Hoe gebruik je variabelen in jouw E-mails en Campagnes?

Als je bezig bent met het opzetten van E-mail templates voor de module Campagne en module E-mails, is het handig om te werken met variabelen zodat je een template makkelijk personaliseert zoals sommigen dat gewend zijn bij Word en mailmerge.
Cruciaal is het dan om goed te bedenken met welke modules je werkt en voor welke situatie bij het toevoegen van variabelen.

Om dit beter te begrijpen is het een aanrader om zelf een test-template op te zetten. Dat doe je als volgt:

1. Opzetten template

  • ga naar "Marketing" > "Campagnes" > "Nieuwe e-mail-template";
  • geef deze een naam, maak van type: E-mail, geef een passende omschrijving en onderwerp;
  • voeg drie variabelen toe;
    • voor Contact: "Voer variabelen in" > "Contacten/Leads/Doelen" > "Achternaam" > Knop "Invoegen" voegt de variabele "$contact_last_name" toe aan de tekst;
    • voor Lead: "Voer variabelen in" > "Leads" > "Achternaam" > Knop "Invoegen" voegt de variabele "$lead_last_name" toe aan de tekst;
    • voor Doel: "Voer variabelen in" > "Doelen" > "Achternaam" > Knop "Invoegen" voegt de variabele "$prospect_last_name" toe aan de tekst;
  • sla de E-mail template op;

2. Ga naar de module E-mails:

  • maak een nieuwe test e-mail;
    • kies jouw template;
    • kies bij "Gerelateerd aan" voor "Personen",
    • bij "Aan" komt dan te staan: Voonaam Achternaam <email_van_juiste_test_gebruiker@voorbeeld.nl>;
    • voer bij "Onderwerpen" in "Test variabelen - Personen";
  • verstuur deze test e-mail;
  • herhaal de bovenstaande stappen voor het versturen naar een lead en doel;
  • zorg dat bij alle drie de ontvangers jouw emailadres als primair adres staat ingesteld, zodat jij de e-mails ontvangt;
  • als het goed is heb je dan drie e-mails ontvangen en zijn de variabelen ingevuld in jouw test e-mails;
    • bij Personen moet de variabele "$contact_last_name" de achternaam laten zien van de Persoon;
    • bij Leads moet de variabele "$leads_last_name" de achternaam laten zien van de Lead;
    • bij Doelen moet de variabele "$prospect_last_name" de achternaam laten zien van het Doel.

Door dit voorbeeld begrijp je wanneer je welke module en de daarbij horende variabelen gebruikt bij het versturen van een e-mail.

Bij Campagne gaat het in sommige gevallen iets anders. Je zet een sjabloon op en je wilt gaan werken met de variabelen voor Campagnes voor Personen, Leads en/of Doelen. Je kunt immers alle drie de 'soorten' in één Campagne benaderen.
Denk ik dat geval aan de volgende punten:

3. Templates voor Campagnes

  • Kies in dat geval bij templates voor type "Campagnes".
  • Bij "Voer variabele in" kies je voor "Personen/Leads/Doelen" > "jouw Variabele"
  • Klik op de knop "Invoegen" om de geselecteerde variabele toe voegen aan de tekst;
  • Alle variabelen komen dus uit dezelfde module;
  • Kies je wel voor de mdule Leads of Doelen, dan zal jouw variabele "$lead_last_name" leeg blijven bij het verzenden.

Houd hiermee rekening bij het ontwerpen van sjablonen voor de modules E-mails of Campagnes.
En test altijd eerst wat je verstuurt door de Test-functie te gebruiken.