de mate van geschiktheid van jouw data bepaald door specifieke eisen te stellen aan die data & invoer en beheer daarvan en door het volgen van bepaalde procedures. Hierdoor borg je de kwaliteit en garandeer je volledigheid, accuratesse, uniciteit, validiteit, tijdigheid en consistentie. Want zonder valide data kan je geen betrouwbare analyses maken en passende conclusies trekken.

Gegevensanalyse met vRapportages

In de voorgaande stap heb je voor de beschikbaarheid van hoge kwaliteit gegevens gezorgd. Dat betekent dat je nu ook aan de slag kunt met het analyseren van die gegevens, bijvoorbeeld om uit de beschikbare bedrijfsdata (management)informatie te genereren. Binnen onze SuiteCRM-omgeving gebruik je daarvoor de module vRapportages. Met deze module maak je rapportages die tot bepaalde deducties leiden en interessante ordeningen.

Aan wat voor soort rapportages kan je denken? Doorlopende- en periodieke sales rapportages per medewerker, per sector of van de gehele afdeling, uitgevoerde activiteiten per medewerker of per afdeling, de sales pipeline voor de komende periode, controles op het verloop van het order- of verkoopproces (klopt alles wel?). Het hangt er dus vanaf wat je wilt bereiken, omdat je met alle gegevens in de database kunt werken. Daarnaast zijn de rapportages interactief te maken, waardoor je bijvoorbeeld direct doorklikt naar de betreffende opportunity’s/kansen, of je als manager snel een herinnering via de e-mail kunt sturen naar jouw medewerkers als die achterlopen met het bijhouden van hun opportunity’s.

Wij leveren standaard al een groot aantal rapportages/analysemogelijkheden mee. Onder andere voor de volgende onderdelen: inzicht in en controle op financiën, inzicht in en controle op opportunity’s, inzicht in en controle op Cases/tickets, inzicht in en controle op activiteiten van de medewerkers zoals het aantal geleverde bijdragen. Andere type rapportages dan de standaardversies maakt je zelf, eventueel op basis van de al meegeleverde rapportages, of je vraagt ons om die te maken. Als het laatste het geval is, stemmen wij eerst goed af wat de vraag is, welke gegevens daarvoor nodig zijn en of er misschien nog meer uit te halen is. Op basis daarvan bepalen we wat er nodig is, op welke manier wij dat het beste kunnen realiseren en wat de daarbij horende kosten zijn.

Wat kan je nu doen?

Heb je het idee dat je meer wilt gaan doen met Data Analytics/gegevensanalyse door het lezen van dit stuk? Ga dan zelf aan de slag met vRapportages in jouw CRM, of neem vrijblijvend contact met ons op! We bekijken dan samen wat de mogelijkheden zijn en hoe jij meer uit jouw CRM kunt halen.