Alfresco Online Office: direct, on-line je office documenten bewerken

Per direct beschikbaar in ons Alfresco aanbod: “Online Office”. Hiermee kan je rechtstreeks in Alfresco Share, dus zonder verder iets te installeren, Office documenten bekijken, bewerken en er gelijktijdig samen aan werken.

Waarom is Online Office interessant voor jou?

Met deze optie heb je geen apart Office pakket meer nodig. Dat scheelt niet alleen hoge licentiekosten, maar ook onderhoud als het installeren en updaten van een applicatie op jouw PC, Mac of Linux machine. Naast op elke PC, Mac of Linux machine, werkt Online Office ook op tablets, smartphones en andere apparatuur met een moderne browser. Deze applicatie werkt in alle gevallen ook op precies dezelfde manier, dus geen gedoe meer met schakelen tussen “devices” als je wisselt van je Werk-PC naar je Thuis-Mac.

Het bekijken en bewerken van bestanden gaat zeer eenvoudig. Dat is niet meer dan een klik op de knop. Dus niet meer eerst jouw document downloaden en dan bewerken via Office en daarna weer uploaden.

Naast het gemak, vergroot dit ook direct de veiligheid. Je hoeft immers geen bestand meer te downloaden, waardoor er ook geen bestand kan achter blijven op jouw PC. Ook wordt er niet ‘stiekem’ een tijdelijke kopie opgeslagen, zoals bij MS Office op de achtergrond gebeurt, als je op deze wijze rechtstreeks een bestand opent vanuit Alfresco (of SharePoint). Het document blijft altijd veilig op de server staan en er is geen lokale kopie op jouw harde schijf aanwezig. Extra prettig als je even op een andere machine werkt, of een waarvan jij of jouw organisatie niet het beheer in handen heeft.

Naast zelfstandig een document bewerken, kan je ook gelijktijdig met meerdere personen aan één document werken. Je ziet dan “Live” waar de ander(en) mee bezig is (zijn) en alle betrokkenen zien het direct als iemand iets aanpast. Dus erg handig als je gezamenlijk een document moet opstellen, of in een spreadsheet gegevens bij houden.

Werken met Online Office

Hoe gebruik je Online Office? Simpel:

1. Ga in Alfresco naar jouw bestand.
2. Is dat een MS Office (docx, xlsx, etc) of OpenDocument (odt, ods, etc) bestandstype? Dan zie je op tussen de opties de knop “Edit in Online Office”-knop.
3. Klik op die knop en dan opent Online Office automatisch.
4. Bewerk het document, sla de wijzigingen op en klik rechts op het kruisje om het document te sluiten.
5. Na het opslaan is er automatisch een nieuwe versie aangemaakt, zodat je altijd weer terug kunt naar een eerdere versie.

Mocht je interesse hebben, neem dan contact met ons op. We beantwoorden dan al je vragen hierover en kunnen er snel voor zorgen dat je de functie geïnstalleerd krijgt in jouw Alfresco omgeving.