Alfresco 5.1, slimmer en makkelijker. Deel 1

Je bent een regelmatige gebruiker van Alfresco vanwege je werk. Daardoor begin je Alfresco beter te begrijpen door de vele gebruiksuren met dit product. Maar nog steeds zijn er functies aanwezig waar jij meer van wilt weten of meer gebruik van zou willen maken.

Gelukkig proberen de ontwikkelaars van Alfresco het pakket constant gebruiksvriendelijker te maken en dus jou hierbij te helpen. Ze doen regelmatig aanpassingen aan Alfresco waarbij het makkelijker moet worden om functies beter te begrijpen en gebruiken. Bij de laatste versie, met nummer 5.1, is er weer veel verbeterd.

De volgende onderwerpen staan centraal bij deze update:

1. Content Modeling
2. Slimme mappen (Smart folders)
3. Standaard startpagina
4. Word ‘eigenaar’ van een bestand

We gaan de komende weken een blog wijden aan alle vier de onderdelen. In dit eerste deel bespreken we Content Modeling.

Content Modeling
De laatste versie van Alfresco maakt een aantal nuttige functies toegankelijker voor gebruikers die dieper in de techniek willen duiken. Content Modeling is z’n functie. In het verleden was deze al aanwezig in het pakket, maar alleen bruikbaar door ervaren of gespecialiseerde mensen. Dat komt omdat er voor geprogrammeerd moest worden.

1. Waarom heb ik Content Modeling nodig?
Content is dat wat gebruikt en opgeslagen wordt in Alfresco. Het zijn objecten zoals documenten, pdf’s, teksten, afbeeldingen en mp3’s. Eigenlijk alle bestanden die een bedrijf gebruikt tijdens operationele bedrijfsprocessen in Alfresco zelf.

Standaard zitten er twee modellen in Alfresco: één voor mappen en één voor bestanden. Die bieden elk een bepaalde set van metadata aan, zoals titel, aanmaakdatum, beschrijving en content type. Zijn de bestaande content modellen onvoldoende omdat je andere informatie wilt opslaan en terugvinden? Dan kan je daar een extra content model voor aanmaken.

Naast het kunnen opslaan van de voor die content relevante informatie, kan je met zo’n extra model ook een beter onderscheid maken tussen de verschillende gegevenssoorten bij het opslaan, verwerken en terugvinden van gegevens (‘content’). Denk hierbij aan aparte modellen voor algemene documenten, projectdocumenten, facturen en contracten. Zo’n model kan ook goed samenwerken met de Slimme mappen die we in een volgende blog behandelen.

2. Aanmaken van een nieuw content model
Waar je tot op heden content modellen handmatig in xml moest modelleren, biedt Alfresco 5.1 daar nu een grafische interface voor aan. Deze interface biedt de mogelijkheid om zowel nieuwe content types als nieuwe aspecten toe te voegen en geeft bij elke soort uitgebreide mogelijkheden. Het proces om dergelijke modellen aan te maken is daarmee behoorlijk vereenvoudigd.

Bij het aanmaken van de velden in het content model wordt je gevraagd om verschillende velden in te vullen.

Enkele belangrijke punten zijn:

• Labels. Deze beschrijven het specifieke veld en zijn noodzakelijk voor correcte weergave in de interface.
• Data type. Welke soort informatie ga je hierin opslaan? Is dat vrije tekst, een datum of een ander soort informatie?
• Verplicht. Moet je het veld verplicht invullen of niet?
• Verder kan je een standaardwaarde opgeven, bepalen of er een filter is waaraan de ingevulde waarde moet voldoen en hoe het veld geïndexeerd moet worden.

De interface biedt echter nog niet alle mogelijkheden van het handmatig modelleren. Zo is het bijvoorbeeld nog niet mogelijk om het content type als extra type toe te voegen aan de zoekmachine. Dat betekent dat je nog bent aangewezen op de Full Text Search syntax van Alfresco om hier rechtstreeks op te kunnen zoeken. Wel kan je deze mogelijkheid zonder extra handelingen goed combineren met de andere nieuwe functionaliteit ‘Slimme mappen’. Daarover meer in de volgende blog.

Wil je het beste resultaat? Gebruik dan de modelleertool voor het aanmaken van de content modellen en/of aspecten en de handmatige methode voor het verder configureren van Alfresco Share. Wij kunnen daar uiteraard bij helpen.

3. Waar vind ik de Model Manager?
Niet iedereen kan met Content Modeling aan de slag. Alleen als je lid bent van de groep ALFRESCO_MODEL_ADMINISTRATORS, of natuurlijk van ALFRESCO_ADMINISTRATORS. Onder Tools bij ‘Beheertools’ is de link ‘Model Manager’. Druk daar op en dan kom je op de ‘Maak model’-pagina. Je kunt hier bestaande modellen exporteren en importeren, nieuwe modellen maken of modellen bewerken.

4. Conclusie
Content modellen zijn belangrijk voor het effectief inzetten van functionaliteit als Slimme mappen en de module ’Metadata bij Upload’ die wij aanbieden. De nieuwe content modeler maakt het daarmee veel eenvoudiger om de geavanceerde(re) mogelijkheden die Alfresco biedt effectief en efficiënt in te zetten. Daarmee is dit een belangrijke en mogelijk zelfs onmisbare nieuwe functie geworden voor Alfresco.

5. Alfresco MKB 5.1 installaties.
Deze functionaliteit is per direct bij ons beschikbaar bij Alfresco MKB 5.1 installaties. Neem contact met ons op om bestaande omgevingen te upgraden, voor hulp bij het inzetten van de content modeler en het invullen van de laatste stapjes die nog handmatig in xml moeten gebeuren.